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đŸ„ Aide pour les Ă©tablissements

Apprenez Ă  publier vos missions, suivre vos remplacements et optimiser l’utilisation d’Hublo dans votre Ă©tablissement.

3 auteurs108 articles

GĂ©rer vos missions de remplacements avec Hublo

Dans cette section, retrouvez toutes les informations utiles pour gérer au mieux vos remplacements avec Hublo !

✏ Modifier une mission non pourvue🔍 Ce que vous pouvez modifier En tant qu’administrateur, vous avez dĂ©sormais la possibilitĂ© de modifier les missions non pourvues contenan...
Comment choisir un candidat pour une mission ?Une fois votre mission postée, les remplaçants de votre réseau vont pouvoir candidater. Ces candidatures apparaßtront sur la carte de la m...
Je souhaite dĂ©clarer ou assigner une mission Ă  un remplaçant, mais au moment de valider ma demande, un message d’erreur apparaĂźt, que faire ?Plusieurs raisons peuvent empĂȘcher l'attribution d'une mission Ă  un remplaçant. Un message d'erreur dĂ©taillant cette raison devrait s'affi...
J’ai reçu une notification de nouvelle candidature pour une mission, mais lorsque je clique sur le lien, je ne la vois pas sur HubloVous avez reçu une notification par email, vous indiquant qu’un « nouveau candidat » souhaite se positionner sur une mission Ă  pourvoir, m...
Comment les vacataires sont-ils alertés dÚs qu'une mission est postée ?DÚs que vous publiez une mission sur Hublo, notre systÚme de notifications se met en action pour alerter efficacement les vacataires de vo...
Comment puis-je valider les demandes de besoin de remplacement de mes équipes ?Grùce à la fonctionnalité "Poster un besoin" tous les cadres peuvent effectuer des demandes de remplacements à leur supérieurs directement...
Comment retrouver un remplaçant qui a effectué une mission dans mon établissement sans passer par Hublo?Si vous avez attribué une mission à un remplaçant sans passer par Hublo mais que vous souhaitez intégrer la mission dans votre tableau de ...
Pourquoi l'envoi des alertes est-il étalé dans le temps ?L'envoi des alertes est étalé dans le temps car l'envoi dépend de la disponibilité de chaque remplaçant. Les remplaçants disponibles (qui ...
Est-il possible d'accélérer l'envoi des alertes ?Non, il n'est pas possible d'accélérer l'envoi des alertes, l'envoi dépend de la disponibilité renseignées par vos remplaçants. Pour que t...
Comment retrouver les missions annulées ?Par défaut, votre tableau de bord affiche uniquement les missions non annulées.Vous pouvez cependant retrouver les missions que vous avez ...
Comment utiliser la fonctionnalitĂ© “Organiser mon planning” ?"Organiser mon planning" vous permet de directement et rapidement attribuer une mission Ă  un remplaçant sans passer par l’étape de publica...
Quelle est la diffĂ©rence entre mission « Hublo Express » et mission « Hublo Standard » ?La diffĂ©rence rĂ©side dans la maniĂšre d’attribuer la mission aux remplaçants : Hublo Standard : tous les remplaçants disponibles et dispon...
Je souhaite dĂ©clarer une mission Ă  un remplaçant mais cela ne fonctionne pasPlusieurs raisons peuvent empĂȘcher l'attribution d'une mission Ă  un remplaçant. Un message d'erreur dĂ©taillant cette raison devrait s'affi...
Est-il possible de créer une mission longue, sur plusieurs jours ?Oui, c'est tout à fait possible. Au moment de poster la mission, il faut cliquer sur "ajouter un jour" en dessous de la premiÚre date :Aut...
Comment savoir si une mission a Ă©tĂ© attribuĂ©e Ă  un remplaçant ou pas ?DĂšs qu’un candidat postule Ă  une mission, vous recevez un mail pour vous prĂ©venir.Mission Express : dĂšs qu’un remplaçant accepte la missio...
Qu’est ce que la page “Mes Missions” ?La page “ Mes missions ” vous permet de gĂ©rer l’ensemble de vos missions de remplacement : c’est ici que vous pourrez poster de nouvelles ...
Comment voir si un remplaçant a refusé ma mission ?Pour avoir un meilleur suivi de votre mission, vous pouvez voir les remplaçants qui ont refusé la mission et ainsi suivre le nombre de rem...
Un candidat a postulĂ© pour ma mission mais celui-ci ne m'intĂ©resse pas, puis-je dĂ©cliner sa candidature ?Si vous ĂȘtes sĂ»r de ne pas retenir la candidature d'un candidat qui s'est positionnĂ© pour votre mission, vous pouvez dĂ©cliner sa candidatu...
Comment m’assurer que le remplaçant n’a pas dĂ©passĂ© son quota d’heures de travail ?Hublo ne garantit pas le respect des obligations relatives au temps de travail, la responsabilisation de vos cadres et de vos remplaçants ...
Comment télécharger les récapitulatifs de plusieurs missions en un clic ?Pour télécharger les récapitulatif de plusieurs missions en un clic, c'est trÚs simple ! Il vous suffit de sélectionner dans vos filtres l...
Comment télécharger et/ou imprimer un récapitulatif de ma mission ?Pour télécharger le récapitulatif d'une mission, c'est trÚs simple ! Il vous suffit de cliquer sur le bouton "détails" de votre mission pu...
Comment définir une limite d'heures pour mes remplaçants ?Vous avez la possibilité d'imposer une limite d'heures pour vos vacataires ou vos agents/salariés ou pour les deux !En quoi cela consiste ...
Qui peut recevoir une offre de mission ?DÚs que vous publiez une offre de mission, tous les remplaçants compétents et disponibles sur ce créneau seront avertis par notifications ...
Admnistrateur - Comment m’assurer que le candidat a bien connaissance de la mission et ne me fera pas dĂ©faut le jour J ?Hublo ne garantit pas la fiabilitĂ© des remplaçants de votre rĂ©seau, la responsabilisation de chacun restant Ă  votre charge.Mais pour vous ...
Qu'est-ce qu'une mission urgente et comment cela impacte-t-il les alertes ?Dans Hublo, une mission est considérée comme urgente si elle débute dans 36h ou moins aprÚs publication.Qu'est-ce que cela implique ?Cela ...
Qu'est-ce que la fonctionnalité "Déclarer une mission" et comment l'utiliser ?"Déclarer une mission" est idéale pour : Répertorier sur la plateforme tous les remplacements passés ou futurs pour lequel un remplaçant ...
Comment modifier une mission ?* Modification d'une mission non pourvue :Si votre mission est non pourvue vous pouvez seulement modifier le motif de la mission. Si vous ...
Comment valider une mission sur Hublo afin que le remplaçant soit rémunéré ?Afin de confirmer que votre remplaçant a bien effectué sa mission et ainsi validé cette mission en paie, vous avez la possibilité de la va...
ProblĂšme : Missions qui ne s'affichent pas dans la liste
ProblÚme : Erreur lors de la déclaration ou modification de mission
Problùme : Impossible d’attribuer ou valider une mission
ProblÚme : Mes soignants ne reçoivent pas les alertes / notifications de mission, comment y remédier ?
Comment exporter ou télécharger les données des missions ?
Comment organiser mon planning ?
Quelle est la différence entre missions Express et Standard ?
Comment déclarer une mission (pour la paie) ?
Comment valider ou invalider une mission ?
Comment attribuer une mission Ă  un soignant ?
Comment modifier ou annuler une mission ?
Comment publier plusieurs missions en une seule fois ?
Comment créer et publier une mission ?

Le module contrat

Dans cette section, retrouvez tout ce que vous devez savoir pour utiliser au mieux le module contrat de Hublo !

Comment générer et envoyer un contrat ?La génération et l'envoi de contrats via Hublo vous permet d'automatiser le processus contractuel avec vos vacataires.
Comment signer un contrat Ă©lectroniquement ?Pour signer un contrat, rendez-vous sur la page "Mes contrats" puis cliquez sur "signer le contrat".Un message apparaitra alors, cliquez s...
Comment valider et signer un contrat ?La validation et la signature des contrats sur Hublo sont deux étapes essentielles pour les administrateurs : la validation confirme l'exactitude du contrat, puis la signature électronique le rend légalement

Puis-je fusionner des contrats n'ayant pas le mĂȘme motif ?La rĂšglementation impose qu'un contrat, mĂȘme s'il est de plusieurs jours stipule le mĂȘme motif de remplacement. Par consĂ©quent, vous pouve...
Puis-je télécharger plusieurs contrats en une fois ?Oui c'est tout à fait possible ! Pour cela, sur votre page "Mes contrats", utilisez la barre des filtres pour choisir les contrats que vou...
Comment valider plusieurs contrats en une seule fois ?Vous pouvez valider plusieurs contrats une seule fois ! Pour cela, rendez-vous sur la page "Mes contrats" de votre compte, filtrez les con...
Puis-je signer plusieurs contrats en une seule fois ?Oui, c'est tout à fait possible ! Pour cela cliquez sur le bouton en haut "Signer des contrats".Il vous suffit ensuite de sélectionner les...
Comment réaliser la DPAE ?
Qu'est-ce que le module contrat & DPAE ?Le module contrats & DPAE permet d'accompagner votre établissement dans les démarches administratives en lien avec le recrutement de v...
OĂč retrouver mes contrats ?* Si vous avez souscrit au module contrat & DPAE, vous pouvez retrouver le contrat d'une mission en cliquant sur le bouton "DĂ©tails" d...
Comment fusionner plusieurs contrats ?
Comment modifier ou corriger un contrat ?
Que faire si une information est manquante sur un contrat ?
ProblĂšme : Impossible de signer ou tĂ©lĂ©charger un contratLorsque vous ne parvenez pas Ă  signer ou tĂ©lĂ©charger un contrat, plusieurs causes techniques ou de configuration peuvent ĂȘtre en jeu. Voici comment identifier et rĂ©soudre le problĂšme.
ProblÚme : Erreur lors de la génération ou fusionLes erreurs de génération ou de fusion de contrats peuvent avoir plusieurs origines : données manquantes, problÚmes techniques ou délais dépassés. Voici comment identifier et résoudre rapidement ces situations.