La fonctionnalité « Déclarer une mission » vous permet d’enregistrer directement dans Hublo une mission déjà réalisée ou à venir, afin qu’elle soit prise en compte dans la paie, sans publier préalablement une offre auprès de votre réseau.

Voici les étapes à suivre pour déclarer une mission pour la paie.

📌 Comment procéder ?

1. Accédez au formulaire de déclaration

Rendez-vous dans la rubrique « Missions ».
Cliquez sur « Créer une mission ».
Si vous disposez des permissions permettant à la fois de publier et de déclarer une mission, sélectionnez « Déclarer une mission ».
Si vous disposez uniquement de la permission permettant de déclarer une mission, vous accédez directement au formulaire de déclaration.

2. Renseignez les informations de la mission

Complétez les informations demandées :

Établissement et service : sélectionnez le lieu de la mission.
Date et horaires : renseignez la date de début, la date de fin ainsi que les heures de début et de fin.
Métier(s) et compétences : sélectionnez jusqu’à 5 métiers ainsi que les compétences associées. Au moins un métier doit obligatoirement être renseigné.
Motif de remplacement : sélectionnez le motif correspondant, par exemple un congé, une maladie ou une formation.
Personne remplacée : renseignez la personne remplacée, si nécessaire. Cette information est facultative.
Détails de la mission : ajoutez des informations complémentaires si nécessaire. Ce champ est facultatif.

3. Sélectionnez le type de remplaçant et le candidat

👉 Pour un « Remplaçant de mon réseau »

Saisissez le nom du soignant dans le champ de recherche.
Sélectionnez le candidat parmi les profils proposés :
- Salarié ;
- Vacataire ;
- Pool interne ;
- Pool Hublo.
Hublo vérifie automatiquement son éligibilité à la mission, notamment selon ses métiers, ses compétences, ses autorisations de service et son temps de travail.

👉 Pour une « Agence »

Si cette option est activée :

Sélectionnez l’agence dans la liste.
Renseignez manuellement le prénom et le nom de l’intérimaire.
L’agence est automatiquement informée par e-mail.

👉 Pour un « Pool de suppléance »

Si cette option est activée :

Renseignez manuellement le nom du soignant du Pool de suppléance.
Aucun compte Hublo n’est créé pour ce type de remplaçant.

4. Vérifiez et déclarez la mission

Cliquez sur « Voir l’aperçu » en bas du formulaire.
Vérifiez l’ensemble des informations affichées dans le récapitulatif.
Si vous devez effectuer une correction, cliquez sur « Étape précédente ».
Cliquez sur « Déclarer la mission » pour finaliser.
Un message de confirmation s’affiche avec l’identifiant de la mission créée.
Cliquez sur « Voir la mission » pour accéder à son détail ou sur « Voir les missions » pour revenir à la liste.

⚠️ Points de vigilance

Je n’ai renseigné aucun métier : au moins un métier doit être sélectionné pour pouvoir déclarer la mission.
Je souhaite déclarer une mission à un intérimaire : si vous sélectionnez « Agence », vous devez obligatoirement choisir une agence et renseigner le prénom et le nom de l’intérimaire.
Le soignant sélectionné n’est pas éligible : un message vous indique la raison de son inéligibilité. Il peut notamment avoir été retiré de votre réseau, ne pas être autorisé à travailler dans le service, avoir désactivé le service ou votre établissement, ne pas disposer des métiers ou compétences requis, ne pas être rattaché au pôle sélectionné ou dépasser son temps de travail autorisé.
Je rencontre une erreur technique : fermez le message d’erreur, patientez quelques instants puis réessayez.

💡 Bon à savoir

Missions passées et futures : vous pouvez déclarer des missions déjà réalisées comme des missions à venir, selon votre permission.
Pool de suppléance et intérim : les soignants du Pool de suppléance et les intérimaires ne reçoivent pas de notification Hublo lors de la déclaration.
Agence : lorsqu’une mission est déclarée à un intérimaire, l’agence sélectionnée reçoit automatiquement un e-mail contenant les détails de la mission.
Sélection des remplaçants : les soignants retirés, refusés ou en attente n’apparaissent pas dans la liste de sélection.
Éligibilité : Hublo vérifie en temps réel si le soignant sélectionné peut réaliser la mission selon les différents critères.
Métiers : vous pouvez associer jusqu’à 5 métiers à une même mission si nécessaire.

🆘 Le problème persiste ?

Si malgré ces vérifications, vous rencontrez toujours des difficultés pour déclarer une mission pour la paie, contactez le support Hublo à contact@hublo.com en précisant :

Le nom de votre établissement.
La mission concernée.
Le nom du soignant concerné, si nécessaire.
Le type de remplaçant sélectionné.
Le message d’erreur rencontré, le cas échéant.
Une capture d’écran, si possible.

À bientôt sur Hublo !

Comment déclarer une mission afin qu’elle soit prise en compte dans la paie ?