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Comment créer un nouveau service ou une nouvelle unité ?

Écrit par Mathieu de Hublo

La structure de votre Ă©tablissement peut ĂȘtre gĂ©rĂ©e directement depuis la page « ParamĂ©trage » de Hublo.

Voici les étapes à suivre pour créer un service ou une unité et renseigner les codes interface nécessaires.

⭐ Si vous n’avez pas accĂšs Ă  la page « ParamĂ©trage », contactez le ou la rĂ©fĂ©rent(e) Hublo de votre Ă©tablissement.

📌 Comment procĂ©der ?

1. Accédez à la gestion de la structure

Pour accéder aux paramÚtres de votre établissement :

  1. Connectez-vous Ă  votre compte Hublo.

  2. Cliquez sur votre nom, situé en haut à droite de la page.

  3. Sélectionnez « Paramétrage ».

  4. En haut de la page, ouvrez la rubrique « Structure ».

paramétrage.png

structure.png

2. Ajoutez un service ou une unité

Depuis la rubrique « Structure » :

  1. Cliquez sur « + Ajouter ».

  2. Sélectionnez « Service » ou « Unité » selon votre besoin.

service-ou-unité.png

3. Renseignez les informations du service ou de l’unitĂ©

👉 Pour crĂ©er un service

Renseignez les informations suivantes :

  • Le nom du service, obligatoire.

  • Le code UF.

  • Le pĂŽle (liste dĂ©roulante des pĂŽles actifs existants, si le module PĂŽles est activĂ©)

  • Le numĂ©ro de service.

  • Les codes interface

ajouter-service.png

👉 Pour crĂ©er une unitĂ©

Renseignez les informations suivantes :

  • Le nom de l’unitĂ©, obligatoire.

  • Le service parent, Ă  sĂ©lectionner dans la liste, obligatoire.

  • Le code de l’unitĂ©, obligatoire.

4. Renseignez le code interface correspondant Ă  votre logiciel de planning

Le code interface permet d’assurer la correspondance entre Hublo et votre logiciel de planning. Il est indispensable Ă  la bonne remontĂ©e des missions lorsque votre Ă©tablissement dispose d’une interface.

  1. Code interface des services

Selon l’éditeur de votre logiciel de planning interfacĂ©, suivez la procĂ©dure correspondante.

👉 AGILETIME

Transmettez la requĂȘte SQL suivante Ă  votre service informatique :

SELECT S.IDSTRUCTURE, S.NOM, TS.NOM as TypeStructure
FROM STRUCTURE S JOIN TYPESTRUCTURE TS ON S.IDTYPESTRUCTURE = TS.IDTYPESTRUCTURE
WHERE S.IDETAT = 1

Il doit vous transmettre les résultats en format Excel.

  1. Votre service informatique doit vous transmettre les résultats au format Excel.

  2. Identifiez le service que vous souhaitez crĂ©er dans l’extraction.

  3. ComplĂ©tez le champ “Code Interface n°1” uniquement par la colonne A qui correspond Ă  un code au format numĂ©rique.

👉 CHRONOS

  1. CrĂ©ation de service uniquement (pas d’unitĂ©): Vous devrez rĂ©cupĂ©rer dans votre logiciel Chronos le code UF correspondant au nouveau service que vous souhaitez crĂ©er dans Hublo.

  2. Ce code est au format alphanumérique.

  3. ComplĂ©ter le champ “Code Interface n°1” dans Hublo.

👉 EPLANNING

  1. Contactez le support Numih et demandez l’export de vos codes UF au format Excel.

  2. Identifiez le service que vous souhaitez crĂ©er dans l’extraction.

  3. ComplĂ©tez uniquement le champ « Code Interface n°1 » avec la valeur de la colonne « TUFUFON ». Il s’agit d’un code au format numĂ©rique.

👉OCTIME

Pour créer un nouveau service dans Hublo, vous devez identifier les trois codes interface présents dans Octime :

Le chemin d’accùs est le suivant :

  1. Ouvrez la rubrique « Données de base », puis sélectionnez « Gestion des structures ».

  2. Renseignez ensuite l’ensemble des niveaux de codes alphanumĂ©riques, de 1 Ă  3, dans les champs correspondants de Hublo :

  • Code interface n°1

  • Code interface n°2

  • Code interface n°3

Voici un exemple :

octime_service.png

Pour créer, par exemple, un nouveau service « Bloc Opératoire » dans Hublo, renseignez les champs comme suit :

  • Code interface n°1 : APA

  • Code interface n°2 : BLOC

  • Code interface n°3 : BLKOA

⚠ Attention Ă  ne pas confondre les codes et les libellĂ©s.

👉 CEGI

Pour créer un nouveau service dans Hublo

  1. Récupérez le code correspondant dans votre logiciel CEGI Planning First.

  2. Le code est au format : codesite@codeequipe

Voici un exemple :

cegi_poles.png

2. Code interface des unités

Selon l’éditeur de votre logiciel de planning interfacĂ©, suivez la procĂ©dure correspondante.

👉 AGILETIME

Transmettez la requĂȘte SQL suivante Ă  votre service informatique :

SELECT UEP.IDUEP, UEP.NOM, UEP.NOMABREGE, TYPEUEP.NOM as TypeUEP
FROM UEP JOIN TYPEUEP ON UEP.IDTYPEUEP = TYPEUEP.IDTYPEUEP
WHERE UEP.IDETAT = 1

  1. Votre service informatique doit vous transmettre les résultats au format Excel.

  2. Identifiez dans l’extraction l’UEP que vous souhaitez crĂ©er.

  3. Complétez le champ « Code » avec la valeur de la colonne A, qui correspond à un code au format numérique.

👉 EPLANNING

  1. Contactez le support Numih et demandez l’export de vos Plannings au format Excel.

  2. Identifiez le Planning que vous souhaitez crĂ©er dans l’extraction.

  3. ComplĂ©tez le champ « Code » avec la valeur de la colonne « NOMPLA ». Il s’agit d’un code au format numĂ©rique.

⚠ Points de vigilance

  • Je n’ai pas accĂšs Ă  la page « ParamĂ©trage » : contactez le ou la rĂ©fĂ©rent(e) Hublo de votre Ă©tablissement.

  • Je crĂ©e un service avec Octime : renseignez bien les trois codes interface demandĂ©s et ne confondez pas les codes avec les libellĂ©s.

  • Je crĂ©e une unitĂ© : renseignez bien le nom de l’unitĂ©, le service parent et le code de l’unitĂ©.

  • Je renseigne un code interface : vĂ©rifiez que vous utilisez bien la valeur correspondant Ă  votre logiciel de planning.

💡 Bon à savoir

  • Le nom du service est obligatoire lors de la crĂ©ation d’un service.

  • Si le module PĂŽles est activĂ©, vous pouvez sĂ©lectionner un pĂŽle actif existant.

  • Le code interface est indispensable au bon fonctionnement de l’interface avec votre logiciel de planning.

  • La procĂ©dure Ă  suivre dĂ©pend du logiciel de planning interfacĂ© utilisĂ© par votre Ă©tablissement.

🆘 Le problùme persiste ?

Si malgré ces vérifications, vous rencontrez toujours des difficultés pour créer un nouveau service ou une nouvelle unité, contactez le support Hublo à contact@hublo.com en précisant :

  1. Le nom de l’établissement concernĂ©.

  2. Le service ou l’unitĂ© que vous souhaitez crĂ©er.

  3. Le logiciel de planning interfacé concerné, si applicable.

  4. L’étape Ă  laquelle vous rencontrez un problĂšme.

  5. Le message d’erreur affichĂ©, s’il y en a un.

  6. Les manipulations déjà effectuées.

  7. Une capture d’écran du problĂšme, si possible.

À bientît sur Hublo !

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