Offertes zijn de eerste stap in het beheer van werven vanuit Vertuoza. Ze kunnen regel voor regel worden gemaakt vanuit een vrije post, door werkzaamheden of onderdelen uit uw prijsbibliotheek op te halen, of door een Excel-bestand te importeren.
Navigeren in het scherm:
De algemene werking en navigatie zijn vergelijkbaar met andere Vertuoza-schermen:
Een zoekgebied.
Filters die kunnen worden toegepast.
De tabel met de informatie.
De actieknoppen aan de uiterste rechterkant van de tabel (plaats uw cursor op elke knop om de betekenis ervan te kennen).
De knop "Nieuw" om een nieuw element aan te maken.
Een offerte maken
Om een nieuwe offerte aan te maken, gaat u naar het linkermenu > Offertes > Offerte
Vanuit de knop Nieuw aan de rechterkant, kunt u ervoor kiezen om een nieuwe offerte in Vertuoza te maken of te importeren vanuit een Excel-bestand (als de optie is ingeschakeld in Instellingen > Eigenschappen > Offerte en Verrekeningen > Import Excel). De Excel-import betreft alleen de regels van de offerteposten, de algemene informatie en wettelijke vermeldingen moeten worden ingevoerd in Vertuoza.
Zie Hoe importeer ik een offerte vanuit een Excel-bestand (link)
Structuur van een offerte
Offertes in Vertuoza zijn gestructureerd in drie/vier delen:
Offerte-informatie: klant, contactgegevens, betalingsvoorwaarden en -methoden... De beschikbare velden zijn afhankelijk van wat er is geconfigureerd in Instellingen > Algemeen > Weergavevoorkeuren
Zie Algemene informatie van de offerte (link)
Invoeren van de offerte: de regels van de offerte. Ze kunnen van 5 soorten zijn (voor PRO en PRO+), of van 9 soorten vanaf het Expert-pakket: Titel, ondertitel, tekst, vrije post, werkzaamheden (uit de bibliotheek), materialen (uit de bibliotheek), apparatuur (uit de bibliotheek), werkuren (uit de bibliotheek), onderaannemer (uit de bibliotheek). Voor meer informatie, zie hieronder Hoe voer ik de regels van een offerte in? (link anker)
Samenvattende tabel van de marges (vanaf het Expert-pakket): Berekening van de voorziene marge die u op deze werf zal maken op basis van de onderdelen die gebruikt worden uit uw prijsbibliotheek. Bijvoorbeeld, u verkoopt voor 500€ aan arbeid waarvan de aankoopprijs u 250€ kost: u zou 100% marge moeten maken. Let op, u moet een aankoopprijs aangeven in al uw onderdelen voor een coherent resultaat.
Extra informatie: opmerking, aanvullende bijlagen...
De regels van een offerte invoeren
Om u te helpen met het maken van uw offertes, zijn deze gestructureerd in verschillende kolommen, waarvan sommige moeten worden geactiveerd in Instellingen > Algemeen > Weergavevoorkeuren
Het selectievakje aan het begin van de regel maakt het mogelijk om meerdere regels te selecteren om ze in bulk te verwijderen, te kopiëren (in deze offerte of een andere), of om ze als optie te zetten (de gedefinieerde prijs zal dan niet in het totaal verschijnen)
Type wordt gebruikt om het gewenste regeltype te selecteren:
Titel: Op een gekleurde achtergrond, neemt het totaal van de regels eronder op, maakt het mogelijk om de offerte te structureren
Ondertitel: Idem als titel maar voor het geval er ook subsecties nodig zijn
Tekst: Maakt het mogelijk om een vrije tekstregel toe te voegen zonder dat deze aan een prijs is gekoppeld
Vrije post: Maakt het mogelijk om een post in de offerte te maken, de hoeveelheden, de eenheid, de prijs te beheren...
Werkzaamheden (vanaf Expert): Ga een werkzaamheid ophalen uit uw prijsbibliotheek (link)
Materialen, apparatuur, werkuren, onderaannemers (vanaf Expert): Ga een onderdeel ophalen uit uw prijsbibliotheek
Artikel (indien geactiveerd) wordt gebruikt om de regels van de offerte te nummeren
Categorie maakt het mogelijk om de werkzaamheden of onderdelen in de bibliotheek te filteren om ze aan de offerte toe te voegen
Beschrijving van de post
Hoeveelheid verkocht
Eenheid van de post
Eenheidsprijs (EP)
Totale prijs
BTW per regel (indien geactiveerd)
Opties van de regels van de offerte
Aan het einde van de lijn maakt het plusje het mogelijk om een nieuwe lijn aan de offerte toe te voegen en de prullenbak om deze te verwijderen.
De "Drie kleine puntjes" maken het mogelijk om toegang te krijgen tot acties op elke regel van de offerte:
Bewerk het detail van de vrije post: ga de prijs aanpassen door te spelen met de aankoopprijs en de marge of door deze te berekenen op basis van de onderdelen van de bibliotheek (vanaf Expert)
Opslaan in de bibliotheek: sla de post op als een eenvoudig werk in de bibliotheek om deze te kunnen hergebruiken op toekomstige offertes
Opmerking: voeg een opmerking toe aan de post. Deze kan al dan niet zichtbaar zijn op het uiteindelijke document afhankelijk van het gekozen offertesjabloon (link)
Korting: Voeg een korting toe aan de post. De korting zal zichtbaar zijn op het einddocument.
Geavanceerde hoeveelheid: Maakt een nauwkeuriger berekening van de hoeveelheid van de post mogelijk op basis van de metingen. Bijvoorbeeld: 10mc van de goot voor de voorgevel + 5mc voor de oostgevel + 3mc veiligheid = 18mc verkochte goot. Deze geavanceerde hoeveelheid kan al dan niet zichtbaar zijn op het einddocument afhankelijk van het gekozen offertesjabloon (link)
Zet een optie op of haal een optie van de post
Verbind een foto met de post
Link naar een werkzaamheid: in het geval van een Excel-import, link een vrije post aan een werkzaamheid van de bibliotheek om uw reeds gekende tarieven op te halen
Kopieer of plak de lijn
Een offerte sturen en beheren
Eens de offerte is opgeslagen, zijn er verschillende opties beschikbaar. Ga terug naar het lijstoverzicht van het menu Offertes. Uw offertes kunnen verschillende statussen hebben:
Ontwerp: de offerte is nog niet verzonden
Te versturen: de offerte is opgeslagen, maar nog niet verzonden naar de klant vanuit Vertuoza
Verzonden: de offerte is verzonden maar nog niet aanvaard door de klant
Tijdens deze drie statussen is de offerte nog volledig bewerkbaar.
Lopende werf: de offerte is aanvaard door de klant en omgezet in werk
Geweigerd: de offerte is geweigerd door de klant, hij verdwijnt uit de lijst die standaard gefilterd is op de lopende en aanvaarde offertes, maar bestaat nog steeds in Vertuoza
Zoals in elk lijstoverzicht, kunt u vervolgens de offerte beheren via de actieknoppen aan het einde van de lijn: Verzenden, Afwijzen, Valideer, Bestanden, Kopieren...
Zie ook:
Structuur van de software
Een e-mail verzenden vanuit Vertuoza