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🏥 Aide pour les établissements

Apprenez à publier vos missions, suivre vos remplacements et optimiser l’utilisation d’Hublo dans votre établissement.

3 auteurs108 articles

Gérer vos missions de remplacements avec Hublo

Dans cette section, retrouvez toutes les informations utiles pour gérer au mieux vos remplacements avec Hublo !

✏️ Modifier une mission non pourvue🔍 Ce que vous pouvez modifier En tant qu’administrateur, vous avez désormais la possibilité de modifier les missions non pourvues contenan...
Comment choisir un candidat pour une mission ?Une fois votre mission postée, les remplaçants de votre réseau vont pouvoir candidater. Ces candidatures apparaîtront sur la carte de la m...
Je souhaite déclarer ou assigner une mission à un remplaçant, mais au moment de valider ma demande, un message d’erreur apparaît, que faire ?Plusieurs raisons peuvent empêcher l'attribution d'une mission à un remplaçant. Un message d'erreur détaillant cette raison devrait s'affi...
J’ai reçu une notification de nouvelle candidature pour une mission, mais lorsque je clique sur le lien, je ne la vois pas sur HubloVous avez reçu une notification par email, vous indiquant qu’un « nouveau candidat » souhaite se positionner sur une mission à pourvoir, m...
Comment les vacataires sont-ils alertés dès qu'une mission est postée ?Dès que vous publiez une mission sur Hublo, notre système de notifications se met en action pour alerter efficacement les vacataires de vo...
Comment puis-je valider les demandes de besoin de remplacement de mes équipes ?Grâce à la fonctionnalité "Poster un besoin" tous les cadres peuvent effectuer des demandes de remplacements à leur supérieurs directement...
Comment retrouver un remplaçant qui a effectué une mission dans mon établissement sans passer par Hublo?Si vous avez attribué une mission à un remplaçant sans passer par Hublo mais que vous souhaitez intégrer la mission dans votre tableau de ...
Pourquoi l'envoi des alertes est-il étalé dans le temps ?L'envoi des alertes est étalé dans le temps car l'envoi dépend de la disponibilité de chaque remplaçant. Les remplaçants disponibles (qui ...
Est-il possible d'accélérer l'envoi des alertes ?Non, il n'est pas possible d'accélérer l'envoi des alertes, l'envoi dépend de la disponibilité renseignées par vos remplaçants. Pour que t...
Comment retrouver les missions annulées ?Par défaut, votre tableau de bord affiche uniquement les missions non annulées.Vous pouvez cependant retrouver les missions que vous avez ...
Comment utiliser la fonctionnalité “Organiser mon planning” ?"Organiser mon planning" vous permet de directement et rapidement attribuer une mission à un remplaçant sans passer par l’étape de publica...
Quelle est la différence entre mission « Hublo Express » et mission « Hublo Standard » ?La différence réside dans la manière d’attribuer la mission aux remplaçants : Hublo Standard : tous les remplaçants disponibles et dispon...
Je souhaite déclarer une mission à un remplaçant mais cela ne fonctionne pasPlusieurs raisons peuvent empêcher l'attribution d'une mission à un remplaçant. Un message d'erreur détaillant cette raison devrait s'affi...
Est-il possible de créer une mission longue, sur plusieurs jours ?Oui, c'est tout à fait possible. Au moment de poster la mission, il faut cliquer sur "ajouter un jour" en dessous de la première date :Aut...
Comment savoir si une mission a été attribuée à un remplaçant ou pas ?Dès qu’un candidat postule à une mission, vous recevez un mail pour vous prévenir.Mission Express : dès qu’un remplaçant accepte la missio...
Qu’est ce que la page “Mes Missions” ?La page “ Mes missions ” vous permet de gérer l’ensemble de vos missions de remplacement : c’est ici que vous pourrez poster de nouvelles ...
Comment voir si un remplaçant a refusé ma mission ?Pour avoir un meilleur suivi de votre mission, vous pouvez voir les remplaçants qui ont refusé la mission et ainsi suivre le nombre de rem...
Un candidat a postulé pour ma mission mais celui-ci ne m'intéresse pas, puis-je décliner sa candidature ?Si vous êtes sûr de ne pas retenir la candidature d'un candidat qui s'est positionné pour votre mission, vous pouvez décliner sa candidatu...
Comment m’assurer que le remplaçant n’a pas dépassé son quota d’heures de travail ?Hublo ne garantit pas le respect des obligations relatives au temps de travail, la responsabilisation de vos cadres et de vos remplaçants ...
Comment télécharger les récapitulatifs de plusieurs missions en un clic ?Pour télécharger les récapitulatif de plusieurs missions en un clic, c'est très simple ! Il vous suffit de sélectionner dans vos filtres l...
Comment télécharger et/ou imprimer un récapitulatif de ma mission ?Pour télécharger le récapitulatif d'une mission, c'est très simple ! Il vous suffit de cliquer sur le bouton "détails" de votre mission pu...
Comment définir une limite d'heures pour mes remplaçants ?Vous avez la possibilité d'imposer une limite d'heures pour vos vacataires ou vos agents/salariés ou pour les deux !En quoi cela consiste ...
Qui peut recevoir une offre de mission ?Dès que vous publiez une offre de mission, tous les remplaçants compétents et disponibles sur ce créneau seront avertis par notifications ...
Admnistrateur - Comment m’assurer que le candidat a bien connaissance de la mission et ne me fera pas défaut le jour J ?Hublo ne garantit pas la fiabilité des remplaçants de votre réseau, la responsabilisation de chacun restant à votre charge.Mais pour vous ...
Qu'est-ce qu'une mission urgente et comment cela impacte-t-il les alertes ?Dans Hublo, une mission est considérée comme urgente si elle débute dans 36h ou moins après publication.Qu'est-ce que cela implique ?Cela ...
Qu'est-ce que la fonctionnalité "Déclarer une mission" et comment l'utiliser ?"Déclarer une mission" est idéale pour : Répertorier sur la plateforme tous les remplacements passés ou futurs pour lequel un remplaçant ...
Comment modifier une mission ?* Modification d'une mission non pourvue :Si votre mission est non pourvue vous pouvez seulement modifier le motif de la mission. Si vous ...
Comment valider une mission sur Hublo afin que le remplaçant soit rémunéré ?Afin de confirmer que votre remplaçant a bien effectué sa mission et ainsi validé cette mission en paie, vous avez la possibilité de la va...
Problème : Missions qui ne s'affichent pas dans la liste
Problème : Erreur lors de la déclaration ou modification de mission
Problème : Impossible d’attribuer ou valider une mission
Problème : Mes soignants ne reçoivent pas les alertes / notifications de mission, comment y remédier ?
Comment exporter ou télécharger les données des missions ?
Comment organiser mon planning ?
Quelle est la différence entre missions Express et Standard ?
Comment déclarer une mission (pour la paie) ?
Comment valider ou invalider une mission ?
Comment attribuer une mission à un soignant ?
Comment modifier ou annuler une mission ?
Comment publier plusieurs missions en une seule fois ?
Comment créer et publier une mission ?

Le module contrat

Dans cette section, retrouvez tout ce que vous devez savoir pour utiliser au mieux le module contrat de Hublo !

Comment générer et envoyer un contrat ?La génération et l'envoi de contrats via Hublo vous permet d'automatiser le processus contractuel avec vos vacataires.
Comment signer un contrat électroniquement ?Pour signer un contrat, rendez-vous sur la page "Mes contrats" puis cliquez sur "signer le contrat".Un message apparaitra alors, cliquez s...
Comment valider et signer un contrat ?La validation et la signature des contrats sur Hublo sont deux étapes essentielles pour les administrateurs : la validation confirme l'exactitude du contrat, puis la signature électronique le rend légalement…
Puis-je fusionner des contrats n'ayant pas le même motif ?La règlementation impose qu'un contrat, même s'il est de plusieurs jours stipule le même motif de remplacement. Par conséquent, vous pouve...
Puis-je télécharger plusieurs contrats en une fois ?Oui c'est tout à fait possible ! Pour cela, sur votre page "Mes contrats", utilisez la barre des filtres pour choisir les contrats que vou...
Comment valider plusieurs contrats en une seule fois ?Vous pouvez valider plusieurs contrats une seule fois ! Pour cela, rendez-vous sur la page "Mes contrats" de votre compte, filtrez les con...
Puis-je signer plusieurs contrats en une seule fois ?Oui, c'est tout à fait possible ! Pour cela cliquez sur le bouton en haut "Signer des contrats".Il vous suffit ensuite de sélectionner les...
Comment réaliser la DPAE ?
Qu'est-ce que le module contrat & DPAE ?Le module contrats & DPAE permet d'accompagner votre établissement dans les démarches administratives en lien avec le recrutement de v...
Où retrouver mes contrats ?* Si vous avez souscrit au module contrat & DPAE, vous pouvez retrouver le contrat d'une mission en cliquant sur le bouton "Détails" d...
Comment fusionner plusieurs contrats ?
Comment modifier ou corriger un contrat ?
Que faire si une information est manquante sur un contrat ?
Problème : Impossible de signer ou télécharger un contratLorsque vous ne parvenez pas à signer ou télécharger un contrat, plusieurs causes techniques ou de configuration peuvent être en jeu. Voici comment identifier et résoudre le problème.
Problème : Erreur lors de la génération ou fusionLes erreurs de génération ou de fusion de contrats peuvent avoir plusieurs origines : données manquantes, problèmes techniques ou délais dépassés. Voici comment identifier et résoudre rapidement ces situations.