Schön, dass du da bist!

Für den Start musst du nicht jede Funktion von Freudio kennen oder sofort alle Einstellungen konfigurieren. Wenn du die folgenden Schritte einmal durchgehst, hast du die wichtigsten Grundlagen eingerichtet und kannst direkt mit deinem Praxisalltag starten.

Das Grundprinzip ist dabei einfach:

Dienstleistungen anlegen → Klient:in erfassen → Sitzungen im Kalender führen → abrechnen.

Wenn dein Kalender gut geführt ist, werden deine noch offenen Einheiten automatisch für die Abrechnung berücksichtigt. So kannst du beispielsweise am Monatsende mit wenigen Klicks alle noch nicht abgerechneten Sitzungen einer Klient gesammelt verrechnen.

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Wie Freudio ideal genutzt wird“.

Lege zuerst deine Dienstleistungen an, zum Beispiel:

Bei jeder Dienstleistung kannst du unter anderem Bezeichnung, Dauer und Preis festlegen.

Die Dienstleistungen bilden später die Grundlage für deine:

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Dienstleistungen“.

Lege anschließend deine ersten Klient:in an und hinterlege die wichtigsten Stammdaten.

Dazu können beispielsweise gehören:

Weitere Informationen wie Diagnosen, Medikation oder Kontakte kannst du ebenfalls direkt bei der jeweiligen Klient:in verwalten.

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Klient:in bearbeiten“.

Wenn du bereits ein anderes System verwendet hast, musst du deine bestehenden Klient nicht unbedingt manuell übertragen.

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Klient:innen importieren“.

Für TheraPsy gibt es zusätzlich die Möglichkeit, bestehende Kurzdokumentationen zu übernehmen.

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Kurzdokumentation der Klient aus TheraPsy importieren“.

Freudio funktioniert hauptsächlich über den Kalender und die darin erstellten Einheiten.

Erstelle daher als Nächstes deine erste Sitzung.

Dabei kannst du unter anderem:

Wenn du Sitzungen angelegt hast, kannst du den Abrechnungsprozess ausprobieren.

Während des Test-Rechnungs-Modus erhalten deine Test-Rechnungen eine Rechnungsnummer mit TESTRN und sind nicht für den Versand an Klient gedacht.

Beim Beenden des Test-Rechnungs-Modus werden diese Test-Rechnungen gelöscht und du kannst mit deiner regulären Rechnungsnummerierung starten.

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Test-Rechnungs-Modus“.

Bevor du deine ersten echten Rechnungen ausstellst, empfehlen wir dir, deine Rechnungseinstellungen einmal zu kontrollieren.

Dort kannst du unter anderem:

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Rechnungsvorlagen / Rechnungsdesign“.

➡️ Informationen zur Darstellung von Diagnosen findest du unter „Diagnoseformat auf Rechnungen einstellen“.

Wenn du diese Schritte erledigt hast, kannst du Freudio bereits im normalen Praxisalltag verwenden.

Die wichtigste Routine ist anschließend:

Termine als Einheiten im Kalender führen → Dokumentation ergänzen → offene Einheiten regelmäßig abrechnen.

Wenn du beispielsweise vier Sitzungen mit einer Klient:in innerhalb eines Monats hattest, werden diese bei der Abrechnung gemeinsam angezeigt und können gesammelt auf einer Rechnung verrechnet werden.

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Sammelrechnungen erstellen“.

Die folgenden Funktionen brauchst du nicht unbedingt für den ersten Start. Es lohnt sich aber, jene Bereiche einzurichten, die zu deiner Praxis passen.

Wenn du bereits Apple Kalender, Google Kalender oder einen anderen externen Kalender verwendest, kannst du diesen mit Freudio verbinden.

Damit behältst du deine Termine auch außerhalb von Freudio im Blick.

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Externen Kalender verbinden“.

Für Apple findest du eine eigene Anleitung unter „iCloud Kalender verbinden“.

Wenn du Online-Sitzungen anbietest, kannst du direkt beim Erstellen einer Einheit die Option „Online Meeting erstellen“ aktivieren.

Der dazugehörige Link kann automatisch mit der Termineinladung versendet oder von dir manuell kopiert und weitergegeben werden.

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Online-Meeting erstellen“.

Bei jeder Einheit kannst du individuell entscheiden, ob deine Klient eine Termineinladung per E-Mail erhalten soll.

Die Einladung enthält zusätzlich eine .ics-Datei, mit der der Termin in gängige Kalender übernommen werden kann. Bei Online-Sitzungen wird außerdem der Meeting-Link mitgesendet.

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Termineinladungen versenden“.

Nicht jede Sitzung muss über Freudio verrechnet werden.

Das ist beispielsweise relevant bei:

Dafür kannst du eine eigene Dienstleistung erstellen und die Option „Diese Leistung abrechnen“ deaktivieren.

Die Einheit bleibt dadurch im Kalender und kann dokumentiert werden, erscheint aber nicht in der Abrechnung.

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Einheiten/Dienstleistungen ohne Abrechnung verwenden“.

Für „Gesund aus der Krise“ empfehlen wir eine nicht abrechenbare Dienstleistung.

Die erhaltenen Zahlungen kannst du anschließend als Sonstige Einnahmen in der Buchhaltung erfassen.

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Gesund aus der Krise in Freudio verwalten“.

➡️ Zur Erfassung der Zahlung: „Sonstige Einnahmen hinzufügen“.

Je nach Tätigkeit können unterschiedliche Steuersätze oder Steuerbefreiungen relevant sein.

Prüfe daher vor deinen ersten echten Rechnungen, welche Einstellung für deine Tätigkeit verwendet werden soll.

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Steuersätze & Steuerbefreiungesten“.

Wenn Klient bei dir bar oder mit Karte bezahlen, kannst du dies direkt bei der Abrechnung erfassen.

Je nach Art und Höhe deiner Barumsätze kann zusätzlich das Thema Registrierkasse für dich relevant sein.

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Barzahlung erfassen“.

➡️ Informationen zur Registrierkasse findest du im Artikel „Die Freudio-Registrierkasse“.

Benötigt eine Klient eine Bestätigung über absolvierte Stunden, kannst du direkt aus den Klient eine Zeitbestätigung erstellen.

Du kannst dafür die gewünschten Einheiten auswählen und die Bestätigung anschließend als PDF herunterladen oder per E-Mail versenden.

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Zeitbestätigungen erstellen“.

Du kannst die Dokumentation einer Klient jederzeit als PDF oder CSV exportieren.

Das kann beispielsweise hilfreich sein:

Beim PDF-Export erhältst du pro ausgewählter Einheit eine eigene Seite.

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Dokumentation exportieren“.

Wenn du für Klient eine bestimmte Anzahl an bewilligten oder verfügbaren Stunden mitverfolgen möchtest, kannst du dafür Kontingente verwenden.

Das eignet sich beispielsweise für Krankenkassenstunden oder andere begrenzte Stundenpakete.

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Kontingente und Stundenzähler verwenden“.

Wenn du Freudio beispielsweise in Situationen verwendest, in denen andere Personen deinen Bildschirm sehen könnten, kannst du den Anonym-Modus aktivieren.

Dadurch werden sensible Klient in der Oberfläche ausgeblendet.

➡️ Mehr dazu erfährst du im Artikel „Anonym-Modus“.

Du musst nicht alle Funktionen von Beginn an verwenden. Richte zuerst die Bereiche ein, die du für deinen Praxisalltag tatsächlich brauchst, und erweitere deine Nutzung von Freudio nach und nach.

Wenn du bei einer Einstellung unsicher bist oder Unterstützung beim Start brauchst, erreichst du uns jederzeit über den Chat in Freudio oder per E-Mail an support@freudio.com.