Pour pouvoir utiliser le stock Vertuoza, il faut faire un premier inventaire pour le faire correspondre à votre stock physique. Pour cela, certains éléments doivent déjà être en place dans votre Vertuoza.
Préparer les fournitures qui seront gérées en stock dans Vertuoza
Les fournitures présentes dans le stock doivent d’abord exister dans la partie Composants de votre bibliothèque de prix et être configurées d’une certaine manière.
Si les composants sont déjà présents dans la bibliothèque :
Aller sur la page Composants dans Vertuoza
Exporter la liste de composants via le bouton Actions > Exporter
Compléter le fichier de la colonne I (Stock Y/N) à la colonne M (Quantité max)
Dans la colonne I : indiquer Y sur les lignes de fournitures qui seront gérées en stock. Vous pouvez ensuite filtrer sur ces lignes ou supprimer les autres dans le fichier
Dans la colonne K : Indiquer à quel emplacement du stock sera rangée la fourniture. Ces emplacements seront ensuite créés dans Vertuoza lors de l’import. Vous pouvez avoir jusqu’à trois niveaux d’emplacement, par exemple des entrepôts en niveau 1, des allées en niveau 2 et des sections en niveau 3. Pour indiquer qu’une fourniture se trouve dans l’entrepôt A, Allée 5, Section B, écrire : Entrepôt 1 | Allée 5 | Section B. Il n’est pas obligatoire d’avoir plusieurs niveaux d’emplacement, vous pouvez simplement avoir différents niveau 1, par exemple : Entrepôt, Atelier, Camionnette, Garage…
Dans la colonne K (non obligatoire) : Indiquer le code barre du produit si vous l’avez, cela vous permettra de vous servir d’une douchette de scan lors des inventaires pour gagner du temps et retrouver plus vite la référence
Colonne L et M : Indiquer les quantités minimum et maximum qui doivent être en stock pour cette fourniture. La quantité minimum pourra permettre de générer automatiquement un bon de commande quand on passe en dessous (si activé, voir Préférences du stock), la quantité max est pour information
Enregistrer le fichier au format Excel
Retourner sur la page Composants dans Vertuoza
Importer le fichier via le bouton Actions > Importer
Les composants qui ont été complétés/modifiés seront mis à jour dans Vertuoza.
Si vous commencez avec la bibliothèque de prix Vertuoza et n’avez pas encore de composants
Vous pouvez soit importer une liste de composants, soit les créer à la main (voir l’article sur les composants)
Si les composants sont importés, remplir les mêmes informations qu’indiqués plus haut (colonnes A à M du template d’import fourni).
Si vous créez les composants à la main :
Aller d’abord dans Paramètres > Stock > Préférence et définissez vos niveaux d’emplacements (Ex : Niveau 1 : Entrepôt, Niveau 2 : Allées, Niveau 3 : Section)
Aller dans paramètres > Stock > Emplacement et créer les emplacements du stock (EX : Entrepôt Bruxelles, Entrepôt Paris, Entrepôt Bruxelles > Allée 5…)
Vous pouvez désormais créer vos composants qui seront gérés en stock !
Lors de leur création, cocher “Géré en stock”, sélectionner l’emplacement où cette fourniture se range, et les quantités minimum et maximum qui doivent être en stock pour cette fourniture. La quantité minimum pourra permettre de générer automatiquement un bon de commande quand on passe en dessous (si activé, voir Préférences du stock), la quantité max est pour information.
ASTUCE : Indiquez dès le début le fournisseur principal pour chaque composant, cela permettra de générer des bons de commandes et de les envoyer au fournisseur en quelques clics.
Faire son premier inventaire pour remplir son stock
Bravo, vous avez défini les fournitures qui peuvent être stockées chez vous et renseigné toutes les informations nécessaires. Vous allez désormais pourvoir faire un premier inventaire pour indiquer quelle quantité de chaque fourniture se trouve actuellement dans votre stock.
Préparer le fichier pour l’import d’inventaire
Cet inventaire se fera également via un import de fichier. Pour les suivants, vous pourrez les faire directement depuis Vertuoza (voir l’article Inventaire).
Retourner sur la page Composants de la Bibliothèque de prix et exporter de nouveau la liste
Filtrer la liste pour n’avoir que les composants gérés en stock
Ajouter une colonne Quantité
Indiquer pour chaque composant la quantité actuellement présente dans votre stock
Supprimer toutes les colonnes sauf IDENTIFIANT_FOURNITURE, IDENTIFIANT_EMPLACEMENT, QUANTITE. Les trois colonnes doivent être complètes.
Enregistrer le fichier au format .csv
Importer son inventaire de stock dans Vertuoza
Tout est prêt, il ne reste plus qu’à importer le fichier pour remplir le stock dans Vertuoza et commencer à l’utiliser.
Aller sur Stock > Inventaires
Cliquer sur Créer un inventaire
Choisir Type d’inventaire : Par importation, puis Créer
Vous êtes redirigé sur la page de détail de l’inventaire.
Cliquer en haut sur Importer un inventaire
Sélectionner le fichier .csv
Vérifier et ajuster les quantités si nécessaire
Quand tout est ok : Clôturer l’inventaire
Voilà, votre stock Vertuoza correspond à votre stock réel ! Vous pouvez désormais passer une commande de stock, générer un bon de sortie ou de retour pour chantier, faire un bon de transfert pour déplacer des fournitures d’un emplacement à un autre, visualiser votre stock et les mouvement en cours, ou refaire un inventaire.