La Liste des récurrences regroupe toutes les interventions récurrentes déjà créées. Vous pouvez y rechercher une récurrence, la consulter, modifier ses informations, changer son modèle ou y mettre fin.
Avertissement
Les informations présentées dans cette démonstration sont fournies à titre d'illustration uniquement et ne correspondent pas à des données clients réelles. Tous les noms, valeurs et détails sont fictifs et servent uniquement à présenter les fonctionnalités du produit. Toute ressemblance avec des personnes ou des événements réels serait purement fortuite.
Accéder à la Liste des récurrences
Dans le menu de gauche, ouvrez Opérations → Interventions → Liste des récurrences.
Rechercher et filtrer
Saisissez le nom d'un contact ou les informations d'une piscine dans le champ de recherche en haut à gauche : la liste se filtre au fur et à mesure.
La liste Statut, à côté du champ de recherche, limite l'affichage aux récurrences En cours, Récemment terminé ou Se termine bientôt. La liste Site affiche uniquement les récurrences d'un site.
Colonnes et filtres
Le bouton Colonnes permet de choisir les colonnes affichées. Cochez ou décochez chaque colonne, ou utilisez Afficher/masquer toutes ; Réinitialiser rétablit l'affichage par défaut. Le champ Rechercher du panneau retrouve une colonne par son nom.
Le bouton Filtres, à côté de Colonnes, ajoute des filtres plus précis : choisissez une Colonne, un Opérateur (par exemple =) et saisissez la Valeur. Ajouter un filtre ajoute une ligne de filtre, Tout supprimer les retire toutes. Exporter télécharge la liste affichée, et Filtrer la liste masque ou affiche la zone de recherche et de filtres.
Consulter une récurrence
Cliquez sur une ligne pour afficher ses détails : type d'intervention, modèle de récurrence, heure et adresse de la piscine, ainsi que les coordonnées du contact. Les boutons Modifier la récurrence et Voir toutes les interventions de la série du panneau ouvrent la page de la récurrence.
Dans le panneau Colonnes, vous pouvez aussi afficher les colonnes Modèle de récurrence, Fréquence de récurrence, Date suivante et Date de fin, qui indiquent le rythme, la prochaine intervention prévue et la fin éventuelle de la série. Pour une récurrence saisonnière, la colonne Fréquence de récurrence en hiver donne le rythme de la saison d'hiver.
Terminer une récurrence
À droite de la ligne, deux icônes sont disponibles : le crayon (Modifier) et l'icône rouge Terminer la récurrence.
Cliquer sur Terminer la récurrence ouvre la fenêtre Supprimer la récurrence. Deux possibilités :
supprimer toute la série : cliquez sur Supprimer la récurrence. Toutes les interventions ouvertes de la série sont supprimées ; les interventions facturées ou terminées sont conservées et converties en interventions ponctuelles ;
arrêter la série à une date : activez l'option Date de fin à partir du et choisissez la date. La fenêtre et son bouton deviennent Terminer la récurrence ; les interventions ouvertes postérieures à cette date sont supprimées.
Cliquez sur Annuler pour fermer la fenêtre sans rien modifier.
Modifier une récurrence
Cliquez sur l'icône crayon de la ligne. La page Modifier la récurrence de l'intervention s'ouvre. En haut à droite, Enregistrer valide vos changements, Actions ouvre le menu des opérations sur la série et Retour revient à la liste. Les deux onglets Modifier la série d'interventions et Voir la série d'interventions permettent d'alterner entre les réglages et la liste des interventions de la série.
Le menu Actions propose quatre entrées :
Modifier le modèle de récurrence : change le rythme de la série (voir l'article sur la replanification et le changement de modèle) ;
Modifier le type d'intervention ;
Modifier le profil de service ;
Terminer la récurrence : ouvre la fenêtre décrite plus haut.
Voir la série d'interventions
Cliquez sur l'onglet Voir la série d'interventions pour afficher toutes les interventions de la série. Choisissez la période à afficher avec le sélecteur de dates ; Réinitialiser la plage de dates rétablit la période par défaut.
Le bouton Calendrier bascule de l'affichage Liste à l'affichage Calendrier, et Liste revient à la liste. Pour retourner aux réglages, cliquez sur l'onglet Modifier la série d'interventions.
Modifier les informations de la série
Les changements faits sur cette page s'appliquent à la série. Ils ne sont enregistrés qu'au clic sur Enregistrer en haut à droite de la page ; vous revenez alors à la Liste des récurrences. Seuls le modèle de récurrence (menu Actions) et les notes et pièces jointes sont enregistrés directement depuis leur propre fenêtre.
Dans la carte Modifier la série d'interventions, la liste Technicien permet de réaffecter la série à un autre technicien. Les listes Contact et Site sont également modifiables.
La carte Paramètres de l'intervention regroupe :
Numéro de bon de commande : saisissez la référence de commande du client ;
Saisissez des étiquettes : choisissez une étiquette existante ou saisissez un nouveau texte puis appuyez sur Entrée ;
Notes de l'intervention : des notes à usage interne pour transmettre les détails de l'intervention à votre équipe (3000 caractères au maximum) ;
Étiquette de couleur : choisissez une couleur existante dans la liste, ou cliquez sur Ajouter pour en créer une ;
Message d'e-mail personnalisé : activez l'interrupteur pour rédiger un Objet et un Message personnalisés pour l'envoi de la facture de cette récurrence.
La carte Tâches affiche les tâches de la série. Pour en ajouter une, cliquez sur Ajouter une tâche, saisissez son intitulé dans le champ qui apparaît, cochez si besoin Obligatoire ou Photo obligatoire, puis cliquez sur Enregistrer (ou appuyez sur Entrée). L'icône corbeille retire une tâche, et la poignée à gauche de chaque tâche permet d'en changer l'ordre par glisser-déposer.
Dans la carte Invoice, vous gérez les produits et prestations facturés à chaque intervention de la série. Cliquez sur Ajouter un article, recherchez le produit dans le champ Nom du produit, puis réglez la Quantité, le Prix unitaire et la Remise. L'icône corbeille supprime une ligne.
Notes et pièces jointes
Dans la carte Notes\Pièces jointes, cliquez sur Ajouter une note\pièce jointe. Dans la fenêtre Gestionnaire de notes\pièces jointes, saisissez le texte de la note ou le libellé de la pièce jointe, ajoutez si besoin un fichier (8 Mo au maximum), puis cliquez sur Enregistrer : la note est enregistrée immédiatement. Le champ de recherche de la carte retrouve une note existante.
Récapitulatif
La carte Récapitulatif rappelle le type d'intervention, le montant et le modèle de récurrence de la série. Les cartes Détails de la piscine et Coordonnées du contact, en dessous, présentent les informations de la piscine et du contact.
