Plusieurs raisons peuvent empêcher l’attribution ou la déclaration d’une mission à un remplaçant. Lorsqu’un blocage survient, un message d’erreur vous indique généralement la raison de son inéligibilité.

Voici les étapes à suivre selon le message d’erreur affiché.

📌 Comment procéder ?

1. « Ce remplaçant n’est pas disponible sur ce créneau et n’est donc pas éligible »

Cliquez sur « Voir le profil du remplaçant ».
Rendez-vous dans l’onglet « Disponibilités ».
Vérifiez que le remplaçant est indiqué comme disponible ou disponible en dernier recours sur le créneau concerné.

Les horaires sont répartis de la manière suivante :

Jour : de 8 h à 20 h.
Nuit : de 20 h à 8 h.

👉 Lorsqu’une mission est attribuée à un remplaçant, Hublo bloque automatiquement son calendrier 12 heures avant et 12 heures après la mission afin de respecter le repos légal.

🧩 Par exemple, pour une mission de 6 h à 14 h, si l’horaire de nuit a été refusé sur le profil du remplaçant, une erreur d’indisponibilité apparaît. Vous devez alors accepter l’horaire de nuit sur son profil afin de pouvoir lui attribuer ou lui déclarer la mission.

Si une case rouge avec la mention « P » apparaît sur une date, l’indisponibilité provient de votre logiciel de gestion RH connecté à Hublo. Vérifiez alors les informations renseignées dans le planning du salarié depuis votre logiciel.

Si l’indisponibilité a été renseignée directement par le remplaçant, vous ne pouvez pas la retirer à sa place. Vous devez contacter le remplaçant afin qu’il la modifie.

2. « Ce remplaçant n’est pas autorisé à travailler sur cette plage horaire »

Rendez-vous sur le profil du remplaçant.
Accédez à l’onglet « Profil ».
Rendez-vous en bas des informations du profil, dans « Horaires de travail ».
Vérifiez que les horaires Jour et/ou Nuit nécessaires à la mission sont bien acceptés.

👉 Une fois les horaires nécessaires acceptés, vous pouvez de nouveau tenter d’attribuer la mission.

3. « Ce remplaçant n’a pas les métiers ou compétences requis pour cette mission »

Rendez-vous sur le profil du remplaçant.
Vérifiez les métiers et compétences acceptés sur son profil.
Assurez-vous que le métier ET la compétence requis pour la mission sont acceptés.
Si nécessaire, cliquez sur « Ajouter un métier ou une compétence ».

👉 Si le métier ne possède aucune compétence associée, seul le métier doit être accepté.

🧩 Par exemple, vous ne pouvez pas attribuer une mission « IDE : maternité » à un remplaçant dont le profil indique uniquement « IDE : sage-femme ».

4. « Ce remplaçant a désactivé votre établissement sur l’application. Veuillez prendre contact avec lui ou choisir quelqu’un d’autre »

Dans ce cas, le remplaçant fait toujours partie de votre réseau, mais il a désactivé votre établissement depuis son application.
Vous ne pouvez pas réactiver l’établissement à sa place. Contactez le remplaçant afin qu’il effectue lui-même la modification depuis son application Hublo.

5. « Ce remplaçant n’est pas autorisé à travailler dans ce service et n’est donc pas éligible »

Ce message signifie qu’un cadre de votre établissement utilisant Hublo a interdit le service concerné sur le profil du remplaçant.

Rendez-vous sur le profil du remplaçant.
Accédez à l’onglet « Service ».
Vérifiez si le service concerné apparaît en bleu.
Après vérification en interne, si vous souhaitez retirer cette interdiction, cliquez sur la croix rouge située dans le cadre bleu.

👉 Vous pourrez ensuite tenter de nouveau d’attribuer ou de déclarer la mission au remplaçant.

6. « Ce remplaçant a bloqué ce service sur l’application et n’est donc pas éligible »

Dans ce cas, le service a été bloqué directement par le remplaçant depuis son application.

Vous devez le contacter afin qu’il effectue lui-même la modification :

Rendez-vous dans « Établissements » depuis son application.
Sélectionnez votre établissement.
Accédez à « Gérer mes services autorisés ».
Réactivez le service concerné.

7. « Désolé, vous ne pouvez pas attribuer cette mission à ce remplaçant, car vous allez dépasser son nombre d’heures maximum »

Si un compteur d’heures est paramétré dans votre établissement, vous ne pouvez pas attribuer ou déclarer une mission qui entraînerait un dépassement de la limite définie.
Si le remplaçant a pu candidater avant que ce message n’apparaisse, cela peut signifier qu’il a candidaté avant d’effectuer une autre mission ayant ensuite modifié son compteur.

👉 Pour effectuer vos vérifications :

Rendez-vous sur le profil du remplaçant.
Accédez à l’onglet « Missions ».
Consultez les heures réalisées par mois.
Vérifiez également les heures du mois précédent. Une mission effectuée dans la nuit du dernier jour du mois précédent peut avoir des heures comptabilisées sur le mois suivant.
Consultez la personne en charge dans votre établissement afin de vérifier si un changement de paramétrage a eu lieu.

8. « Aucun remplaçant ne correspond à votre recherche »

Si le nom du remplaçant n’apparaît pas dans le menu déroulant :

Rendez-vous dans le module « Mon réseau ».
Recherchez le remplaçant avec son nom et/ou son prénom.
Si nécessaire, filtrez les remplaçants « Retirés de mon réseau ».
Si son profil apparaît barré, cliquez dessus.
Cliquez sur « Ajouter à mon réseau » pour le réintégrer.
Vérifiez l’ensemble de son profil une fois qu’il a été réintégré.

👉 Vous pourrez ensuite tenter de nouveau de lui attribuer ou de lui déclarer la mission.

⚠️ Points de vigilance

Le remplaçant a renseigné lui-même une indisponibilité : vous ne pouvez pas la modifier à sa place. Contactez-le afin qu’il mette à jour ses disponibilités.
Je vois une case rouge « P » : l’indisponibilité provient de votre logiciel de gestion RH connecté à Hublo. Vérifiez directement le planning du salarié dans ce logiciel.
Le remplaçant a désactivé mon établissement ou bloqué un service : seul le remplaçant peut modifier ce paramétrage depuis son application.
Un service a été interdit par mon établissement : après vérification en interne, vous pouvez retirer l’interdiction depuis le profil du remplaçant.
Le remplaçant a atteint son nombre maximum d’heures : vérifiez son compteur et les missions déjà réalisées, notamment celles situées à cheval sur deux mois.
Le remplaçant a été retiré de mon réseau : réintégrez-le depuis « Mon réseau » et vérifiez son profil avant de lui attribuer une mission.

💡 Bon à savoir

Le remplaçant doit être disponible ou disponible en dernier recours pour pouvoir être positionné sur la mission.
Les horaires de jour s’étendent de 8 h à 20 h et les horaires de nuit de 20 h à 8 h.
Hublo bloque automatiquement le calendrier du remplaçant 12 heures avant et 12 heures après une mission attribuée.
Le métier et la compétence requis pour la mission doivent être acceptés sur le profil du remplaçant lorsqu’une compétence est associée au métier.
Un compteur d’heures peut empêcher automatiquement l’attribution ou la déclaration d’une mission lorsque la limite définie est dépassée.

🆘 Le problème persiste ?

Si malgré toutes ces vérifications, vous ne parvenez toujours pas à identifier la raison du blocage, contactez le support Hublo à contact@hublo.com en précisant :

Le numéro de la mission concernée.
Le nom du remplaçant concerné.
Le message d’erreur affiché.
Une capture d’écran, si possible.

À bientôt sur Hublo !

Je souhaite déclarer ou assigner une mission à un remplaçant, mais au moment de valider ma demande, un message d’erreur apparaît, que faire ?