När du ska lägga till en attestant eller annan användare som på något sätt ska ha tillgång till fakturorna, finns det lite funktioner att hålla koll på.
Vilka roller och behörigheter som finns att välja på.
Hur du bjuder in användare på bolaget/arbetsytan.
Rättigheter som användaren kan ha.
Begränsning av kontoplanen om användaren inte ska ha tillgång till hela.
Behörigheter
Först och främst finns det 3 olika roller att välja på. 4 om du har en redovisningsbyrå eller koncern.
Byråadministratör (endast för byrå eller koncern)
Motsvarigheten till en systemadministratör.
Kan lägga till fler bolag på arbetsytan.
Lägga till och redigera användare.
Ta bort bolag.
Kan ej vara attestant via denna roll. Måste läggas till som administratör på respektive bolag där denne ska vara attestant.
Redigera inställningar på samtliga bolag.
Fakturahantering på samtliga bolag.
Administratör
Kan hantera allt på det bolaget denne har tillgång till.
Lägga till och redigera användare på det specifika bolaget.
Inställningar på det specifika bolaget.
Fakturahantering på det specifika bolaget.
Kan vara attestant.
Insynsanvändare
Attestant och/eller granskare.
Kan se alla fakturor på det specifika bolaget i Reda.
Endast granskning.
Kan se fakturan, kontering samt attest.
Kan vara attestant.
Kan redigera kontering m.m vid attest av faktura om behörighet tilldelas av administratören.
Användare
Attestant.
Ser endast sina egna fakturor som denne ska attestera/har attesterat.
Kan redigera kontering m.m vid attest av faktura om behörighet tilldelas av administratören.
Bjud in användare till ett bolag
För att bjuda in en ny användare till ett bolag i Reda, ska du gå till inställningar → Användare.
Du får sedan upp en ny ruta där du ska fylla i e-postadressen samt den roll som användaren ska ha.
Rättigheter
När du ska bjuda in en ny användare kan du även välja vilka rättigheter denna användare ska ha.
Klicka på "Fakturahantering" för expandera och se vilka rättigheter som finns tillgängliga.
Det du kan ge användaren rätt att hantera är följande:
Kan ändra kontering - Möjlighet för attestanten att låsa upp konteringen under attest för att kontera fakturan.
Kan inaktivera betalfil - Möjlighet att "inaktivera betalfil" (fakturan ska ej skickas för betalning) under attest.
Kan ändra dimensioner - Möjlighet att lägga till/ta bort/redigera Resultatenhet och Projekt på en faktura under attest.
Använder ni Visma.Net eller BC kan attestanten ändra de olika dimensioner som kan finnas tillgängliga där.
Kan vidarebefordra attestförfrågan - Attestanten har möjlighet att vidarebefordra sin attest till annan attestant.
Om denna inaktiveras kan attestanten inte vidarebefordra sin attest till annan attestant, utan behöver själv alltid attestera fakturan.
Begränsa kontoplan
Vill du att en attestant ska ha möjlighet att kontera sina fakturor, men inte ha möjlighet att välja mellan alla konton i hela kontoplanen? Då kan du begränsa kontoplanen för enskilda användare eller specifika roller.
💡 När du ger behörighet till en användare att kunna ändra kontering kommer de automatiskt ha tillgång till hela kontoplanen.
💡 Vill du inte att användare med behörighet ska kunna använda alla konton i kontoplanen kan du begränsa detta via inställningarna nedan.
💡 Det går även att begränsa kontoplanen för en specifik roll av användare istället för att begränsa på användarnivå.
💡 Begränsning på roll samt begränsning på specifik användare går att slå ihop. Du kan alltså sätta en begränsning på roll men begränsa kontoplanen ytterligare för en specifik användare.
Begränsa kontoplan på specifik användare
Tryck på ikonen ute till höger på raden för den användare där du vill begränsa kontoplanen.
Du får då upp en dialogruta med kontoplanen som har synkats från ekonomisystemet.
💡 Högst upp står det "Kontoåtkomst för roll (Användare).
Detta innebär att det även kan finnas begränsningar på rollen "Användare", vilket då kommer att slå igenom på alla användare på bolaget med rollen "Användare".
I rutan "Sök konto" kan du skriva in specifika konton eller siffror som kontot ska innehålla. Som exempelvis 40.
Markera de konton du vill att användaren ska ha tillgång till och stäng fönstret för att spara.
Ute i listan ser du sedan att denna specifika användare endast kan kontera fakturan med 2 olika konton.
Begränsa kontoplan på roll
Vill du inte begränsa kontoplanen per användare utan istället på de olika rollerna kan du även göra det.
Klicka på "Begränsa kontoplan" uppe till höger.
Du får då upp en dialogruta enligt nedan:
Fyll i ett kontointervall för den roll som du vill begränsa och spara.
Rollen "Användare" är nu begränsad till det kontointervall som du har angivit.
Kom ihåg att du fortfarande kan begränsa enskilda användares åtkomst till kontoplanen ännu mer om så önskas.
💡 Du kan även lägga till fler kontointervall som ska vara tillgängliga för den rollen om så önskas. Du är inte begränsad till att ge tillgång till endast ett intervall.
Bjud in användare på arbetsyta (Byrå/Koncern)
För att bjuda in en användare på arbetsytan ska du följa dessa steg:
Tryck på huset ute i menyn till vänster.
Välj din arbetsyta, högst upp i listan.
Nu kan du trycka "Bjud in användare" uppe till höger.
Fyll i e-postadress och roll.
Byråadministratör - Högsta behörighet.
Administratör - Kan hantera de bolag som de får tillgång till.
Insynsanvändare - Får insyn i de bolag som de får tillgång till och kan endast granska dokumenten på bolagen. Men då du kan lägga till samma användare på ett enskilt bolag, kan denne få högre behörighet som Administratör på ett specifikt bolag.
Användare - Har ingen behörighet på arbetsytan. Kan se bolag i listan som den får tillgång till men måste sedan även finnas upplagd på de enskilda bolagen om de ska kunna granska/attestera/hantera fakturor.
Ge tillgång till de bolag som användaren ska kunna hantera/granska.
Klar!
