Mindre klickande, mer tid till det som kräver din expertis
Tänk om de mest bångstyriga fakturorna bara... skötte sig själva?
AI-kontering lär sig hur du konterar, föreslår rätt konto automatiskt och blir träffsäkrare för varje gång du godkänner eller rättar. Så småningom klarar den även de leverantörsfakturor du annars alltid fastnar på. Du har alltid sista ordet – och bestämmer själv hur mycket du vill lämna över.
Utökad AI-kontering är en tilläggstjänst som kostar extra. För mer information besök vår hemsida eller kontakta oss i chatten så berättar vi mer!
Tänk på att detta är en AI som ger dig konteringsförslag. Var noga med att kontrollera förslagen och se till att allt är konterat korrekt innan du sparar.
Såhär funkar det i praktiken
Ett första konteringsförslag
I detta exempel har vi en restaurangfaktura med olika produkter. Livsmedel, alkoholhaltiga drycker med mera.
Det är första gången Reda tar emot denna faktura och AI-tolken har gett oss ett förslag som går att ändra och redigera.
När nästa faktura kommer från samma leverantör
När nästa faktura kommer och det finns innehåll på fakturan som hanterats tidigare, då kommer dessa rader att visas med en grön prick framför. Då är AI-konteringen helt säker på den, då du tidigare har accepterat konteringen för denna leverantör.
Säkert eller osäkert förslag?
När du får ett förslag från AI-konteringen så kommer det att stå "Säker" i grönt eller "Osäker" i orange.
Säker - innebär att AI-konteringen till största sannolikhet anser att de kontoförslag som presenteras är korrekta.
Osäker - AI-konteringen kom fram till ett resultat men är tveksam på om resultatet är korrekt. I vissa fall föreslår den inget konto istället för att presentera ett felaktigt.
För dig som vill gå in på djupet
Vad AI-konteringen kan göra och hur den fungerar.
Gör en verksamhetsbeskrivning för att AI'n ska veta ungefär vilket innehåll som kan finnas på fakturorna som ni tar emot samt vilka konton som kan föreslås.
Konteringsförslag på alla leverantörer eller endast utvalda leverantörer.
AI-tolkning aktiveras samtidigt som du aktiverar AI-kontering.
Detta för att AI-konteringen inte fungerar utan sin andra hälft. AI-tolkning används för att tolka innehållet på fakturan och ge informationen till AI-konteringen. Som i sin tur ger dig ett konteringsförslag.
Alternativet finns att endast kunna slå på AI-tolkningen om man inte vill använda AI-konteringen.
AI-kontering kan inte kombineras med förvalt konto, förvald konteringsmall eller radtolkning.
När leverantören är så pass "enkel" att du kan använda förvalt konto eller konteringsmall så kommer inte AI-konteringen att användas på den leverantören. Fungerar såklart med mallen "Standard", men inte andra mallar.
Har du radtolkning kommer den inte heller att ge konteringsförslag då en noggrann kontering redan är uppsatt av dig.
Kommer inte appliceras om du har en regel som ska applicera en konteringsmall/konto på ett specifikt dokument. Detta kommer gå före AI-konteringen.
Lär sig efterhand som du ändrar i de förslag som ges.
Till exempel om du ändrar ett konto i konteringsförslaget som ges och sedan sparar. Då kommer AI'n att ge det kontoförslaget istället nästa gång samma produkt dyker upp på en faktura.
Kan identifiera perioder på fakturan och föreslå att den ska periodiseras.
Funktionalitet
AI-inställningar
För att aktivera AI-kontering på ett företag går du till inställningar → AI-inställningar.
Här kan du:
Aktivera AI-Kontering.
Aktivera att AI-kontering alltid ska appliceras när detta föreslås (det går fortfarande att redigera förslaget inne på fakturan).
Aktivera/inaktivera AI-tolkning/kontering på enskilda leverantörer.
Se ändringslogg - här visas alla ändringar som har med AI-inställningar att göra. Alltså vem som har ändrat vad.
Aktivering
Aktivera AI-kontering
När du aktiverar AI-kontering på ett bolag kommer även AI-tolkning att aktiveras.
Du får då upp ytterligare inställningar angående kontointervall som AI-konteringen kan använda sig av, samt en verksamhetsbeskrivning som bör göras.
Kontointervall för AI-kontering
Här fyller du i de kontointervall som du vill att AI'n ska använda när den ger dig förslag på hur en faktura ska konteras. Fyller du inte i ett eller flera kontointervall så kan AI-konteringen välja fritt bland alla konton i kontoplanen för att ge dig förslag.
Får du in en faktura som inte uppfyller kontointervallet har du möjlighet att fylla i det själv, men då lär sig inte AI-konteringen detta till nästa faktura som kommer in från den leverantören.
Verksamhetsbeskrivning
För att AI-konteringen ska ge dig mer korrekta förslag, bör du göra en verksamhetsbeskrivning.
Applicera alltid kontering
Aktiverar du detta kommer konteringsförslaget alltid att appliceras i konteringen.
Det hindrar inte dig från att redigera förslaget eller ångra applicering på enskilda dokument. Detta kan du alltid påverka om du vill.
Det kommer inte att appliceras på ett dokument om leverantören har ett förvalt konto, en förvald konteringsmall (som inte är standardmallen) eller om det finns radtolkning.
En regel som applicerar konteringsmall eller konto på specifika dokument kommer alltid att gå före AI-konteringen. Då appliceras den inte.
Leverantörsinställningar
Här kan du anpassa specifika leverantörer. Om du till exempel inte vill aktivera "Applicera alltid kontering" på alla leverantörer. Så kan du här aktivera det på utvalda leverantörer. Eller inaktivera på vissa om det är så att majoriteten faktiskt alltid ska ha AI-kontering.
När det inte går att aktivera AI-kontering på en leverantör, beror det på att leverantören antingen har ett förvalt konto eller en förvald konteringsmall som alltid appliceras på fakturan.
Du kan även söka på en specifik leverantör.
Sortera listan i stigande eller fallande ordning på lev.nummer.
Sortera leverantörerna i bokstavsordning.
AI-tolkning, AI-kontering och Applicera alltid kan enskilt slås på, av eller rensa alla inställningar i den specifika kolumnen.
Hantera en leverantörsfaktura med AI-kontering
Översikt
Knapp för att göra AI-inställningar på denna specifika leverantör.
Applicera - när du är nöjd med förslaget.
Klicka på pilen för att välja om du vill applicera en gång eller alltid på denna specifika leverantör.
Summering av konteringsförslaget - endast översikt - går inte att redigera.
Per rad - den sida som visas i bilden ovan.
Här kan du redigera kontot som är föreslaget.
Grön prick = denna rad har föreslagits tidigare och sedan accepterats av dig eller en kollega.
Orange prick = denna rad har inte föreslagits tidigare och behöver ses över så att det föreslagna kontot är korrekt.
Varför detta förslag? - Här får du en sammanfattning av hur AI-konteringen har resonerat och varför den har gett kontoförslagen.
Sammanfattning
När du först klickar in på fakturan får du ett konteringsförslag.
Grön prick = Du har tidigare sparat ett konteringsförslag från denna leverantör med samma "Artikelnyckel".
Artikelnyckel (Artikel) = Varje rad som tidigare har föreslagits i en AI-kontering och sparats får en egen artikelnyckel. Som ett unikt ID. Detta använder sedan AI-konteringen som referens för att känna igen återkommande poster på fakturan.
Orange prick = En artikelnyckel som inte har hanterats tidigare. Dessa behöver du kontrollera en extra gång så att de kontonummer som föreslagits är korrekta.
När du väljer "Applicera" berättar du för AI-konteringen att du är nöjd med förslaget och eventuella ändringar som du har gjort. Då kan de nya artikelnycklarna sparas och användas för framtida fakturor.
Vill du alltid applicera konteringsförslag på denna leverantör framöver, trycker du på "Applicera alltid".
Under listan med konteringsförslagen så står det "Varför detta förslag". Här kan du läsa hur AI-konteringen har resonerat och kommit fram till resultatet.
Viktigt att veta är att du alltid kan ångra dig och du kan alltid redigera ett förslag.
Bara för att du ställer in att AI-kontering alltid ska appliceras, innebär inte det att du inte kan påverka detta i efterhand.
Det hjälper dig med automatisering men du har alltid sista ordet och kan kontrollera eller ändra eventuella förslag.
Regel för automatisering kring AI-kontering
Det finns även möjlighet att skapa en regel kring om AI-konteringen är säker eller osäker.
I exemplet ovan säger vi att inga fler regler ska appliceras på fakturan om det är så att AI-konteringen är osäker med sitt förslag som presenterats.
Men du kan även bygga en regel där du tar hänsyn till AI-konteringen för att skicka en faktura till attest exempelvis.
