Cet article explique comment créer un contact, quelles informations renseigner lors de la création et comment mettre à jour un contact existant.
Avertissement
Les informations présentées dans cette démonstration sont fournies à titre d'illustration uniquement et ne correspondent pas à des données clients réelles. Tous les noms, valeurs et détails sont fictifs et servent uniquement à présenter les fonctionnalités du produit. Toute ressemblance avec des personnes ou des événements réels serait purement fortuite.
Où créer un nouveau contact ?
Vous pouvez créer un contact de plusieurs façons :
1. Depuis le bloc Commencer de la page Vue d'ensemble, en cliquant sur Nouveau contact.
2. Depuis l'icône Ajouter (+) en haut à droite de chaque page, en cliquant sur Nouveau contact.
3. Depuis la liste des clients (Opérations → Contacts → Contacts), en cliquant sur le bouton Nouveau client en haut à droite.
4. Depuis la page Importer des clients (Opérations → Contacts → Importer), pour créer plusieurs contacts en une seule fois à partir d'un fichier CSV ou XLSX. L'onglet Clients + Piscines permet d'importer les contacts et leurs piscines en même temps.
Créer un nouveau contact
La page Nouveau client s'ouvre sur la section Coordonnées du contact.
Activez l'option Créer une nouvelle piscine à cette adresse, en haut de la section, si vous souhaitez créer en même temps une piscine à l'adresse du contact.
Choisissez ensuite le type de contact : Particulier pour un propriétaire de piscine, Entreprise pour une société. Pour une entreprise, un champ obligatoire Nom de la société apparaît, et le prénom d'une personne de contact reste à renseigner.
Les champs suivants sont disponibles :
Catégorie : la catégorie du contact, définie dans Configuration.
Secteur : le secteur géographique auquel le contact est rattaché.
Site : le site qui gère ce contact.
Groupe tarifaire : le groupe tarifaire appliqué aux devis et factures du contact.
Prénom, Deuxième prénom et Nom : le prénom est obligatoire.
Ajouter un numéro de téléphone : vous pouvez enregistrer plusieurs numéros pour un même contact.
E-mail : l'adresse à laquelle les devis, les factures, les bons d'intervention et les analyses d'eau sont envoyés par défaut. Le champ Saisissez les e-mails en copie, juste en dessous, permet d'ajouter des destinataires en copie. Appuyez sur Entrée après chaque adresse.
Pour l'adresse, utilisez le champ Rechercher une adresse plutôt que la saisie manuelle : les champs se remplissent automatiquement et la localisation sur la carte est plus précise, comme l'indique le message sous le champ. Si vous avez activé l'option Créer une nouvelle piscine à cette adresse, cette adresse est reprise pour la piscine.
Le champ Condition de règlement est obligatoire et propose par défaut la condition standard de votre entreprise. Choisissez une autre condition dans la liste si ce contact a des modalités de règlement différentes.
Préférence de réception des factures : choisissez E-mail pour un envoi automatique par e-mail, Impression si le contact souhaite une version papier, ou Ne pas envoyer pour qu'aucune facture ne parte automatiquement.
Suivi des analyses d'eau (Rappel) : cochez E-mail pour que le contact reçoive des rappels d'analyse d'eau par e-mail.
Facturation de plusieurs BL/Interventions : activez cette option si vous avez convenu avec le contact de regrouper plusieurs interventions sur une même facture.
Hors taxes : activez cette option si le contact doit être facturé hors taxes.
Les Notes du contact sont internes et ne sont pas communiquées au client. Le technicien les voit dans l'application mobile, ce qui permet par exemple d'indiquer qu'un client souhaite être appelé avant l'arrivée. Le champ Saisissez des étiquettes permet d'ajouter des étiquettes pour classer et filtrer vos contacts.
Dans la section Piscines liées, cliquez sur Créer une piscine pour en ajouter une nouvelle, ou utilisez le champ Rechercher des piscines pour lier une piscine déjà enregistrée.
La section Contact rattaché permet, via le champ Rechercher des contacts, de lier ce contact à un autre contact existant, par exemple un syndic ou une agence qui gère la piscine.
Cliquez sur Créer en haut à droite de la page pour enregistrer le contact.
Fiche du contact
Pour ouvrir la fiche d'un contact, cliquez sur son nom dans la Liste des clients. Les onglets en haut de la page regroupent toutes les informations qui le concernent.
Détails : les coordonnées du contact et les sections décrites ci-dessous.
Interventions : toutes les interventions passées et à venir, avec leur statut.
Devis : les devis émis pour ce contact, avec leur statut.
Factures : les factures du contact, avec leur détail et leur statut.
Notifications : les e-mails envoyés au contact.
Logs : l'historique des modifications apportées au contact.
Mettre à jour un contact
Dans l'onglet Détails, modifiez directement les champs de la section Coordonnées du contact, puis cliquez sur Mettre à jour en haut à droite de la page pour enregistrer les changements.
La section Piscines liées liste les piscines du contact. La colonne Relation précise le lien entre le contact et la piscine (Propriétaire, Locataire, Agent/Syndic ou Autres). L'icône crayon ouvre la fiche de la piscine et l'icône de lien barré retire la piscine du contact sans la supprimer.
La section Notes\Pièces jointes permet, avec le bouton Ajouter une note\pièce jointe, d'enregistrer des notes et des pièces jointes sur le contact, puis de les retrouver grâce au champ de recherche.
La section Gestion des données contient le bouton Exporter, qui télécharge les informations du contact, et le bouton Supprimer le contact, qui supprime définitivement ses coordonnées.