đ„ Aide pour les Ă©tablissements
Apprenez Ă publier vos missions, suivre vos remplacements et optimiser lâutilisation dâHublo dans votre Ă©tablissement.
Par Mathieu de Hublo et 2Â autres contributeurs3Â auteurs108Â articles
- đą Comment crĂ©er un nouveau service ou une nouvelle unitĂ© ?GĂ©rez la structure organisationnelle de votre Ă©tablissement dans Hublo dans la page âParamĂ©trageâ ! âĄïžÂ Si vous nâavez pas accĂšs Ă cette pa...
- đ Groupes de PermissionsQuestions FrĂ©quentesQu'est-ce que les groupes de permissions ?Les groupes de permissions sont une nouvelle façon simplifiĂ©e de gĂ©rer les a...
- Comment gĂ©rer les codes horaires dans mon Ă©tablissement ?Voici comment gĂ©rer les codes horaires de votre Ă©tablissement pour standardiser les crĂ©neaux de travail et faciliter la planification des missions.Â
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Retrouvez ici toutes les informations pour vous connecter Ă Hublo
- Comment me connecter en SSO ?L'authentification unique (SSO) vous permet de vous connecter à Hublo avec vos identifiants professionnels habituels, sans avoir besoin d'un mot de passe spécifique à Hublo.
- Comment changer mon adresse email sur Hublo ?Si vous avez besoin de mettre Ă jour votre adresse e-mail sur votre compte Hublo :Â Envoyez un e-mail Ă l'adresse contact@hublo.com en ind...
- Comment réinitialiser ou changer mon mot de passe ?Voici comment modifier votre mot de passe à tout moment depuis votre compte, ou le réinitialiser depuis l'écran de connexion si vous l'avez oublié.
- Comment changer mon mot de passe ?Si vous souhaitez modifier votre mot de passe, vous devez vous rendre dans la section âMon compteâ puis dans la rubrique âChanger mon mot ...
- Comment créer ou supprimer un compte administrateur ?Voici comment créer et gérer les comptes administrateurs afin de déléguer les responsabilités tout en conservant un contrÎle précis sur les accÚs dans votre établissement.
- ProblÚme : Lenteurs ou blocage sur la page de connexionVoici comment résoudre les difficultés de chargement lors de l'accÚs à Hublo : lenteurs, page blanche ou blocage.
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- Comment faire pour recevoir une notification lorsqu'un vacataire pool se positionne sur une mission ?Afin de recevoir une notification lorsqu'un vacataire pool se positionne sur une mission, mĂȘme si vous n'ĂȘtes pas Ă l'origine de sa crĂ©ati...
- Comment gérer mes notifications administrateur ?Voici comment personnaliser vos notifications Hublo pour recevoir uniquement les alertes utiles, selon vos responsabilités et les modules activés dans votre établissement.
- Comment modifier mes services ?Voici comment personnaliser vos services dans Hublo selon vos responsabilités administratives, pour adapter l'interface à votre périmÚtre d'action.
- Comment accéder à mon compte administrateur ?Votre compte administrateur Hublo vous permet de gérer vos remplaçants, vos missions et les paramÚtres de votre établissement en toute autonomie. Voici comment y accéder.
- Comment modifier les informations concernant mon établissement ?Voici comment mettre à jour les informations de votre établissement directement depuis Hublo, pour garantir l'exactitude des données affichées à vos remplaçants.
- Comment gérer les permissions et droits des utilisateurs dans mon établissement ?
Gérer mon réseau de remplaçants
Vous trouverez dans cette section toutes les informations nécessaire à la gestion de votre réseau de remplaçants dans Hublo !
- Qui peut rejoindre mon réseau Hublo ?Le réseau de votre établissement est un réseau fermé : seuls les remplaçants dont vous validez le profil peuvent accéder à vos offres de m...
- Suis-je obligĂ©(e) dâajouter les remplaçants un Ă un dans mon rĂ©seau ?Lorsque vos remplaçants s'inscrivent dans votre rĂ©seau, ils apparaissent dans la section "Ă traiter" de la page Mon RĂ©seau.  Ces candidat...
- ProblÚme : Soignant introuvable ou compétences manquantes
- Comment mettre à jour la disponibilité d'un soignant dans mon réseau ?
- Comment résoudre les problÚmes techniques liés au réseau (soignant introuvable, doublons) ?
- Que faire si un soignant n'apparaßt pas dans mon réseau aprÚs son inscription ?
- Comment extraire la liste des soignants de mon réseau ?
- Comment changer le statut d'un soignant (actif, inactif, suspendu) ?
- Comment ajouter ou modifier les compétences d'un soignant existant ?
- Comment rechercher un soignant dans mon réseau ?
GĂ©rer vos missions de remplacements avec Hublo
Dans cette section, retrouvez toutes les informations utiles pour gérer au mieux vos remplacements avec Hublo !
- âïž Modifier une mission non pourvueđ Ce que vous pouvez modifier En tant quâadministrateur, vous avez dĂ©sormais la possibilitĂ© de modifier les missions non pourvues contenan...
- Comment choisir un candidat pour une mission ?Une fois votre mission postée, les remplaçants de votre réseau vont pouvoir candidater. Ces candidatures apparaßtront sur la carte de la m...
- Je souhaite dĂ©clarer ou assigner une mission Ă un remplaçant, mais au moment de valider ma demande, un message dâerreur apparaĂźt, que faire ?Plusieurs raisons peuvent empĂȘcher l'attribution d'une mission Ă un remplaçant. Un message d'erreur dĂ©taillant cette raison devrait s'affi...
- Jâai reçu une notification de nouvelle candidature pour une mission, mais lorsque je clique sur le lien, je ne la vois pas sur HubloVous avez reçu une notification par email, vous indiquant quâun « nouveau candidat » souhaite se positionner sur une mission Ă pourvoir, m...
- Comment les vacataires sont-ils alertés dÚs qu'une mission est postée ?DÚs que vous publiez une mission sur Hublo, notre systÚme de notifications se met en action pour alerter efficacement les vacataires de vo...
- Comment puis-je valider les demandes de besoin de remplacement de mes équipes ?Grùce à la fonctionnalité "Poster un besoin" tous les cadres peuvent effectuer des demandes de remplacements à leur supérieurs directement...
- Comment retrouver un remplaçant qui a effectué une mission dans mon établissement sans passer par Hublo?Si vous avez attribué une mission à un remplaçant sans passer par Hublo mais que vous souhaitez intégrer la mission dans votre tableau de ...
- Pourquoi l'envoi des alertes est-il étalé dans le temps ?L'envoi des alertes est étalé dans le temps car l'envoi dépend de la disponibilité de chaque remplaçant. Les remplaçants disponibles (qui ...
- Est-il possible d'accélérer l'envoi des alertes ?Non, il n'est pas possible d'accélérer l'envoi des alertes, l'envoi dépend de la disponibilité renseignées par vos remplaçants. Pour que t...
- Comment retrouver les missions annulées ?Par défaut, votre tableau de bord affiche uniquement les missions non annulées.Vous pouvez cependant retrouver les missions que vous avez ...
- Comment utiliser la fonctionnalitĂ© âOrganiser mon planningâ ?"Organiser mon planning" vous permet de directement et rapidement attribuer une mission Ă un remplaçant sans passer par lâĂ©tape de publica...
- Quelle est la diffĂ©rence entre mission « Hublo Express » et mission « Hublo Standard » ?La diffĂ©rence rĂ©side dans la maniĂšre dâattribuer la mission aux remplaçants : Hublo Standard : tous les remplaçants disponibles et dispon...
- Je souhaite dĂ©clarer une mission Ă un remplaçant mais cela ne fonctionne pasPlusieurs raisons peuvent empĂȘcher l'attribution d'une mission Ă un remplaçant. Un message d'erreur dĂ©taillant cette raison devrait s'affi...
- Est-il possible de créer une mission longue, sur plusieurs jours ?Oui, c'est tout à fait possible. Au moment de poster la mission, il faut cliquer sur "ajouter un jour" en dessous de la premiÚre date :Aut...
- Comment savoir si une mission a Ă©tĂ© attribuĂ©e Ă un remplaçant ou pas ?DĂšs quâun candidat postule Ă une mission, vous recevez un mail pour vous prĂ©venir.Mission Express : dĂšs quâun remplaçant accepte la missio...
- Quâest ce que la page âMes Missionsâ ?La page â Mes missions â vous permet de gĂ©rer lâensemble de vos missions de remplacement : câest ici que vous pourrez poster de nouvelles ...
- Comment voir si un remplaçant a refusé ma mission ?Pour avoir un meilleur suivi de votre mission, vous pouvez voir les remplaçants qui ont refusé la mission et ainsi suivre le nombre de rem...
- Un candidat a postulĂ© pour ma mission mais celui-ci ne m'intĂ©resse pas, puis-je dĂ©cliner sa candidature ?Si vous ĂȘtes sĂ»r de ne pas retenir la candidature d'un candidat qui s'est positionnĂ© pour votre mission, vous pouvez dĂ©cliner sa candidatu...
- Comment mâassurer que le remplaçant nâa pas dĂ©passĂ© son quota dâheures de travail ?Hublo ne garantit pas le respect des obligations relatives au temps de travail, la responsabilisation de vos cadres et de vos remplaçants ...
- Comment télécharger les récapitulatifs de plusieurs missions en un clic ?Pour télécharger les récapitulatif de plusieurs missions en un clic, c'est trÚs simple ! Il vous suffit de sélectionner dans vos filtres l...
- Comment télécharger et/ou imprimer un récapitulatif de ma mission ?Pour télécharger le récapitulatif d'une mission, c'est trÚs simple ! Il vous suffit de cliquer sur le bouton "détails" de votre mission pu...
- Comment définir une limite d'heures pour mes remplaçants ?Vous avez la possibilité d'imposer une limite d'heures pour vos vacataires ou vos agents/salariés ou pour les deux !En quoi cela consiste ...
- Qui peut recevoir une offre de mission ?DÚs que vous publiez une offre de mission, tous les remplaçants compétents et disponibles sur ce créneau seront avertis par notifications ...
- Admnistrateur - Comment mâassurer que le candidat a bien connaissance de la mission et ne me fera pas dĂ©faut le jour J ?Hublo ne garantit pas la fiabilitĂ© des remplaçants de votre rĂ©seau, la responsabilisation de chacun restant Ă votre charge.Mais pour vous ...
- Qu'est-ce qu'une mission urgente et comment cela impacte-t-il les alertes ?Dans Hublo, une mission est considérée comme urgente si elle débute dans 36h ou moins aprÚs publication.Qu'est-ce que cela implique ?Cela ...
- Qu'est-ce que la fonctionnalité "Déclarer une mission" et comment l'utiliser ?"Déclarer une mission" est idéale pour : Répertorier sur la plateforme tous les remplacements passés ou futurs pour lequel un remplaçant ...
- Comment modifier une mission ?* Modification d'une mission non pourvue :Si votre mission est non pourvue vous pouvez seulement modifier le motif de la mission. Si vous ...
- Comment valider une mission sur Hublo afin que le remplaçant soit rémunéré ?Afin de confirmer que votre remplaçant a bien effectué sa mission et ainsi validé cette mission en paie, vous avez la possibilité de la va...
- ProblĂšme : Missions qui ne s'affichent pas dans la liste
- ProblÚme : Erreur lors de la déclaration ou modification de mission
- ProblĂšme : Impossible dâattribuer ou valider une mission
- ProblÚme : Mes soignants ne reçoivent pas les alertes / notifications de mission, comment y remédier ?
- Comment exporter ou télécharger les données des missions ?
- Comment organiser mon planning ?
- Quelle est la différence entre missions Express et Standard ?
- Comment déclarer une mission (pour la paie) ?
- Comment valider ou invalider une mission ?
- Comment attribuer une mission Ă un soignant ?
- Comment modifier ou annuler une mission ?
- Comment publier plusieurs missions en une seule fois ?
- Comment créer et publier une mission ?
Visualiser mon tableau de bord
Retrouver ici tous nos conseils pour vous servir au mieux de la page "Tableau de bord" !
- Comment exporter les donnĂ©es de mes missions ?Vous avez la possibilitĂ© dâextraire lâensemble des donnĂ©es relatives aux missions que vous avez postĂ©es (pourvues ou non) dans un document...
- Quâest-ce que la page « Tableau de bord » ?Le Tableau de bord est un outil de statistiques qui vous permet de retrouver en un clin dâĆil un bilan de lâutilisation d'Hublo dans votre...
Le module interface
DĂ©couvrez notre module interface pour connecter Hublo Ă vos logiciels de planning !
Le module pool
Votre établissement dispose d'un pool de remplaçants ? Retrouvez ici toutes les informations utiles pour attribuer vos mission de remplacements aux agents de votre pool !
- Qu'est-ce que le module Pool et Ă quoi sert-il ?Le module Pool Hublo permet Ă votre Ă©tablissement d'Ă©largir son vivier de professionnels en diffusant des missions Ă des IDE et AS diplĂŽmĂ©s, qualifiĂ©s par nos Ă©quipes â sans qu'ilsâŠ
- Comment recruter un soignant du Pool en vacation ou en CDI ?Vous avez trouvé un soignant du Pool qui correspond à vos besoins ? Voici comment engager une démarche de recrutement permanent, grùce à un processus dédié.
- Comment activer les notifications Pool ?Voici comment paramĂ©trer vos alertes Pool pour ĂȘtre informĂ© des missions diffusĂ©es via ce module â selon vos responsabilitĂ©s et votre organisation.
- ProblÚme : Attribution impossible dans le PoolSi vous ne parvenez pas à attribuer une mission à un soignant du Pool, plusieurs causes peuvent expliquer le blocage. Voici comment les identifier et les résoudre étape par étape.
- Comment diffuser / attribuer une mission au Pool Hublo?Voici comment Ă©largir la recherche de candidats pour vos missions en les diffusant ou en les attribuant directement via le module Pool Hublo.
Le module contrat
Dans cette section, retrouvez tout ce que vous devez savoir pour utiliser au mieux le module contrat de Hublo !
- Comment générer et envoyer un contrat ?La génération et l'envoi de contrats via Hublo vous permet d'automatiser le processus contractuel avec vos vacataires.
- Comment signer un contrat Ă©lectroniquement ?Pour signer un contrat, rendez-vous sur la page "Mes contrats" puis cliquez sur "signer le contrat".Un message apparaitra alors, cliquez s...
- Comment valider et signer un contrat ?La validation et la signature des contrats sur Hublo sont deux Ă©tapes essentielles pour les administrateurs : la validation confirme l'exactitude du contrat, puis la signature Ă©lectronique le rend lĂ©galementâŠ
- Puis-je fusionner des contrats n'ayant pas le mĂȘme motif ?La rĂšglementation impose qu'un contrat, mĂȘme s'il est de plusieurs jours stipule le mĂȘme motif de remplacement. Par consĂ©quent, vous pouve...
- Puis-je télécharger plusieurs contrats en une fois ?Oui c'est tout à fait possible ! Pour cela, sur votre page "Mes contrats", utilisez la barre des filtres pour choisir les contrats que vou...
- Comment valider plusieurs contrats en une seule fois ?Vous pouvez valider plusieurs contrats une seule fois ! Pour cela, rendez-vous sur la page "Mes contrats" de votre compte, filtrez les con...
- Puis-je signer plusieurs contrats en une seule fois ?Oui, c'est tout à fait possible ! Pour cela cliquez sur le bouton en haut "Signer des contrats".Il vous suffit ensuite de sélectionner les...
- Comment réaliser la DPAE ?
- Qu'est-ce que le module contrat & DPAE ?Le module contrats & DPAE permet d'accompagner votre établissement dans les démarches administratives en lien avec le recrutement de v...
- OĂč retrouver mes contrats ?* Si vous avez souscrit au module contrat & DPAE, vous pouvez retrouver le contrat d'une mission en cliquant sur le bouton "DĂ©tails" d...
- Comment fusionner plusieurs contrats ?
- Comment modifier ou corriger un contrat ?
- Que faire si une information est manquante sur un contrat ?
- ProblĂšme : Impossible de signer ou tĂ©lĂ©charger un contratLorsque vous ne parvenez pas Ă signer ou tĂ©lĂ©charger un contrat, plusieurs causes techniques ou de configuration peuvent ĂȘtre en jeu. Voici comment identifier et rĂ©soudre le problĂšme.
- ProblÚme : Erreur lors de la génération ou fusionLes erreurs de génération ou de fusion de contrats peuvent avoir plusieurs origines : données manquantes, problÚmes techniques ou délais dépassés. Voici comment identifier et résoudre rapidement ces situations.
Le module agence
Découvrez comment fonctionne le module intérim de Hublo !
- Quelle est la diffĂ©rence entre un vacataire agence et un intĂ©rimaire ?Lorsquâune agence dâintĂ©rim place un candidat sur une mission, elle peut choisir entre deux statuts pour son candidat : Vacataire Agence ...
- Est-il possible d'alerter une agence d'intérim spécialisée dans un métier en particulier?Oui, c'est tout à fait possible ! Le paramétrage de la fonctionnalité "Gestion des agences extérieures" permet de préciser pour chacune de...
- Comment attribuer une mission à un intérimaire ?
- Comment solliciter mon agence d'intérim directement via Hublo ?
- Comment suivre mes demandes auprĂšs des agences ?
- Comment positionner un candidat via une agence ?
- Erreur lors du positionnement d'un vacataire agence : comment la résoudre ?
- Comment solliciter mon agence d'intérim directement via Hublo ?
GĂ©rer vos recrutements et candidatures
Cette section vous permet de faciliter le suivi des candidatures dans Hublo !
- ProblÚme : Candidature introuvable ou statut bloqué
- Comment savoir si un soignant a accepté mon invitation ?
- Que faire si je ne vois pas la candidature d'un soignant alors qu'il dit avoir postulé ?
- Comment suivre l'avancement du recrutement d'un candidat ?
- Que faire si un candidat ne correspond pas Ă mes critĂšres ?
- Comment relancer un candidat pour compléter son profil ?
- Comment savoir si un candidat a ajouté tous les documents requis ?
- Quels documents et informations dois-je vérifier avant validation ?
- Comment valider ou refuser une candidature ?
- Comment consulter les candidatures en attente ?