Cet article explique comment créer un site, l'attribuer à un utilisateur, savoir à quel site un contact est rattaché, puis modifier ou supprimer un site.
Avertissement
Les informations présentées dans cette démonstration sont fournies à titre d'illustration uniquement et ne correspondent pas à des données clients réelles. Tous les noms, valeurs et détails sont fictifs et servent uniquement à présenter les fonctionnalités du produit. Toute ressemblance avec des personnes ou des événements réels serait purement fortuite.
Créer un site
1. Ouvrez Configuration → Équipe, puis l'onglet Sites, et cliquez sur Ajouter un site en haut à droite.
2. Dans la page Ajouter un site, renseignez les champs Nom, E-mail et Téléphone. Pour l'adresse, utilisez de préférence le champ Rechercher une adresse, qui garantit une localisation précise sur la carte ; les champs Adresse ligne 1, Adresse ligne 2, Code postal, Commune / Ville et Région / Département se remplissent alors automatiquement. Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires.
Activez Utiliser l'e-mail du site comme adresse de réponse pour que les clients répondent directement au site. Sinon, l'adresse de réponse suit les Paramètres généraux de chaque type de document.
3. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page pour créer le site.
Attribuer un site à un utilisateur
Les contacts reçoivent par défaut le site de l'utilisateur qui les crée. Pour attribuer un site à un utilisateur :
Ouvrez Configuration → Équipe, puis l'onglet Utilisateurs, et cliquez sur l'utilisateur concerné.
Dans Détails de l'utilisateur, choisissez le site dans la liste Site, sous le champ E-mail.
Cliquez sur Enregistrer.
Le site d'un contact
Le champ Site figure dans les Coordonnées du contact. Si vous ne choisissez aucun site, le contact est rattaché au site de l'utilisateur qui le crée. Pour un contact importé sans site dans le fichier d'import, le champ reste vide ; c'est alors le site de l'utilisateur qui crée l'intervention ou le devis qui s'applique par défaut.
Modifier un site
Dans l'onglet Sites, cliquez sur l'icône crayon (Modifier) de la colonne Actions, modifiez les informations dans l'onglet Détails de la fiche du site, puis cliquez sur Mettre à jour. L'onglet Journaux affiche l'historique du site. Les nouvelles coordonnées s'appliquent aux documents et aux e-mails générés ensuite ; les documents déjà émis restent inchangés.
Supprimer un site
Un site encore attribué à un utilisateur ne peut pas être supprimé. Attribuez d'abord un autre site à ces utilisateurs, puis procédez comme suit :
Dans l'onglet Sites, cliquez sur l'icône corbeille rouge (Supprimer) de la colonne Actions.
La fenêtre Supprimer le site s'ouvre et rappelle que le site sera supprimé définitivement.
Si l'entreprise a d'autres sites, choisissez dans la liste Réaffecter les enregistrements associés à le site qui reprendra les contacts, interventions, interventions récurrentes, devis, fiches d'intervention, factures, factures groupées et analyses d'eau rattachés au site supprimé. Si vous choisissez Aucun, ces éléments ne sont plus rattachés à aucun site.
Cliquez sur Supprimer le site pour confirmer.
Les PDF déjà générés (factures, devis, analyses d'eau) conservent les coordonnées qu'ils affichaient. Seuls les documents et e-mails créés ensuite tiennent compte du changement.
Pour aller plus loin
Pour choisir le site d'une intervention, d'un devis ou d'une analyse d'eau, consultez l'article « Utiliser les sites sur les interventions, les devis et les factures ».