Was ist eine Registrierkasse?
Eine Registrierkasse ist ein elektronisches Kassensystem, dass Belege bei "Barzahlung" (dies inkludiert sowohl tatsächliche Barzahlungen als auch alle Zahlungen vor Ort, zum Beispiel Kartenzahlungen) digital signiert. Diese Signatur erscheint auf einem Beleg in der Form eines QR Codes, der vom Finanzamt gescannt werden kann, um zu Prüfen, ob eine Barzahlung ordnungsgemäß erfasst wurde.
Wann brauche ich eine Registrierkasse?
In Österreich gilt die Registrierkassenpflicht für Unternehmen ab einem Jahresumsatz von 15.000€ und einem Barumsatz von 7.500€ (wko).
Wie funktioniert die Registrierkasse in freudio?
Für dich als Therapeut:in ganz unkompliziert: Wenn du deine Registrierkasse in freudio aktivierst, wird sowohl beim Erstellen einer bereits bezahlten Rechnung als auch beim Bezahlen einer bereits bestehenden Rechnung im Hintergrund ein Beleg erstellt, mit deiner Registrierkasse signiert und gemeinsam mit der Rechnung an die Klient:in verschickt. Dies geschickt ganz automatisch, für dich entsteht dabei keine zusätzliche Arbeit.
Dem Finanzamt müssen außerdem Monats- und Jahresschlussbelege übermittelt werden. Während du dies bei den meisten anderen Registrierkassensystemen manuell erledigen musst, erstellt und übermittelt freudio diese Belege im Hintergrund automatisch.
Wann kann ich meine Registrierkasse wechseln?
Falls du bereits eine Registrierkasse nutzt, kannst du grundsätzlich jederzeit auf die freudio Registrierkasse wechseln. Es gibt hierzu keine rechtlichen Vorgaben.
Wir empfehlen dir aber, vor einem geplanten Wechsel kurze Rücksprache mit deiner Steuerberater:in zu halten, damit deine Buchhaltung sicher nicht durcheinander kommt.
Wie viel kostet die Registrierkasse in freudio?
Die Registrierkasse in freudio kostet dich 12,50€ (zzgl. USt.) pro Monat oder 149€ pro Jahr (zzgl. USt.). Du kannst sie jederzeit dazubuchen, melde dich dazu gerne an bei einer Ansprechperson bei freudio.
Super, wie aktiviere ich also meine Registrierkasse?
Das Aktivieren der Registrierkasse klappt online in freudio in wenigen Minuten mit nur drei Schritten:
1. Einstieg in FinanzOnline: Im ersten Schritt musst du kurz klären, ob die Funktion "Registrierkassen-Webbenutzer" in deinem FinanzOnline Account bereits aktiv ist. Diese wird benötigt, um freudio mit FinanzOnline zu verbinden. Standardmäßig ist diese Funktion für Unternehmer:innen deaktiviert, die in die Kleinunternehmerregelung fallen, also keine Umsatzsteuer zahlen. Überprüfen kannst du das, in dem du in FinanzOnline unter "Eingaben" > "Registrierkassen" nachsiehst, ob ganz unten auf der Seite nach der Überschrift "Belegprüfung" die Überschrift "Benutzeranlage" sichtbar ist.
Ist diese Sektion sichtbar, ist die Funktion aktiviert und du kannst direkt bei Schritt 2 mit deiner Aktivierung fortfahren. Ist die Funktion nicht sichtbar, kannst du sie mit einem Anruf bei der FinanzOnline Hotline freischalten lassen. Hier findest du unter "Verwendung des Webservice zur Registrierkassenanmeldung auf FinanzOnline" eine kurze Erklärung der WKO dazu: link zur WKO.
Es kann sein, dass diese Funktion auch bei einer bereits vorhandenen Registrierkasse nicht verfügbar ist. Viele ältere System verwenden sie noch nicht.
2. Anlegen eines Benutzers für freudio
Ist die Funktion für Registrierkassen Webbenutzer in FinanzOnline freigeschalten, musst du einen solchen Benutzer für freudio Anlegen. Dies machst du, indem du in FinanzOnline in der Seite "Registrierkassen" auf den Punkt "Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice" klickst. Dort kannst du einen Benutzernamen und ein Passwort für freudio eingeben. Wähle einen beliebigen Namen und ein beliebiges Passwort, diese Daten sind unabhängig von deinem Freudio- und deinem FinanzOnline Account. Schreibe sie dir aber unbedingt auf, du benötigst sie gleich, um die Registrierkasse in freudio zu aktivieren!
Wenn du den Webbenutzer erfolgreich angelegt hast, erscheint ein grünes Bestätigungsfeld, das auch die Zeile "Teilnehmeridentifikation" enthält. Schreibe dir diese ebenfalls auf, in Kombination mit dem soeben gewählten Nutzernamen und Passwort ermöglicht sie das Verbinden von freudio zu deinem FinanzOnline Account.
3. Registrierkasse in freudio aktivieren
Um die Registrierkasse jetzt zu aktivieren, navigiere in die Einstellungen und hier auf "Registrierkasse". Du solltest jetzt die Überschrift "Registrierkasse erstellen" mit einigen Eingabefeldern sehen. Überprüfe, ob die Unternehmensdaten stimmen und hinterlege deine Steuernummer und gegebenenfalls deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Wenn du den Punkt "Registrierkasse" in dein Einstellungen nicht findest, wurde die Funktion noch nicht freigeschalten. Melde dich bei einer Ansprechperson im freudio-Team, wir erledigen das gerne für dich
Wenn du auf "Speichern" klickst, solltest du nach deinen Zugangsdaten für FinanzOnline gefragt werden. Dies sind nicht deine eigentlichen FinanzOnline Benutzername und Passwort, sondern deine im vorherigen Schritt aufgeschriebene Teilnehmer-Identifikation, der neu erstellte Benutzername und das dazugehörige Passwort.
Gib deine Daten hier ein und Klicke auf "Registrierkasse in FinanzOnline anmelden". Während der kurzen Ladezeit wird deine Registrierkasse im Hintergrund bei FinanzOnline aktiviert und ist ab diesem Zeitpunkt aktiv.
Fertig - Du solltest nun die nachfolgenden Einstellungen rund um deine aktive Registrierkasse sehen. Wie oben erklärt, werden Belege für Barzahlungen ab jetzt automatisch digital signiert.
Im Falle einer Prüfung kannst du hier den gewünschten Nullbeleg sowie einen eventuellen DEP-Export unkompliziert erstellen und dem Finanzprüfer zeigen. Viel Spaß mit deiner Registrierkasse!