La biblioteca de e-coordina te permite compartir documentos (normativas, instrucciones, planes de prevención, etc.) con las empresas contratistas que trabajan en tus centros. A continuación te explicamos cómo subir un documento nuevo y configurar su visibilidad.
Subir un nuevo documento a la biblioteca
Accede al menú "Documentación" > "Biblioteca".
Pulsa el botón "Nuevo" en la parte inferior izquierda.
En la pantalla que se abre, cumplimenta los siguientes campos:
Archivo: haz clic en "Examinar" para seleccionar el archivo desde tu equipo.
Descripción: escribe una descripción clara del documento (por ejemplo: "Plan de emergencia Centro Madrid" o "Normativa interna de acceso").
Permisos — Centros: selecciona a qué centros de trabajo aplica el documento. Puedes elegir uno, varios o todos. Por defecto aparece marcada la opción "Todos los centros". Desmárcala si el documento no aplica a todos.
Permisos — Empresa: deja marcadas todas las empresas si quieres que el documento sea visible para todas las empresas activas en los centros seleccionados. Si solo aplica a algunas, desmarca las que no correspondan.
Pulsa "Aceptar" para guardar el documento en la biblioteca.
ℹ️ Ten en cuenta: una vez subido, el documento estará disponible de forma inmediata para las empresas que tengan los permisos configurados. Podrán verlo y descargarlo desde su apartado de Biblioteca.
Descarga obligatoria (opcional)
Si quieres asegurarte de que las empresas contratistas descarguen el documento antes de poder continuar operando, marca el check "Descarga obligatoria" al subir el archivo.
Al activar esta opción, el sistema registrará el evento como "descargado" para cada empresa, dejando constancia de quién y cuándo se descargó el documento.
⚠️ Importante: para que la descarga obligatoria funcione correctamente con los usuarios externos (empresas contratistas), es necesario que esta opción esté habilitada en el rol correspondiente. Sigue los pasos de la siguiente sección para configurarlo.
Configurar la descarga obligatoria en el rol externo
Accede al menú "Administración" > "Roles".
Busca el rol "Usuario externo".
Haz clic con el botón derecho sobre él y selecciona "Modificar".
Dentro del apartado "Biblioteca", marca el check "Descarga obligatoria".
Pulsa "Aceptar" para guardar los cambios.
ℹ️ Ten en cuenta: esta configuración se realiza una sola vez. Una vez activada, todos los documentos que marques como "Descarga obligatoria" funcionarán correctamente para los usuarios con ese rol.
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