I denna artikel beskriver vi stegvis hur du kommer igång med ditt bolag i Reda.

Vi går igenom allt från integration till att tolka en faktura, attestera och skicka in den till ekonomisystemet.

För att du på ett smidigt sätt ska komma igång med ditt nya bolag i Reda så finns det några olika steg att ta sig igenom först.

Kom igång med Fortnox

Kom igång med Spiris

Kom igång med Stand Alone

Först skapas bolaget upp i Reda, antingen via dig som har en byrå eller koncern, eller via någon av oss på Reda. I fallet där vi skapar upp bolaget åt dig så kommer vi i samband med det även skicka en inbjudan till Reda så att du kan logga in.

Efter det så måste bolaget integreras mot det ekonomisystem som ni använder. Det fungerar lite olika beroende på vilket system det är ni använder.

Nedan finner du en lista med beskrivning över hur de olika integrationerna går till.

Fortnox

Spiris

Visma Administration

Accountec

Pyramid

Björn Lundén

Garp

Uppdatera API-koppling

Reda Standalone

Bjud in de användare som ska vara med på bolaget. Antingen som attestanter eller administratörer. Du bjuder in genom att klicka på "Användare" i menyn och sedan "Bjud in användare" uppe till höger.

Användaren är en helt vanlig attestant som bara kan se och attestera de dokument som tilldelats dem via attestflöde eller enskild attest.

Insynsanvändaren kan se samtliga dokument som kommer in på bolaget i Reda och granska dessa. Den kommer inte åt några inställningar eller kan redigera dokumentet på något sätt. Kan också läggas till som attestant.

Administratören kan då hantera allt på bolaget i Reda. Kan också vara attestant.

Om inte användaren har fått sin inbjudan till att aktivera sitt konto så använder ni knappen ute i listan i form av pilar, för att skicka om inbjudan till användaren.

Vill du läsa mer om rollerna så finns det en mer ingående beskrivning här: Användarroller/Behörigheter

Har du en arbetsyta i Reda med flera företag under så har du ju ett antal användare under arbetsytan också. Dessa listas under ett företags användare, enligt bilden nedan.

Dessa användare har tillgång till bolaget men kan inte vara attestant. Ska någon på arbetsytan vara attestant på företaget i fråga så måste denne läggas till som en användare (med rollen administratör) på företaget också.

Efter att bolaget är integrerat mot ekonomisystemet så finns det ett antal inställningar som kan vara bra att titta igenom. Dessa varierar också beroende på vilket ekonomisystem du använder. Klicka på länken nedan för att komma till en samlingslista över alla olika system. Välj sedan den hjälpartikel som beskriver företagsinställningarna för det ekonomisystem som just nu använder.

Företagsinställningar

Under fliken inhämtning hittar du din unika e-postadress som går in till Reda. Vi rekommenderar att ni har en egen e-postadress för att ta emot fakturor och sedan vidarebefordrar fakturorna till Reda-adressen. Men såklart går det lika bra att ta adressen i Reda att använda som primär faktureringsadress.

För Fortnox har vi även möjlighet att hämta fakturor från "Skicka för tolkning" / "inkorg" om ni redan tar emot alla era fakturor direkt in i Fortnox. På detta sätt slipper ni ändra er fakturaadress och ändå få in dem i Reda per automatik.

Använder du Spiris (Visma eEkonomi) så hämtas de från Inköp → Bildunderlag. Du kan då välja om Reda ska hämta fakturor, kvitton och dokument. Antingen samtliga eller någon av dem, det väljer du själv.

Använder du Björn Lunden så kan Reda hämta fakturorna från Leverantörsreskontra → Registrerade fakturor. De kommer automatiskt att tas bort från BL när Reda hämtat fakturorna.

Reda har också stöd för att ta emot E-faktura via Peppol.

Använder ni er av E-faktura i dagsläget så rekommenderar vi att ni stänger av det på aktuell plats och aktiverar detta i Reda istället. Ingen extra kostnad tillkommer i Reda för att använda E-faktura. Det måste stängas av i annat system där det ligger aktivt idag för att det ska gå att aktivera i Reda.

Vi har även möjlighet att hämta underlag från Kivra.

Genom att trycka på "Aktivera" så kommer du vidare till att logga in i Kivra. Den som förvaltar företagskontot i Kivra behöver då logga in med BankID. Sedan är koppplingen klar och fakturor kommer att hämtas in i Reda från Kivra. De landar i inkorgen bland alla andra dokument som kommer in i Reda.

Tips är också att Kivra har en egen skanningscentral för fakturor. Tar ni fortfarande emot vissa fakturor på papper så kan du be dem att skicka fakturan till Kivras inläsningscentral. Dessa kommer då att hämtas till Reda efter att de har skannats in till ert konto i Kivra.

Här hittar du standardmallen som används på samtliga fakturor som kommer in i Reda nu i början. I denna får du med kontot för leverantörsskulder samt momskontot och kompletteras med ett förvalt konto om detta finns på leverantören (synkas in från ekonomisystemet). Dessa konton ändrad du under företagsinställningarna.

Har du ett företag som inte ska ha någon moms, så stänger du av momsen i alla konteringsmallarna.

I leverantörsregistret i Reda så kan du klicka in på de olika leverantörerna för att komma åt Leverantörsinställningar. Dessa hjälper dig att automatisera och anpassa leverantörerna utefter dina önskemål och krav.

Vill du meddela leverantörerna era nya faktureringsuppgifter så kan ni göra det direkt via Reda också.

Nu när uppsättningen och inställningarna är klara så sätter ni upp er attest.

Antingen använder ni er av enskild attest, när det i de allra flesta fallen eller enbart är en attestant som ska godkänna fakturorna.

Eller så skapar ni olika attestflöden som man sedan kan koppla till Projekt, Resultatenheter eller Leverantörer.

Sist men absolut inte minst så skapar ni lite olika regler som hjälper er att automatisera hanteringen till max.

Innan regler är satta i Reda så finns det inget som automatiseras. Fakturorna kommer in och tolkas, that's it. Så reglerna är viktiga för att ni ska kunna spara tid och fokusera på lite viktigare saker

De vanligaste reglerna som de allra flesta använder i Reda är:

Sedan är det bara att köra igång och arbeta med era fakturor som kommer in.

Läs mer om dokumentvyn här: Dokumentvyn/listvyn

Läs mer om hanteringen av en faktura här: Hantera dokument