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Comment générer et envoyer un contrat ?

Écrit par Mathieu de Hublo

La gĂ©nĂ©ration et l’envoi de contrats via Hublo vous permettent d’automatiser le processus contractuel avec vos vacataires.

Cette fonctionnalitĂ© nĂ©cessite d’avoir souscrit au module Contrat de Hublo. La trame du contrat est prĂ©alablement dĂ©finie avec votre chargĂ© de projet et se complĂšte automatiquement grĂące aux informations du profil du remplaçant et aux informations de la mission.

Voici les étapes à suivre pour générer, valider et envoyer un contrat à un vacataire.

📌 Comment procĂ©der ?

1. Vérifiez les prérequis

Avant de générer un contrat :

  • Assurez-vous que votre Ă©tablissement dispose du module Contrat.

  • VĂ©rifiez que le statut du remplaçant est bien « Vacataire », « Vacataire Hublo Pool » ou « Vacataire Agence », et non « SalariĂ©/Agent ».

2. Attribuez la mission au vacataire

Pour déclencher la génération du contrat :

  1. Pourvoyez votre mission avec un vacataire.

  2. Le contrat est automatiquement généré dÚs que la mission est attribuée.

  3. La trame prédéfinie est automatiquement complétée avec les informations de la mission et du remplaçant.

3. Validez le contrat

Avant son envoi au vacataire :

  1. Accédez à votre interface de gestion des contrats.

  2. Vérifiez les informations préremplies dans le contrat.

  3. Validez le contrat avant son envoi. Cette Ă©tape est obligatoire.

4. Envoyez le contrat au vacataire

Une fois le contrat validé :

  • un e-mail est automatiquement envoyĂ© au vacataire 24 heures avant le dĂ©but de la mission ;

  • le vacataire reçoit Ă©galement une notification push sur l’application Hublo ;

  • il peut ensuite signer Ă©lectroniquement son contrat grĂące au lien reçu.

⚠ Points de vigilance

  • Le contrat n’est pas gĂ©nĂ©rĂ© : vĂ©rifiez que le statut du remplaçant est bien « Vacataire », « Vacataire Hublo Pool » ou « Vacataire Agence », et non « SalariĂ©/Agent ».

  • Le module Contrat n’est pas disponible : contactez votre chargĂ© de projet afin de vĂ©rifier l’activation du module.

  • Le vacataire ne peut pas signer son contrat : vĂ©rifiez que le contrat a bien Ă©tĂ© validĂ© avant son envoi.

  • Certaines informations sont manquantes : vĂ©rifiez que toutes les informations du vacataire et de la mission sont correctement renseignĂ©es en cliquant sur « Modifier la mission » ou « Modifier le profil ».

💡 Bon à savoir

  • Le vacataire peut signer son contrat mĂȘme si vous ne l’avez pas encore signĂ© de votre cĂŽtĂ©.

  • Une fois les deux signatures obtenues, le contrat devient tĂ©lĂ©chargeable par les deux parties.

🆘 Le problùme persiste ?

Si malgré ces vérifications, vous rencontrez toujours des difficultés pour générer, valider ou envoyer un contrat à un vacataire, contactez le support Hublo à contact@hublo.com en précisant :

  1. Le nom de votre Ă©tablissement.

  2. Le nom du vacataire concerné.

  3. La mission concernée.

  4. Le problĂšme rencontrĂ© ou le message d’erreur affichĂ©.

  5. Une capture d’écran, si possible.

À bientît sur Hublo !

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