Comment exporter ou télécharger les données des missions ?

Hublo vous permet d'exporter facilement les données de vos missions au format Excel ou de télécharger les récapitulatifs de missions pour votre suivi administratif et votre paie.

🧭 Étapes à suivre

1. Exporter les données des missions au format Excel

Étape 1 : Préparez votre export

Rendez-vous dans la section "Missions"
Appliquez tous les filtres nécessaires pour sélectionner les missions qui vous intéressent :
- Dates (période spécifique)
- Services
- Établissements
- Statuts de mission (pourvues, validées, etc.)
Les filtres appliqués détermineront exactement quelles missions seront exportées

Étape 2 : Lancez l'export

Cliquez sur le bouton "Exporter les missions" situé à droite sous la barre de filtres
Une fenêtre s'ouvre pour configurer votre export :
- Sélectionnez les colonnes à inclure dans votre export
- Cochez "Diviser une mission s'étalant sur 2 jours en 2 lignes" si vous souhaitez qu'une mission chevauchant 2 jours apparaisse sur 2 lignes distinctes (exemple : mission de 20h à 8h = 2 lignes)

Étape 3 : Récupérez votre export

Jusqu'à 500 missions : L'export se télécharge directement sur votre ordinateur
Plus de 500 missions : Vous recevrez l'export par email à l'adresse de votre compte administrateur

2. Télécharger les récapitulatifs de missions

Option A : Récapitulatif d'une seule mission

Cliquez sur une mission pour accéder à sa page détail
Cliquez sur le bouton bleu "Récapitulatif"
Vous recevrez un email contenant le récapitulatif
Cliquez sur "Télécharger" dans l'email
Le document se télécharge dans le dossier "Téléchargements" de votre ordinateur
Ouvrez le document pour l'imprimer si nécessaire

Option B : Récapitulatifs de plusieurs missions en un clic (si option activée)

Depuis la page "Missions", appliquez vos filtres (dates, services, établissements, etc.)
Cliquez sur le bouton "Télécharger les récapitulatifs"
Confirmez en cliquant sur "Télécharger"
Vous recevrez un email contenant tous les récapitulatifs des missions filtrées
Cliquez sur "Télécharger" dans l'email pour récupérer l'ensemble des documents

⚠️ Problèmes fréquents ou erreurs à éviter

Export incomplet → Vérifiez que vous avez bien appliqué tous les filtres souhaités avant de cliquer sur "Exporter"
Colonnes manquantes dans l'export → Les colonnes disponibles dépendent des informations supplémentaires configurées sur vos profils soignants. Contactez votre référent Hublo pour ajouter des colonnes
Email d'export non reçu → Vérifiez vos spams/courriers indésirables. Les exports de plus de 500 missions peuvent prendre quelques minutes
Mission sur 2 jours mal formatée → Utilisez l'option "Diviser une mission s'étalant sur 2 jours en 2 lignes" pour séparer correctement les missions chevauchant minuit
Récapitulatif non téléchargé → Vérifiez que le document ne se trouve pas déjà dans votre dossier "Téléchargements"

📌 Bon à savoir

✅ Limite de 500 missions : En dessous de ce seuil, l'export est instantané. Au-dessus, il est envoyé par email pour ne pas bloquer votre navigateur

✅ Personnalisation des colonnes : Les colonnes exportables sont configurables selon vos besoins. Contactez votre référent Hublo pour modifier cette configuration

✅ Missions chevauchant 2 jours : Une mission de 20h à 8h peut être exportée sur 1 seule ligne (par défaut) ou 2 lignes distinctes selon votre choix (1 ligne par jour)

✅ Email de l'admin : Les exports et récapitulatifs sont toujours envoyés à l'adresse email du compte administrateur qui effectue l'action

✅ Filtres appliqués = données exportées : Vérifiez toujours vos filtres avant d'exporter pour vous assurer d'obtenir exactement les données souhaitées

✅ Format Excel : Les exports de données sont au format Excel (.xlsx), facilement exploitable pour vos analyses et reporting

✅ Option récapitulatifs multiples : Si vous ne voyez pas le bouton "Télécharger les récapitulatifs", cette option n'est pas activée sur votre établissement. Contactez votre référent Hublo