La fonctionnalité « Organiser mon planning » vous permet d’attribuer directement et rapidement des missions à vos remplaçants, sans passer par l’étape de publication auprès de l’ensemble de votre réseau.

Vous pouvez ainsi visualiser leurs disponibilités, consulter les missions déjà attribuées et organiser plusieurs remplacements depuis un même espace.

Voici les étapes à suivre pour attribuer des missions avec « Organiser mon planning ».

📌 Comment procéder ?

1. Accédez à « Organiser mon planning »

Cliquez sur « Organiser mon planning ».
Sélectionnez les informations demandées :
- l’établissement ;
- le service concerné ;
- la qualification requise ;
- les horaires.
Consultez les disponibilités renseignées par vos remplaçants ainsi que les missions déjà attribuées.
Utilisez les flèches pour naviguer entre les différentes semaines.

2. Attribuez une mission à un remplaçant

Cliquez sur la case correspondant au jour souhaité pour le remplaçant concerné.
Vérifiez les informations préremplies de la mission.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Répétez l’opération si vous souhaitez organiser plusieurs missions.

👉 Vous pouvez créer jusqu’à 50 missions d’affilée avant de les valider définitivement.

3. Vérifiez et validez votre planning

Une fois votre planning organisé :

Cliquez sur « Aperçu avant attribution » pour consulter le récapitulatif.
Vérifiez les missions préparées.
Cliquez sur « Attribuer les missions » pour confirmer.

Les remplaçants concernés sont alors automatiquement informés par SMS et par e-mail :

Ils sont informés des services et plages horaires sur lesquels ils ont été positionnés
Et ils reçoivent également un SMS de rappel la veille de chaque mission.

⚠️ Points de vigilance

Je souhaite planifier une mission à l’avance : seules les missions de remplacement ayant lieu dans plus de 7 jours peuvent être planifiées à l’avance.
Je souhaite attribuer une mission à un remplaçant : vous pouvez uniquement sélectionner les remplaçants qui se sont renseignés comme disponibles.
Je ne trouve pas un remplaçant disponible : invitez les membres de votre réseau à mettre régulièrement à jour leurs disponibilités.
Je souhaite créer plusieurs missions : vous pouvez préparer jusqu’à 50 missions d’affilée avant de procéder à leur attribution définitive.

💡 Bon à savoir

« Organiser mon planning » permet d’attribuer directement des missions sans les publier auprès de l’ensemble de votre réseau.
Vous visualisez au même endroit les disponibilités de vos remplaçants et les missions déjà attribuées.
Vous pouvez créer jusqu’à 50 missions d’affilée avant de les valider.
Seules les missions ayant lieu dans plus de 7 jours peuvent être planifiées à l’avance.
Les remplaçants doivent avoir renseigné qu’ils sont disponibles pour pouvoir être sélectionnés.
Après l’attribution, les remplaçants sont automatiquement informés par SMS et e-mail et reçoivent un SMS de rappel la veille de chaque mission.

🆘 Le problème persiste ?

Si malgré ces vérifications, vous rencontrez toujours des difficultés pour utiliser « Organiser mon planning », contactez le support Hublo à contact@hublo.com en précisant :

Le nom de votre établissement.
Le service concerné.
La date de la mission.
Le nom du remplaçant concerné, si nécessaire.
Le problème rencontré.
Une capture d’écran, si possible.

À bientôt sur Hublo !

Comment utiliser la fonctionnalité “Organiser mon planning” ?