När du skapar regler i Reda för att automatisera hanteringen av dokument så är det viktigt att dessa prioriteras i rätt ordning.
Prioritera regler
💡 För att Reda ska kunna applicera dina regler på rätt sätt så måste dessa prioriteras.
Tänk dig att Reda läser listan som vi gör - uppifrån och ned. Har du då en regel som skickar vidare alla typer av dokument på attest per automatik men även en som inte skickar vidare en viss typ, då måste du lägga "inte-regeln" överst. Detta för att Reda först ska uppmärksamma de dokument som inte ska skickas vidare.
Skulle den regel som skickar vidare samtliga fakturor ligga överst så kommer Reda såklart att göra det. Efter att den har skickat vidare dokumenten ser Reda regeln som säger inte, men då är det ju redan försent att stoppa 👀.
Prioritet inne i en regel
Prioriteten på de olika reglerna är precis lika viktigt som prioriteten inne i själva regeln.
Vi tar exempelvis regeln som ska automatattestera och sedan skickas in och bokföras.
Då är det viktigt att du alltid säger att fakturan ska automatattesteras innan den skickas in och bokförs.
Efter det kan du lägga till fler krav som ska uppfyllas.
💡 I detta fall är det viktigt att också lägga till kravet Dokumentet tolkats utan problem. Detta för att du som administratör ska kunna rätta eventuella fel innan det går vidare till attestanterna, som i sin tur inte har någon möjlighet att hantera inställningar eller tolkning.
Exempel
Här ser du ett exempel på hur man skulle kunna prioritera sina regler.
Ta bort bilder. Reda tar bort alla bilder och andra oläsbara filer (som excel eller vanliga mail) som kommer in till Reda. Allt som inte är en PDF, E-faktura eller kommer från Reda-appen (eller hämtas från ekonomisystemet) kommer att tas bort. Detta för att filer som inte kan tolkas av Reda ska "skräpa ned" i listan bland fakturor som ska hanteras.
Stoppa Kredit och Påminnelse ligger under då denna regel säger att samtliga dokument med typen kvitto eller påminnelse ska stoppas och inte skickas vidare, då vi vill ha manuell hantering av dessa. Viktigt att denna ligger högst upp för att Reda ska titta på typen av dokumentet först.
Kontroll av moms. Vilket innebär att Reda kontrollerar momssatsen på fakturorna. Sedan ska Reda även applicera en tagg på dokumentet, som visar för dig att momsen stämmer enligt den avdragsgilla momsen som gäller på detta bolaget.
I övrigt tittar Reda på de vanligaste momssatserna. Alltså 25, 12 eller 6% och varnar om momsen på fakturan inte är inom ramen för dessa.
Transportstyrelsen autogiro. Denna regel inaktiverar betalfil, automatattesterar och skickar in alla fakturor från Transportstyrelsen där det står autogiro någonstans på dokumentet. Den ska även ha tolkats utan problem samt ha en kontering som balanserar. Här kan du även sätta en beloppsgräns om du vill.
Automatattest Mjuk Biltvätt. Denna ska också automatattesteras, men endast om beloppet är under en viss summa. Om den summan avviker och blir högre så kommer den inte att automatattesteras och skickas in per automatik.
Attest Linnéa. Här skickas fakturor från en specifik leverantör automatiskt för attest till en specifik användare.
Skicka för attest. Fakturor som har tolkats utan problem, har en kontering som balanserar samt där leverantören tidigare har skickat fakturor till Reda som har hanterats, ska automatiskt skickas ut för attest.
Skicka in och bokför. Alla fakturor som har slutattesterats och har kontering som balanserar ska automatiskt skickas in och bokföras.
Här ser du hur vi har prioriterat reglerna i Reda för att de ska följa ett tydligt flöde och vikten av att de ligger i rätt ordning.