Om gebruik te kunnen maken van de Vertuoza-stock, moet men een eerste inventarisatie uitvoeren om deze overeen te laten komen met de fysieke stock. Hiervoor moeten bepaalde elementen al aanwezig zijn in uw Vertuoza.
Voorbereiden van de materialen die in Vertuoza worden beheerd
De materialen in de stock moeten eerst bestaan in het Onderdelen-gedeelte van uw prijsbibliotheek en op een bepaalde manier geconfigureerd zijn.
Als de onderdelen al aanwezig zijn in de bibliotheek:
Ga naar de Onderdelen-pagina in Vertuoza
Exporteer de lijst met onderdelen via de knop Acties > Exporteren
Vul het bestand aan van kolom I (Stock Y/N) tot kolom M (Maximale hoeveelheid)
In kolom I: geef Y aan op de regels van materialen die in stock worden beheerd. Men kan vervolgens filteren op deze regels of de andere regels in het bestand verwijderen.
In kolom J: geef aan op welke locatie in de stock het benodigde materiaal zal worden opgeslagen. Deze locaties worden vervolgens aangemaakt in Vertuoza tijdens de import. Men kan tot drie niveaus van locaties hebben, bijvoorbeeld magazijnen op niveau 1, gangpaden op niveau 2 en secties op niveau 3. Om aan te geven dat een benodigd materiaal zich bevindt in magazijn A, Gangpad 5, Sectie B, schrijf bijvoorbeeld: Magazijn 1 | Gangpad 5 | Sectie B. Het is niet verplicht om meerdere niveaus van locaties te hebben; men kan eenvoudig verschillende niveau 1's hebben, zoals Magazijn, Werkplaats, Bestelwagen, Garage...
In kolom K (niet verplicht): geef de streepjescode van het product aan als men die heeft. Dit stelt men in staat om een barcodescanner te gebruiken tijdens inventarisaties om tijd te besparen en de referentie sneller te vinden.
Kolom L en M: geef de minimum- en maximumhoeveelheden aan die in stock moeten zijn voor dit materiaal. De minimumhoeveelheid kan automatisch een bestelling genereren wanneer deze wordt onderschreden (indien ingeschakeld, zie Voorkeuren stock), de maximale hoeveelheid is ter informatie.
Sla het bestand op in Excel-formaat
Ga terug naar de Onderdelen-pagina in Vertuoza
Importeer het bestand via de knop Acties > Importeren
De onderdelen die zijn aangevuld/gewijzigd, worden bijgewerkt in Vertuoza.
Als men begint met de Vertuoza-prijsbibliotheek en nog geen onderdelen heeft
Men kan ofwel een lijst met onderdelen importeren, of ze handmatig aanmaken (zie het artikel over onderdelen).
Als de onderdelen worden geïmporteerd, vul dan dezelfde informatie in als hierboven aangegeven (kolommen A tot M van het meegeleverde importsjabloon).
Als men de onderdelen handmatig maakt:
Ga eerst naar Instellingen > Stock > Voorkeur en stel uw locatieniveaus in (bijv. Niveau 1: Magazijn, Niveau 2: Gangpaden, Niveau 3: Sectie)
Ga naar Instellingen > Stock > Locatie en maak de locaties van de Stock aan (BIJVOORBEELD: Magazijn Brussel, Magazijn Parijs, Magazijn Brussel > Gangpad 5…)
Nu kan men de onderdelen aanmaken die in stock worden beheerd!
Bij het aanmaken ervan, vink "Beheerd in stock" aan, selecteer de locatie waar dit materiaal wordt opgeborgen, en geef de minimum- en maximumhoeveelheden aan die in stock moeten zijn voor dit materiaal. De minimumhoeveelheid kan automatisch een bestelling genereren wanneer deze wordt onderschreden (indien ingeschakeld, zie Voorkeuren stock), de maximale hoeveelheid is ter informatie.
TIP: Geef vanaf het begin de belangrijkste leverancier aan voor elk onderdeel, dit maakt het genereren van bestellingen en het verzenden ervan naar de leverancier met slechts een paar klikken mogelijk.
Het eerste inventaris maken om de stock aan te vullen
Gefeliciteerd, u heeft de materialen gedefinieerd die u bij jullie kunnen opslaan en alle nodige informatie verstrekt. Nu kan men een eerste inventaris maken om aan te geven welke hoeveelheid van elk benodigde materiaal momenteel in de stock aanwezig is.
Bereid het bestand voor op inventarisimport
Deze inventarisatie wordt ook uitgevoerd via een bestandsimport. Voor de volgende inventarisaties kan men deze direct vanuit Vertuoza uitvoeren (zie het artikel Inventaris).
Ga terug naar de Onderdelen-pagina van de Prijsbibliotheek en exporteer opnieuw de lijst
Filter de lijst om alleen de onderdelen te hebben die in stock worden beheerd
Voeg een kolom Hoeveelheid toe
Geef voor elk onderdeel de huidige hoeveelheid in uw stock aan
Verwijder alle kolommen behalve IDENTIFIANT_FOURNITURE (= Materiaal), IDENTIFIANT_EMPLACEMENT (= Locatie), QUANTITE (= Hoeveelheid). Deze drie kolommen moeten volledig zijn ingevuld.
Sla het bestand op in .csvformaat
Importeer uw stockinventaris in Vertuoza
Alles is klaar, nu hoeft men alleen nog het bestand te importeren om de stock in Vertuoza aan te vullen en het te gaan gebruiken.
Ga naar Stock > Inventarissen
Klik op Inventaris maken
Kies het type inventaris: Via import, en maak het dan aan
U wordt doorgestuurd naar de detailpagina van de inventaris.
Klik bovenaan op Inventaris importeren
Selecteer het .csvbestand
Controleer en pas de hoeveelheden indien nodig aan
Als alles in orde is: Inventaris sluiten
Nu komt uw Vertuoza-stock overeen met uw werkelijke stock! U kunt nu een stockbestelling plaatsen, een uitgiftebon genereren of retourbon voor een project, een overdrachtsbon maken om materialen van de ene locatie naar de andere te verplaatsen, uw stock bekijken en lopende bewegingen bekijken, of opnieuw een inventaris maken.