Attestflöde ska ni använda om det är fler än en användare som ska attestera fakturorna. Likaså om det är olika beroende på leverantör/projekt/resultatenhet (kostnadsställe).
Aktivera attestflöden
Börja med att aktivera knappen till höger så att Reda vet att du vill använda attestflöden.
Nu är du redo att skapa dina flöden!
Nytt attestflöde
Tryck på knappen "Nytt flöde" för att börja.
Börja sedan med att döpa ditt flöde till ett passande namn och välj sedan om detta ska vara ert standardflöde som kommer att användas allra mest genom att bocka i rutan "Standardflöde".
❗Observera att "blixten" i bilden ovan endast är synlig för dig som har Reda Mera. Denna är till för om man vill använda sig av Radattest.
Sedan kommer den roliga delen!
Nu är det helt enkelt bara till att lägga till de steg och användare i flödet som du önskar. Exempelvis:
Först ska Kalle OCH Gustav attestera fakturan. De får då tillgång till fakturan samtidigt.
Efter att BÅDA har attesterat kommer fakturan att gå vidare i flödet.
Då är det Linnéas ELLER Tildes tur att attestera.
När antingen Linnéa ELLER Tilde har attesterat går det slutligen vidare till Klara. Det krävs alltså bara att en av dem attesterar fakturan.
När Klara har attesterat fakturan anses den som godkänd av samtliga parter och är klar att skicka in till ekonomisystemet.
Se exempel i bilden nedan.
OCH innebär att BÅDA användarna måste attestera innan flödet går vidare till nästa steg.
ELLER betyder att det räcker med att EN av de angivna användarna attesterar fakturan. Alltså om det står att Linnéa ELLER Tilde ELLER Pelle ska attestera fakturan, räcker det med att endast EN av dessa tre attesterar fakturan för att den ska gå vidare till nästa steg.
Beloppsgräns
Du kan även välja om du vill ha olika attestanter beroende på vilket belopp fakturan har. Klicka på "Lägg till beloppsgräns" för att få fram en rad till. Du kan lägga till fler än två beloppsgränser också genom att trycka på "Lägg till beloppsgräns" igen.
Du får då upp ett flöde som ser ut som bilden ovan.
❗Tänk på att beloppsgränserna går från större till mindre.
Högsta beloppet ska ligga till vänster och minsta beloppet till höger.
Exempel: Större än 20000 ska då ligga till vänster och allt under det beloppet landar på attestflödet till höger.
Koppla attestflöde
När ett attestflöde är klart så kan du koppla detta till olika leverantörer, projekt eller resultatenheter. Klicka in på ett attestflöde. Du hittar dessa knapparna uppe till höger.
När du klickar på en av dessa knappar så kommer du sedan till en vy av det registret i Reda. Här får du bocka i de leverantörer, projekt eller resultatenheter som ska vara kopplade till attestflödet.
Läs mer här om hur du kopplar och hur det kan hjälpa dig att automatisera flödet i Reda: Koppla attestflöde till projekt eller resultatenhet
Tidigare i denna artikel nämnde vi standardflödet. Det är detta som kommer gälla så länge inte ett annat attestflöde matchar mot leverantör, projekt eller resultatenhet. Då kommer detta prioriteras före standardflödet.
Prioritering vid val av attestflöde
Skickas dokument på attest via regel så kommer följande prioritet att gälla när Reda ska matcha ett attestflöde:
Projekt: Reda tittar först efter om det finns en koppling till projektet. Alltså det som finns angivet i fältet "Projekt" under konteringstabellen.
Resultatenhet (kostnadsställe): Sedan tittar den efter resultatenhet. Samma gäller här, alltså det som finns angiven i fältet "Resultatenhet" under konteringstabellen.
Leverantör: Efter det är det leverantören.
Standard: Finns ingen koppling till någon av dessa så är det ert standardflöde som gäller.
Utökade inställningar (kugghjulet)
När du skapar ett attestflöde så har du även ett litet kugghjul till vänster.
Klicka på kugghjulet för att få fram ytterligare inställningar för det aktuella "blocket" i attestflödet.
Ett block är det du ser mellan "Först" och "Sen".
När du trycker på "Sen" skapar du ett nytt block där du kan lägga till fler attestanter som ska attestera efter de i tidigare steg. '
Det kommer finnas ett kugghjul per block.
När attestanten ansvarar för kontering eller dimensioner
När du klickar på kugghjulet får du fram specifika inställningar för de olika personerna i attestflödet.
Godkännande kräver att kontots obligatoriska dimensioner är ifyllda: innebär att attestanten ansvarar för att dimensioner är ifyllda i konteringen.
Gäller när man ställer in att det är obligatoriskt med projekt eller resultatenhet (eller specifika dimensioner för vissa ekonomisystem) på ett konto.
Attestanten kan inte attestera sin del om inte dimensioner är ifyllda.
Godkännande kräver att fakturan balanserar: Innebär att attestanten ansvarar för att fakturan ska konteras och balansera.
Attestanten kan inte attestera om fakturan har en diff i konteringen.
När du använder dig av "Eller"
Har du behovet av att ha fler ansvariga som ska attestera, men det krävs inte att alla faktiskt attesterar fakturan?
Då ska du använda dig av Eller i attestflödet.
Detta innebär att en av personerna behöver attestera för att fakturan ska gå vidare till näste person eller skickas in.
Men med kugghjulet kan du välja om fler måste godkänna för att den ska gå vidare.
När du trycker på kugghjulet ser det ut såhär:
Exempel:
Det finns 5 ansvariga på bolaget. Alla behöver se fakturorna och ha möjlighet att attestera, men det räcker att 3 godkänner fakturan.
Då anger du:
Person 1
Eller
Person 2
osv.
Med kugghjulet kan du sedan sätta krav på att 3 måste attestera för att fakturan ska gå vidare i flödet eller räknas som klar.
Skicka för attest till attestflöde
För att skicka en faktura till ett attestflöde så klickar du in på en faktura som du vill ska attesteras.
Längst ned på sidan har du en blå knapp där det står "Skicka för attest". Då får du upp en dialogruta med de olika attestflöden som du har skapat.
Har du gjort en koppling i attestflödet så föreslår Reda det som matchar. Likaså om du har ett standardflöde. Då kommer Reda att rekommendera det som passar in.
I exemplet i bilden ovan så har Reda föreslagit "Standardflödet" då inga andra matchningar hittades.
💡 Läs mer om hur du kopplar attestflöden till resultatenhet eller projekt här: Koppla attestflöde till projekt eller resultatenhet
Vill du istället att allt detta hanteras med hjälp av regler så går även det att ordna!
💡 Läs mer om regler rent generellt här: Regler - Överblick
💡 Läs mer om en regel som kan skicka för attest här: Skicka för attest