Wat is een elektronische handtekening?
De elektronische handtekening van offertes is een oplossing die wordt aangeboden door de uitgever Yousign. Het stelt u in staat om uw offertes digitaal te verzenden en klanten in staat te stellen direct online te ondertekenen. Deze elektronische handtekeningen hebben wettelijke waarde (eIDAS-regelgeving) en binden de ondertekenaar.
Hoe kunt u offertes online laten ondertekenen in Vertuoza?
Voorbereiden van de e-mailtemplate
Om de offerte online te kunnen bekijken, moet [LINK_DEVIS] aanwezig zijn in de body van de e-mail die vanuit Vertuoza wordt verzonden. Hiermee wordt een link gegenereerd om de offerte in de browser te openen.
Bijvoorbeeld:
Beste [CIVILITE_CLIENT] [NOM_CLIENT] ,
Zie hierbij de gevraagde offerte.
Als u vragen heeft, neem dan contact op met uw beheerder [NOM_GESTIONNAIRE] op het volgende adres: [MAIL_GESTIONNAIRE].
U kunt deze offerte bekijken en ondertekenen via deze link: [LINK_DEVIS]
Bedankt & een fijne dag, Met vriendelijke groet,
Voorbereiden van de offertetemplate
Om de elektronische handtekening te laten werken, mag het documenttemplate slechts één handtekeningzone bevatten (zie het artikel Aangepaste documenten)
Activeren van de elektronische handtekening
Op het moment van het verzenden van de e-mail vanuit Vertuoza, vinkt u de optie elektronische handtekening bovenaan de pagina aan.
Als dit de eerste keer is, moet u credits voor handtekeningen kopen. 1 credit = 1 verzonden e-mail
Indicatieve tarieven:
# Zendingen met elektronische handtekening | Prijs per handtekening | Totale prijs |
5 | 2.2 € | 11 € |
10 | 2.1 € | 21 € |
20 | 2.0 € | 40 € |
50 | 1.9 € | 95 € |
100 | 1.7 € | 170 € |
Als u al credits heeft gekocht, kunt u de e-mail rechtstreeks verzenden totdat uw credits op zijn.
TIP: Zelfs zonder elektronische handtekening stelt de metagegevens LINK_DEVIS u in staat een melding te ontvangen in uw Vertuoza-omgeving wanneer uw klant op de link klikt en het document bekijkt.
Waarom offertes online laten ondertekenen in Vertuoza?
Zonder elektronische handtekening moet de klant de offerte afdrukken, ondertekenen, scannen en terugsturen: dit kost tijd
OF
De klant antwoordt per e-mail, de e-mail moet worden opgeslagen en gekoppeld aan de offerte als bewijs (niet wettelijk bij geschillen)
15% van de dienstverleners vindt het ondertekende contract niet meer terug 15 dagen na ondertekening
Bij een geschil kunnen handgeschreven of elektronische handtekeningen ter discussie worden gesteld
In het geval van een verrekening, als u wacht op de ondertekende terugkeer van de klant, vertraagt dit het begin van aanvullende werkzaamheden
In welke gevallen moet u een offerte sturen zonder de optie voor elektronische handtekening?
Als u er zeker van bent dat de offerte deze keer niet wordt geaccepteerd: presentatie van varianten, lopende onderhandelingen, eerste reactie op een aanbesteding...
Stuur een offerte met handtekening, want u bent er zeker van dat deze wordt ondertekend om het project te valideren!
TIP: Bereid een e-mailtemplate voor voor dit gebruik:
Beste [CIVILITE_CLIENT] [NOM_CLIENT] ,
Zoals afgesproken, hierbij de samen met u goedgekeurde offerte ter ondertekening en start van het project: [LINK_DEVIS]
Als u vragen heeft, neem dan contact op met uw beheerder [NOM_GESTIONNAIRE] op het volgende adres: [MAIL_GESTIONNAIRE].
Bedankt & een fijne dag, Met vriendelijke groet,
eIDAS-regelgeving: Wat is het?
De eIDAS-regelgeving stelt de regels vast voor het gebruik en de wettelijke erkenning van de diensten voor de afgifte van certificaten voor elektronische handtekeningen van de lidstaten van de Europese Unie. Een vertrouwensdienstverlener moet in overeenstemming zijn met deze regelgeving.
De Europese Commissie identificeert en lijst per land de gekwalificeerde vertrouwensdienstverleners op het hele Europese grondgebied.
De eIDAS-regelgeving legt ook het beginsel van non-discriminatie vast. De wettelijke aanvaardbaarheid van een handtekening kan daarom niet worden geweigerd omdat deze in elektronisch formaat is. Elke elektronische handtekening heeft dus bewijskracht binnen de Europese Unie.