La fonctionnalité « Organiser mon planning » vous permet d’attribuer directement et rapidement des missions à vos remplaçants, sans passer par l’étape de publication auprès de l’ensemble de votre réseau.

Vous pouvez ainsi visualiser leurs disponibilités, consulter les missions déjà attribuées et organiser plusieurs remplacements depuis un même espace.

Voici les étapes à suivre pour attribuer des missions avec « Organiser mon planning ».

📌 Comment procéder ?

1. Accédez à « Organiser mon planning »

Cliquez sur « Organiser mon planning ».
Sélectionnez les informations demandées :
- l’établissement ;
- le service concerné ;
- la qualification requise ;
- les horaires.
Consultez les disponibilités renseignées par vos remplaçants ainsi que les missions déjà attribuées.
Utilisez les flèches pour naviguer entre les différentes semaines.

2. Attribuez une mission à un remplaçant

Cliquez sur la case correspondant au jour souhaité pour le remplaçant concerné.
Vérifiez les informations préremplies de la mission.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Répétez l’opération si vous souhaitez organiser plusieurs missions.

👉 Vous pouvez créer jusqu’à 50 missions d’affilée avant de les valider définitivement.

3. Vérifiez et validez votre planning

Une fois votre planning organisé :

Cliquez sur « Aperçu avant attribution » pour consulter le récapitulatif.
Vérifiez les missions préparées.
Cliquez sur « Attribuer les missions » pour confirmer.

Les remplaçants concernés sont alors automatiquement informés par SMS et par e-mail :

Ils sont informés des services et plages horaires sur lesquels ils ont été positionnés
Et ils reçoivent également un SMS de rappel la veille de chaque mission.

⚠️ Points de vigilance

Je souhaite planifier une mission à l’avance : seules les missions de remplacement ayant lieu dans plus de 7 jours peuvent être planifiées à l’avance.
Je souhaite attribuer une mission à un remplaçant : vous pouvez uniquement sélectionner les remplaçants qui se sont renseignés comme disponibles.
Je ne trouve pas un remplaçant disponible : invitez les membres de votre réseau à mettre régulièrement à jour leurs disponibilités.
Je souhaite créer plusieurs missions : vous pouvez préparer jusqu’à 50 missions d’affilée avant de procéder à leur attribution définitive.

💡 Bon à savoir

« Organiser mon planning » permet d’attribuer directement des missions sans les publier auprès de l’ensemble de votre réseau.
Vous visualisez au même endroit les disponibilités de vos remplaçants et les missions déjà attribuées.
Vous pouvez créer jusqu’à 50 missions d’affilée avant de les valider.
Seules les missions ayant lieu dans plus de 7 jours peuvent être planifiées à l’avance.
Les remplaçants doivent avoir renseigné qu’ils sont disponibles pour pouvoir être sélectionnés.
Après l’attribution, les remplaçants sont automatiquement informés par SMS et e-mail et reçoivent un SMS de rappel la veille de chaque mission.

🆘 Le problème persiste ?

Si malgré ces vérifications, vous rencontrez toujours des difficultés pour utiliser « Organiser mon planning », contactez le support Hublo à contact@hublo.com en précisant :

Le nom de votre établissement.
Le service concerné.
La date de la mission.
Le nom du remplaçant concerné, si nécessaire.
Le problème rencontré.
Une capture d’écran, si possible.

À bientôt sur Hublo !

"Organiser mon planning" vous permet de directement et rapidement attribuer une mission à un remplaçant sans passer par l’étape de publication de missions auprès de tout votre réseau.

Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton “Organiser mon planning” puis simplement sélectionner les informations demandées (établissements, service concerné, qualification requise et horaires).
En un coup d'oeil, vous voyez toutes les disponibilités renseignées par vos remplaçants ainsi que les missions déjà attribuées ! Vous pouvez naviguer entre les semaines en cliquant sur les flèches correspondantes.

Pour attribuer une mission à un remplaçant donné, cliquez sur la case correspondant au jour souhaité, vérifier les informations pré-remplies pour la mission, puis cliquez sur "Enregistrer".
Vous pouvez créer jusqu'à 50 missions d'affilée avant de valider définitivement.

Une fois votre planning organisé, cliquez sur “Aperçu avant attribution” pour voir le récapitulatif puis sur “Attribuer les missions” : tous les remplaçants sont automatiquement avertis par SMS et par e-mail des services et plage horaire sur lesquels vous les avez placés. Ils recevront également un SMS de rappel la veille de chaque mission.

Bon à savoir : Seules les missions de remplacement qui auront lieu dans plus de 7 jours peuvent être planifiées à l’avance. Vous ne pourrez attribuer des missions qu'aux remplaçants qui sont inscrits comme disponibles. Il est donc important de leur rappeler de bien mettre à jour leurs disponibilités !

Comment utiliser la fonctionnalité “Organiser mon planning” ?