Et dokument i tracezilla er en PDF, som dannes ud fra en ordre, en levering, en faktura eller en rammeaftale — for eksempel en følgeseddel, en faktura eller en transportbooking. Dokumentet henter data fra det, det dannes ud fra, og kan sendes til din partner på mail.
Hvilke dokumenter kan du oprette
Hvilke dokumenter du kan danne, afhænger af, hvor i systemet du er. Det samme type dokument kan derfor optræde flere steder i tracezilla og have forskellig funktion.
På en indkøbsordre
Købsbekræftelse
Debetnota
Anmodning om tilbud — kan kun dannes, når ordren har status tilbud
Følgeseddel (ordre) — indeholder også servicelinjer og priser
Proformafaktura
Labels
På en salgsordre
Salgsbekræftelse
Salgstilbud — kan kun dannes, når ordren har status tilbud
Følgeseddel (ordre) — indeholder også servicelinjer og priser
Udleveringsseddel
Ordre proformafaktura — dannes uden valg af varepartier
Proformafaktura — dannes via Opret faktura og Opret først som kladde
Faktura — dannes via Opret faktura
Labels
På en returordre (salg)
Returordre
Følgeseddel (ordre)
Proformafaktura
Labels
Kreditnota
På en returordre (indkøb)
Debetnota (indkøb)
Følgeseddel (ordre)
Udleveringsseddel
Proformafaktura
Labels
På en produktionsordre
Produktionsordredokument
Følgeseddel (ordre)
Udleveringsseddel
Proformafaktura — indeholder kostpriser og bruges for eksempel til indfortoldning
Labels
Plukkeliste. Findes under Vælg vareparti.
På en lagerordre
Lagerordre
Følgeseddel
Udleveringsseddel
Proformafaktura — indeholder kostpriser og bruges for eksempel til indfortoldning
På en levering
Følgeseddel (levering)
Plukkeliste
Udleveringsseddel
Transportbooking, almindelig
Transportbooking, frost
CMR
GS1 pallelabels
Sådan opretter du et dokument fra en levering
Gå til din levering
Gå til fanen Dokumenter i nederste del af skærmen.
Klik på knappen Opret ud for det dokument, du vil danne.
Vælg i dialogboksen, om dokumentet skal indeholde et spor — Certifikat, Leverandørs lot-nummer, Pallenummer, Containernummer eller Andet.
Klik på PDF i højre side af linjen for at se dokumentet.
Du kan vælge, hvilke spor der skal fremgå af dine dokumenter som standard, i dine virksomhedsindstillinger.
På fakturasiden
Proformafaktura
På rammeaftaler
Rammeaftale (salg)
Rammeaftale (indkøb)
På et vareparti
Labels
Sådan opretter du et dokument fra en ordre
Gå til din ordre: indkøbsordre, produktionsordre, lagerordre eller salgsordre.
Gå til fanen Dokumenter i nederste del af skærmen.
Klik på knappen Opret ud for det dokument, du vil danne.
Klik på PDF i højre side af linjen for at se dokumentet.
Ordrebekræftelsen kan altid dannes. De øvrige dokumenter kræver, at bestemte handlinger er foretaget på ordren — se afsnittet om, hvorfor et dokument ikke kan dannes.
Hvorfor kan jeg ikke se det dokument, jeg skal bruge
Nogle dokumenter kan først dannes, når ordren er nået et bestemt sted hen.
Mangler et dokument på fanen Dokumenter, er det næsten altid en af disse årsager.
Følgeseddel på en udgående ordre — salgsordre, forbrugte varer på en produktionsordre eller flyttede varer på en lagerordre — kræver, at du har valgt varepartier.
Følgeseddel på en indgående ordre — indkøbsordre, producerede varer på en produktionsordre eller genererede varer på en lagerordre — kræver, at ordren er bekræftet, og at varernes forsyningsstatus er bekræftet.
Plukkeliste på en produktionsordre kræver, at varepartierne er valgt.
Ordrebekræftelsen har ingen forudsætninger og kan altid dannes.
Nye versioner af et dokument
Vil du danne dokumentet igen senere, klik blot på Opret endnu en gang. Der dannes et nyt dokument med de seneste opdateringer, og det får status Gyldig.
Den gamle version bliver ikke slettet. Den bliver stående på listen med status Overskrevet, så du altid kan se, hvad du tidligere har sendt.
Sådan tilpasser du, hvad der står på dokumenterne
Der er fire steder at ændre indholdet, og de ligger ikke samme sted.
Virksomhedens navn, adresse, CVR-nummer og logo hentes fra din egen partnerprofil, ikke fra virksomhedsindstillingerne. Bankoplysninger ligger derimod under Generelle indstillinger i sektionen Dokumenter og skabeloner. Se ændring af virksomhedsnavn og relaterede oplysninger.
Hvilke oplysninger der vises på dokumenterne styres under Generelle indstillinger i sektionen Dokumenter og skabeloner i dine virksomhedsindstillinger.
Teksterne på dokumenterne — dokumentets titel, betingelser i bunden, emnefelt og meddelelse i e-mails — ændres under Oversættelser. Se oversættelse af dokumenter for fremgangsmåden, og standardtekster til dine dokumenter og e-mails for de kodestrenge, der automatisk henter oplysninger ind i teksten.
En QR-kode i bunden af dokumentet sættes op under Oversættelser og kræver, at partnerens lokation har en hjemmesideadresse. Se QR-koder på dokumenter.
Afsendelse af dokumenter med email.
Inde på partnersiden er det muligt at skabe kontakter, der skal modtage dokumenterne. Hvis du oprettet en kontakt og krydser af, hvilke dokumenter denne person skal modtage, vil kontakten automatisk blive indsat som modtager på mailen.
Afsendelse af egne dokumenter med email.
Det er muligt at vedhæfte dokumenter på sin partnerside, som man gerne vil have bliver vedhæftet mails. Eksempelvis kan en logistikguide eller virksomhedens vilkår sendes med følgesedler eller fakuraer.
