För att ta emot e-faktura i Reda så måste du först och främst aktivera detta på företaget inne i Reda. Men innan det är det viktigt att det stängs av på den plats där du har det aktivt idag.
Stäng av e-faktura i tidigare system
Innan du kan aktivera i Reda måste du stänga av den e-fakturakoppling du har idag, om du har en koppling då det vill säga.
I de flesta system är det enkelt att inaktivera. Det enda som du kan stöta på är att det är lite fördröjning innan det går att aktivera i Reda. Vänta 10-15 minuter och prova sedan igen om det skulle strula.
Stänga av kopplingen i Fortnox
Innan du stänger av, rekommenderar vi att du tittar i behandlingshistoriken och e-fakturahistoriken där.
I Fortnox är det nämligen så att det går att skicka e-faktura från ett Fortnoxbolag till ett annat.
I detta fallet skickas inte e-fakturan via peppolregistret och det peppol-ID som används. Utan det skickas direkt mellan Fortnoxbolagen.
Här bör ni via behandlingshistoriken ta reda på vilka som skickar på detta sätt och kontakta dem för att be dem skicka till ert peppol-ID istället.
Övriga som skickar via peppol kommer inte behöva kontaktas. Den kopplingen stängs av i Fortnox och återupptas i Reda.
Ni kommer ha samma peppol-ID i Reda.
För att stänga av e-fakturakopplingen i Fortnox:
Gå till inställningar → Leverantörsfakturor → digitalt flöde E-faktura.
Stäng av "Ta emot e-faktura".
Stäng av "Lägg upp mig som mottagare i peppolregistret".
Spara alla inställningar.
Logga ut från Fortnox och sedan in igen.
Kontrollera att inställningarna är helt av. Annars stänger du av inställningarna på nytt och sparar.
Ta emot e-faktura i Reda
Stäng av kopplingen i annat system om du har det aktivt i dagsläget. Exempelvis i Fortnox, Visma eller liknande system.
Inne i Reda. Gå till inställningar ⇒ Inhämtning. Längst ned på sidan så står det E-faktura/Peppol.
När du är redo att aktivera så bockar du i rutan "Ja, jag vill aktivera E-faktura / Peppol direkt i Reda". Kontrollera sedan att ert organisationsnummer stämmer.
Klicka på "Aktivera".
Om du får ett felmeddelande
Har ni avaktiverat i ett annat system och sedan ska aktivera i Reda så kan det ibland ta en liten stund innan det går igenom. Då kan ni avvakta en stund och sedan prova igen.
Har ni avaktiverat i Fortnox eller Spiris så kan det även krävas att du loggar ut därifrån och sedan in igen.
I Fortnox kan inställningen "hänga kvar" och inte släppa vid första försöket. Då ska du inaktivera "Ta emot" e-faktura på nytt och spara.
Meddela leverantörerna
Vill ni meddela era leverantörer att ni nu tar emot e-faktura så gäller följande:
Peppol ID: 0007:organisationsnummer (det går ej att skicka till ert GLN-nummer).
Format: Peppol BIS Billing (Vi kan ej ta emot Svefaktura).
VAN-Operatör: PipeChain Tyringe Konsult AB.
Läs mer här om hur ni bjuder in leverantörer att skicka e-faktura till Reda:
Hur det funkar
För det första så skiljer sig en e-faktura på många sätt från en PDF-faktura.
En E-faktura kommer i formatet .xml vilket enbart är en fil med information som Reda tar emot och sedan använder för att skapa ett "dokument" som ni sedan kan se i Reda. Det är en översikt och sammanfattning egentligen av det som står i xml-filen.
Detta innebär att Reda får all information till sig i xml-filen och fyller därmed i informationen i fakturahuvudet (innehåll) på egen hand, utan att du som användare behöver "visa" Reda var i fakturan som den ska leta efter specifik information.
Mappning
Du kan fortfarande använda siktet för att peka på ett värde i fakturan ifall du skulle vilja det. I vanlig ordning klickar du i fältet som du vill ändra och sedan klickar på "siktet" för att kunna peka på ett värde i fakturan som Reda istället ska ange.
Dokumentet
Själva dokumentet innehåller en hel del information för er att ta del av. Detta är all den informationen som leverantören har skickat med i xml-filen.
När en E-faktura kommer in till Reda så kommer den att se ut såhär. Överst i dokumentet har ni Grundinformation och eventuella Anteckningar som leverantören har skickat med för att informera er om olika saker. Exempelvis extra information om en tjänst de har utfört eller liknande.
I mitten av dokumentet har ni huvudsakligen Artiklarna.
Klicka på pilen för att expandera en artikel. Då får ni all tillhörande information som leverantören har skickat med angående den artikeln.
Bläddra mellan flikarna (Parter, Referenser, Skatt & bokföring, Betalning) för att ta del av övrig information som kan vara intressant.
I foten av dokumentet har du i vanlig ordning leverantörens information inklusive betalningsuppgifter.
Funktioner och hjälpmedel
När det gäller funktionerna i Reda så fungerar detta på samma sätt i de flesta fallen. Men de finns vissa delar som skiljer sig.
Matcha projekt
När man använder E-faktura så kan man (precis som med en vanlig PDF-faktura) matcha projekt per automatik. Skillnaden är att det blir mer exakt när man använder sig av E-faktura. Du aktiverar denna funktionen genom att gå till inställningar ⇒ företag och sedan scrolla ned till Redainställningar och sedan Projekt.
💡 Läs mer om detta i vår hjälpartikel: Automatisk matchning av projekt
Artiklar
Om du har artiklar aktiverat i Reda så kommer dessa att matchas in per automatik på en E-faktura (Enbart för Fortnox).
💡 Läs mer om hur det fungerar i vår hjälpartikel: Artikelkontering
Radtolkning
Vill ni använda radtolkning på en e-faktura så går det hur bra som helst. Det man vinner på med att ha en e-faktura i kombination med radtolkning är att Reda per automatik plockar ut värdena. Allt du behöver göra är att välja ett konto och sedan klicka på den rad som du vill lägga till. Förutsättningarna är dock att det måste finnas ett artikelnummer.
💡 Läs mer om hur radtolkning fungerar i vår hjälpartikel: Radtolkning