Vi börjar uppifrån och ned!

Om företaget tillhör en byrå/koncern så kommer detta att stå överst här.

Därefter finns företagets namn och organisationsnummer som man även kan ändra ifall det har blivit fel eller om företaget helt enkelt bytt namn.

En typ av meddelande/info som man vill att alla administratörer på företaget/byrån/koncernen ska ta del av.

💡Observera att det endast är byråadministratören som kan lägga till denna informationen på bolaget.

Det kan se ut enligt följande:

När en administratör sedan loggar in så kommer det att komma upp en dialogruta med den informationen som du precis lagt till.

Genom att bocka i rutan "Visa inte igen (förrän ny information)" så kommer dialogrutan inte att visas igen förrän ny information tillkommit.

Du kommer då att kunna se detta meddelande igen, genom att trycka på "i" nere till höger.

Denna är synlig hela tiden så länge där finns företagsinformation inlagd.

Om du vill ha extra säkerhet för inloggningen på bolaget så kan du sätta krav på autentisering.

Om du väljer "Kräv autentisering via externt system" så kommer alla användare på bolaget bli tvungna att logga in med antingen Google eller Microsoft och verifiera sin användare.

Om användaren loggar in utan autentisering kommer den att få ett felmeddelande och måste logga ut igen, för att sedan logga in med autentisering istället.

Vill du läsa mer om detta kan du göra det här: Inloggning via Google/Microsoft

Företagsgrupper är främst kopplat till de som använder tilläggstjänsten Unified View.

Du kan läsa mer om hur det fungerar här: Unified View

Det går bra att använda grupper även om man inte använder Unified View. Det är ett sätt att gruppera sina bolag och sätta en form av etikett på dem som sedan visas ute i bolagslistan.

Exempel:

Grupperna skapar ni under er arbetsyta. I detta exempel är arbetsytan "Linneas Byrå". Väl där går ni till Inställningar ⇒ Grupper och sedan "Ny grupp".

Här kan man ange om det är en specifik person på företaget eller byrån som ska vara huvudansvarig för företaget.

Är du ansvarig för ett företag i Reda så kan du se det ute i menyn om du klickar på "Huset". Det kommer då att finnas en egen rubrik där det står "Ansvarig för".

Du kommer alltid att komma åt övriga bolag också i listan, men du ser de bolag som du ansvara för högst upp och lite mer upplysta än de andra.

Här finns det möjlighet att ändra era standardkonton om så önskas. Standardkonton är de som kommer att finnas i exempelvis konteringsmallarna.

Standardkonto - Leverantörsskulder. Detta är det konto som är standard för leverantörerna, men finns det ett annat konto på leverantören kommer detta synkas.

Momskonto - Det momskonto som används på bolaget (övriga momskontot styrs via konteringsmallarna)

Kvittokonto - om du skulle vilja hantera ett kvitto i Reda så används detta konto.

Avräkningskonto - Används om du endast vill skapa ett verifikat i ditt ekonomisystem. Fakturan/dokumentet kommer då inte in, utan endast ett verifikat.

Om du använder dig av radtolkning eller artikelkontering på en leverantör så kan denna inställning vara till hjälp för att få fakturorna att balansera.

Läs mer här: Automatisk balansering.

Om ni vill låsa perioden i Reda så kan du göra det med hjälp av denna inställning.

Aktivera låst period genom att trycka på "toggeln" till höger.

Läs mer om denna funktionen här: Låst period

OBS! Hämtning av låst period från ekonomisystem fungerar ej mot Vitec. I hjälpartikeln står att vi även har funktionalitet för detta, men den funktionen finns inte om du använder Vitec som ekonomisystem.

Här kan du ange vilken konteringsmall som ska appliceras när ni ska använda byggmoms. Som standard är det mallen som heter BYGG som ni kan lägga till, om ni inte skapar en egen mall för detta som ni vill använda.

Fördelen med detta är att du inte behöver kontera fakturan manuellt eller koppla en specifik konteringsmall till leverantören.

Reda känner nämligen av när det står "omvänd betalningsskyldighet" (eller liknande) på fakturan och lägger då till denna konteringsmall per automatik.

Du kan också redigera mallen och dess konton under inställningar ⇒ Konteringsmallar.

Med denna inställning kan du välja hur dokumenten ska visas i dokumentlistan. Det vanligaste är att den senast inlästa fakturan ligger övers och sorteras i fallande ordning. Alltså att den nyaste fakturan ligger överst.

Detta innebär att Reda kan ge dig en varning om tolken inte hittar några betaluppgifter på fakturan.

Du får då upp en gul varning som går att bekräfta. När du har bekräftat den en gång så kommer den inte att dyka upp igen. Så här är det bra att du kontrollerar fakturan och ser om det går att mappa in betaluppgifter med siktet. Om detta är möjligt så använder du siktet och sedan tolkar om fakturan.

Om det är en utländsk leverantör så kommer varningen att komma upp ändå då vi prioriterar BG eller PG. Men bekräftar du varningen kommer den alltså inte att dyka upp igen förrän Reda upptäcker att IBAN eller BIC skulle saknas.

Vill ni ställa in att det ska vara obligatoriskt på vissa konton med dimensioner så gör ni detta som vanligt i Vitec.

Med hjälp av denna inställning landar det en spärr i Reda och det kommer en varning i konteringen inne på fakturan om där saknas en eller flera dimensioner på kontot.

Aktivera denna inställning för att använda ankomstregistrering mot Vitec.

Fakturan kommer då att komma in till Reda och måste i förstahand ankomstregistreras av en administratör (detta går sedan att automatisera med regler).

När tolkningen är klar och allt stämmer under "Innehåll" inne på fakturan så kan den ankomstregistreras mot Vitec.

Fakturan och kostnaderna kommer då in i Vitec för bokföring. När den sedan är klar i Reda så skickas den in för matchning i Vitec.

Observera att periodisering inte följer med vid en ankomstregistrering. Detta kommer med när fakturan slutligen skickas in från Reda till Vitec.

När du inte använder regler i Reda, utan vill skicka in dina fakturor manuellt så kan du sätta en standard på knappen du trycker på när ett dokument ska skickas in till Vitec.

Mot Vitec kan du välja att ha "Skicka in och bokför" som standard. Eller att lämna det som "Inget valt". Vilket innebär att du får upp alternativ varje gång. Där kan du då välja "Skicka in och bokför" till Vitec, eller "Skicka endast till arkiv" för att spara fakturan i Redas arkiv och inte skicka in den till Vitec.

Såhär ser det ut när du har satt standard till att skicka in och bokför:

Du trycker på skicka in och bokför för att fakturan ska gå över till Vitec direkt, men vill du istället välja att endast skicka till arkivet i Reda så trycker du på den lilla pilen till höger. Då får du upp alternativet att "skicka endast till arkiv".

Vi synkroniserar betalstatus från dokumenten i Vitec. Detta kan presenteras i en egen kolumn i arkivet i Reda. Där kommer det att visas om den är betald eller ej.

Kolumnen måste du själv ta fram i arkivet för att presentera denna information.

Till vänster i bild ser du kolumnen "Betalstatus ext". Den tar du fram genom att trycka på det lilla kugghjulet till höger inne i arkivet.