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Comment créer un nouveau service ou une nouvelle unité ?

Écrit par Morgane de Hublo

Vous pouvez gérer la structure organisationnelle de votre établissement directement depuis la page « Paramétrage » de Hublo.

👉 Si vous n’avez pas accĂšs Ă  cette page, veuillez contacter le ou la rĂ©fĂ©rent(e) Hublo de votre Ă©tablissement.

Voici les étapes à suivre pour créer un nouveau service ou une nouvelle unité et renseigner les informations nécessaires.

📌 Comment procĂ©der ?

  1. Accédez à la structure de votre établissement

  1. Connectez-vous Ă  votre compte Hublo.

  2. Cliquez sur votre nom, en haut Ă  droite.

  3. Sélectionnez "Paramétrage".

  4. Accédez à la section « Structure », en haut de la page.

  5. Cliquez sur « + Ajouter ».

  6. Sélectionnez « Service » ou « Unité » selon votre besoin.

2. Créez un nouveau service

Renseignez les informations suivantes :

  • Nom du service (champ obligatoire)

  • Code UF

  • PĂŽle (liste dĂ©roulante des pĂŽles actifs existants, si le module PĂŽles est activĂ©)

  • NumĂ©ro de service

  • Codes interface

3. Créez une nouvelle unité

Renseignez les informations suivantes :

  • Nom de l'unitĂ© (obligatoire)

  • Service parent (sĂ©lection dans une liste)(obligatoire)

  • Code de l'unitĂ© (obligatoire)

4. Renseignez le bon code interface

  • Le code interface est la clĂ© de correspondance pour la bonne remontĂ©e des missions Hublo dans votre logiciel Planning.

  • Si votre Ă©tablissement dispose d’une interface, il est indispensable de renseigner le bon code pour permettre la remontĂ©e correcte des missions Hublo dans votre logiciel de planning.

👉 La dĂ©marche dĂ©pend du logiciel utilisĂ©.

5. Renseignez les codes interface des services

👉 Agiletime

1. Transmettez la requĂȘte SQL suivante Ă  votre service informatique :

SELECT S.IDSTRUCTURE, S.NOM, TS.NOM as TypeStructure FROM STRUCTURE S JOIN TYPESTRUCTURE TS ON S.IDTYPESTRUCTURE = TS.IDTYPESTRUCTURE WHERE S.IDETAT = 1

Il doit vous transmettre les résultats en format Excel.

2. Identifiez le service que vous souhaitez crĂ©er dans l’extraction.

3. ComplĂ©ter le champ “Code Interface n°1” uniquement par la colonne A qui correspond Ă  un code au format numĂ©rique.

👉 Chronos

CrĂ©ation de service uniquement (pas d’unitĂ©): vous devrez rĂ©cupĂ©rer dans votre logiciel Chronos le code UF correspondant au nouveau service que vous souhaitez crĂ©er dans Hublo. Ce code est au format alphanumĂ©rique. Puis complĂ©tez le champ “Code Interface n°1” dans Hublo

👉 Eplanning

1. Contacter le support Numih en leur demandant l’export de vos codes UF en format Excel.

2. Identifiez le service que vous souhaitez crĂ©er dans l’extraction.

3. ComplĂ©ter le champ “Code Interface n°1” uniquement par la colonne “TUFUFON” du fichier. Il s’agit d’un code au format numĂ©rique.

👉 Octime

Création de nouveau service : pour créer un nouveau service dans Hublo, vous devez identifier les trois codes

interface présents dans Octime :

Chemin d’accĂšs : DonnĂ©es de base → Gestion des structures

Merci de renseigner l’ensemble des niveaux de codes alphanumĂ©riques (1 Ă  3) dans les champs correspondants dans Hublo :

  • Code interface n°1

  • Code interface n°2

  • Code interface n°3

Voici un exemple :

Pour la création d'un nouveau service "Bloc Opératoire" dans Hublo, Il faudra compléter les champs indiqué dans Hublo comme suit :

Code interface n°1 : APA

Code interface n°2 : BLOC

Code interface n°3 : BLKOA

⚠ Attention : Il ne pas confondre les codes et les libellĂ©s.

👉 CEGI

Création de nouveau service :

Pour créer un nouveau service dans Hublo, vous devez récupérer le code correspondant dans votre logiciel CEGI Planning First.

Le code est au format : codesite@codeequipe

Voici un exemple :

Pour le service SSPI, le code à renseigner dans le champ “Code interface n°1” est : 01@SSPI

⚠ Attention : Il ne pas confondre les codes et les libellĂ©s.

6. Renseignez les codes interface des unités

Selon l’éditeur du logiciel de planning interfacĂ©, voici la dĂ©marche Ă  suivre :

👉 Agiletime

1. Transmettez la requĂȘte SQL suivante Ă  votre service informatique :

SELECT UEP.IDUEP, UEP.NOM, UEP.NOMABREGE, TYPEUEP.NOM as TypeUEP FROM UEP JOIN TYPEUEP ON UEP.IDTYPEUEP = TYPEUEP.IDTYPEUEP WHERE UEP.IDETAT = 1

Il doit vous transmettre les résultats en format Excel.

2. Identifiez l’UEP que vous souhaitez crĂ©er dans l’extraction.
3. ComplĂ©ter le champ “Code” par la colonne A qui correspond Ă  un code au format numĂ©rique.

👉 Eplanning

1. Contacter le support Numih en leur demandant l’export de vos Plannings en format Excel.
2. Identifiez le Planning que vous souhaitez crĂ©er dans l’extraction.
3. ComplĂ©ter le champ “Code” par la colonne “NOMPLA” du fichier. Il s’agit d’un code au format numĂ©rique.

⚠ Points de vigilance

  • Je n’ai pas accĂšs Ă  la page « ParamĂ©trage » : contactez le rĂ©fĂ©rent Hublo de votre Ă©tablissement afin de vĂ©rifier vos droits d’accĂšs.

  • Mon Ă©tablissement dispose d’une interface avec un logiciel de planning : renseignez le code interface correspondant exactement au service ou Ă  l’unitĂ© crĂ©Ă©.

  • Je renseigne un code Octime ou CEGI : vĂ©rifiez que vous renseignez bien les codes et non les libellĂ©s.

  • Je ne trouve pas le code correspondant Ă  mon service ou Ă  mon unitĂ© : contactez votre service informatique ou le support de votre logiciel de planning pour rĂ©cupĂ©rer cette information.

💡 Bon à savoir

  • Le code interface est indispensable au bon fonctionnement de l’interface entre Hublo et votre logiciel de planning. Une erreur dans ce code peut empĂȘcher la bonne remontĂ©e des missions.

  • Les informations Ă  renseigner ne sont pas les mĂȘmes selon votre logiciel de planning et selon que vous crĂ©ez un service ou une unitĂ©.

🆘 Le problùme persiste ?

Si le problÚme persiste aprÚs avoir effectué ces vérifications, contactez le support Hublo à contact@hublo.com en précisant :

  • Le logiciel de planning utilisĂ© ;

  • Le service ou l’unitĂ© concernĂ© ;

  • Le code interface renseignĂ©, si applicable ;

  • Une capture d’écran du problĂšme rencontrĂ©, si possible.

👉 Ces informations permettront Ă  notre Ă©quipe de mieux comprendre la situation et de vous accompagner dans sa rĂ©solution.

À bientît sur Hublo !

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