Si vous disposez déjà d'un fichier de contacts, l'outil d'import de Fluidra Pro Services est le moyen le plus rapide de les ajouter à votre compte. Il permet d'importer des contacts seuls, ou des contacts avec leurs piscines, qui sont alors créées et liées en une seule opération.
Accéder aux modèles
Rendez-vous dans Opérations → Contacts → Importer. La page Importer des clients propose deux onglets : Contacts et Clients + Piscines.
Choisissez Contacts pour importer uniquement des contacts, ou Clients + Piscines pour créer des piscines en même temps que les contacts et les relier entre eux.
Pour partir d'un fichier modèle, cliquez sur le lien Besoin d'aide ?, puis sur le lien de téléchargement du modèle affiché dans le message d'aide qui s'ouvre. Le fichier téléchargé est un classeur Excel (.xlsx) qui contient les colonnes attendues, une ligne d'exemple et une feuille d'aide indiquant les valeurs autorisées pour les colonnes à choix limité. Le modèle de l'onglet Contacts et celui de l'onglet Clients + Piscines sont différents : téléchargez celui qui correspond à votre import.
Importer des contacts uniquement
1. Dans Opérations → Contacts → Importer, ouvrez l'onglet Contacts et téléchargez le modèle comme indiqué ci-dessus.
2. Renseignez le fichier. Les colonnes du modèle sont les suivantes :
ID du client : laissez cette colonne vide pour créer de nouveaux contacts. Pour mettre à jour un contact existant, indiquez son identifiant actuel dans Fluidra Pro Services : la fiche est alors mise à jour au lieu d'être créée en double. Un identifiant qui n'existe pas dans votre compte crée un nouveau contact.
Prénom et Nom : le prénom et le nom du contact.
Type de client : Particulier ou Entreprise.
Nom de la société : obligatoire lorsque le type de client est Entreprise.
Nom du client : facultatif, vous pouvez laisser cette colonne vide.
E-mail : l'adresse e-mail du contact.
E-mails en copie : des adresses supplémentaires pour ce contact. Séparez-les par une virgule.
Téléphone fixe et Téléphone mobile : un numéro par colonne. Vous pourrez ajouter d'autres numéros ensuite depuis la fiche du contact.
Adresse du client ligne 1 : l'adresse postale du contact.
Adresse du client ligne 2 : un complément d'adresse, par exemple un bâtiment ou un repère. Vous pouvez laisser cette colonne vide si l'adresse est complète sur la première ligne.
Ville du client, Région du client et Code postal du client : la commune, la région ou la province, et le code postal de l'adresse.
Préférence de facturation : E-mail, Ne pas envoyer ou Impression.
ID du magasin du client : laissez cette colonne vide si vous n'utilisez pas de sites.
ID de la catégorie de client : si vous classez vos contacts par catégorie, saisissez ici l'identifiant de la catégorie.
ID des conditions de paiement du client : l'identifiant de la condition de règlement applicable à ce contact.
Notes du client : les notes internes du contact.
Champ personnalisé client 1 à 4 : quatre colonnes libres prévues dans le modèle.
Les colonnes Prénom, Type de client, Adresse du client ligne 1, Ville du client, Région du client, Code postal du client et Préférence de facturation sont obligatoires.
3. Cliquez sur Cliquez ici pour téléverser, ou glissez-déposez votre fichier dans la zone prévue. Les formats CSV et XLSX (Excel) sont acceptés, avec une taille maximale de 5 Mo par fichier.
4. Une fois le fichier téléversé, Fluidra Pro Services associe automatiquement les colonnes de votre fichier à ses propres champs. Vérifiez chaque correspondance, modifiez celles qui ne conviennent pas ou ignorez les colonnes inutiles. Lorsque toutes les colonnes sont associées, le message Tout correspond ! s'affiche.
5. Cliquez sur Continuer en bas à droite. S'il reste des colonnes non associées, le bouton s'intitule Continuer quand même.
6. Les données sont d'abord vérifiées, puis importées. Selon le volume, l'opération peut prendre quelques minutes. Une fois l'import terminé, le message Contacts importés avec succès ! s'affiche et vous êtes redirigé vers la liste des clients. En cas d'erreur, le message Échec de l'import s'affiche avec le détail des lignes à corriger.
Importer des contacts et des piscines
1. Dans Opérations → Contacts → Importer, ouvrez l'onglet Clients + Piscines et téléchargez le modèle correspondant.
2. Renseignez le fichier. Il reprend toutes les colonnes de l'import de contacts décrites ci-dessus, auxquelles s'ajoutent les colonnes suivantes pour les piscines :
Type de relation : le lien entre le contact et la piscine. Valeurs autorisées : Propriétaire, Locataire, Agent ou Autres. La valeur Agent correspond à la relation Agent/Syndic affichée sur la fiche.
ID de la piscine : un numéro qui identifie la piscine dans votre fichier, par exemple 1, 2, 3.
Type de piscine : Piscine, Spa ou Spa de nage.
Désinfectant : le désinfectant utilisé par la piscine. S'il y en a plusieurs, séparez-les par un point-virgule.
Classification : Résidentielle ou Commerciale.
Type de revêtement : l'un des types de revêtement configurés dans votre compte.
Niveau du sol : Hors sol ou Enterrée.
Emplacement : Intérieur ou Extérieur.
Volume : le volume de la piscine en litres.
Nom : le nom de la piscine. Dans ce modèle, la première colonne Nom correspond au nom du contact et la seconde au nom de la piscine.
Réducteur de pH : pH liquide ou pH solide.
Notes de la piscine : les notes sur la piscine.
Clés : les informations d'accès à la piscine, par exemple les numéros de clés ou les codes.
Filtre : le filtre utilisé par la piscine.
Adresse de la piscine ligne 1 et ligne 2, Ville de la piscine, Région de la piscine et Code postal de la piscine : l'adresse de la piscine.
Construite par : l'entreprise qui a construit la piscine (facultatif).
Date de construction : la date de construction de la piscine (facultatif), au format du modèle, par exemple 2020-01-15.
Champ personnalisé piscine 1 à 4 : quatre colonnes libres prévues dans le modèle.
Dans cet import, les colonnes ID du client et ID de la piscine sont obligatoires sur chaque ligne. Elles servent uniquement à relier les lignes de votre fichier entre elles : chaque ID du client crée un nouveau contact et chaque ID de la piscine une nouvelle piscine, même si ces numéros existent déjà dans votre compte. Pour lier plusieurs piscines à un même contact, répétez le même ID du client sur plusieurs lignes avec un ID de la piscine différent. Cet import ne met donc pas à jour les contacts ni les piscines existants.
3. Téléversez le fichier, vérifiez la correspondance des colonnes et cliquez sur Continuer, comme pour l'import de contacts. Les formats CSV et XLSX sont acceptés, avec une taille maximale de 5 Mo.
4. Une fois l'import terminé, le message Contacts et piscines importés avec succès ! s'affiche et vous êtes redirigé vers la liste des clients.
Vérifier l'import
Ouvrez la liste des clients (Opérations → Contacts → Contacts) et la liste des piscines (Opérations → Piscines → Piscines) pour contrôler les données importées. Vérifiez que tous les champs sont renseignés comme prévu et qu'aucune information importante ne manque ou n'a été associée à la mauvaise colonne.