Damit deine Buchhaltung und Steuererklärungen reibungslos funktionieren, ist eine klare Zusammenarbeit zwischen dir und uns als Steuerkanzlei wichtig. Wir möchten dir so viel Arbeit wie möglich abnehmen – es gibt jedoch ein paar wenige To-dos, bei denen wir auf deine Mithilfe angewiesen sind.
Wichtig: Alle Aufgaben, die du als Kund*in erledigen musst, findest du in der smarta Web-App. Dort kannst du Belege hochladen, deine Steuerdaten erfassen und jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen.
Überblick: Deine To-dos im Jahresverlauf
Rhythmus | Aufgabe | Wer macht’s? |
Laufend | Belege hochladen | Du |
| Transaktionen prüfen & kategorisieren | smarta |
| Umsatzsteuer-Voranmeldungen einreichen | smarta |
| Fragen zu speziellen Fällen klären (z. B. PKW) | Du + smarta |
Einmal im Jahr | Fragebogen zur Steuererklärung ausfüllen | Du |
| Steuererklärungen erstellen & einreichen | smarta (nach Freigabe von dir) |
Laufende Buchhaltung - Deine Aufgaben
Für die laufende Buchhaltung ist deine Hauptaufgabe, Belege zu den Transaktionen hochladen.
Hinweis: Du musst nichts kategorisieren – das übernehmen wir für dich.
Deine Aufgaben rundum Belege – das musst du beachten
Damit wir deine Buchhaltung korrekt und GoBD-konform bearbeiten können, ist es wichtig, dass du uns alle relevanten Belege vollständig und rechtzeitig zur Verfügung stellst.
Diese Vorgaben beruhen auf den GoBD – also gesetzlichen Anforderungen zur ordnungsmäßigen Buchführung. Wir haben uns das also nicht selbst ausgedacht – sondern setzen um, was das Finanzamt im Falle einer Prüfung verlangt.
Folgende Grundsätze gelten:
Einnahmen: Für jede Einnahme benötigen wir einen Beleg – ohne Ausnahme.
Betriebsausgaben: Für fast alle Ausgaben ist ein Beleg notwendig. Grundsatz: Ohne Beleg keine Betriebsausgabe.
Ausnahme: Bei wiederkehrenden Zahlungen wie Abos oder laufenden Verträgen (z. B. Softwarelizenzen) reicht ein einmaliger Beleg, solange sich nichts ändert. Falls sich der Rechnungssteller, Betrag oder Steuersatz ändert, brauchen wir die neue Rechnung.
Beleg verloren? Du kannst in diesem Fall einen Eigenbeleg erstellen. Eine passende Vorlage findest du hier: [Belege für Betriebseinnahmen und -ausgaben].
Privates bleibt privat: Für private Ausgaben oder Einnahmen benötigen wir keine Belege. Bitte kategorisiere solche Transaktionen in der Web-App als "Privatausgabe" oder "Privateinnahme".
GoBD: Warum du zur Aufbewahrung verpflichtet bist
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) gelten für alle Unternehmer:innen – also auch für dich. Dabei spielt es keine Rolle, ob du bilanzierungspflichtig bist oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) machst.
Wichtig: Auch wenn du mit smarta zusammenarbeitest, bleibt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bei dir. Das heißt: Du musst sicherstellen, dass alle steuerrelevanten Belege nachvollziehbar, vollständig, korrekt und unveränderbar aufbewahrt werden – und zwar über den gesamten Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (i. d. R. 10 Jahre).
Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob du die Belege digital oder in Papierform erhältst. Nur so kann das Finanzamt deine Buchhaltung im Fall einer Prüfung anerkennen.
Themen für den Direktkontakt
Diese Vorgänge müssen wir steuerlich gesondert berücksichtigen:
Anschaffung eines PKWs:
Wenn du dir erstmalig oder erneut einen PKW anschaffst, dann informiere uns bitte direkt, da die steuerliche Behandlung komplex ist. Bitte buche in diesem Fall auch einen Beratungstermin. Wenn wir von Anfang an alles korrekt einpflegen, spart das viel Zeit und Rückfragen von Seiten des Finanzamtes.
Mehr Informationen: PKW ins Betriebsvermögen – ja oder nein?
Was wir für dich übernehmen
Belege prüfen
Transaktionen korrekt kategorisieren
Umsatzsteuervoranmeldungen fristgerecht einreichen
wenn notwendig: Zusammenfassende Meldungen fristgerecht übermitteln, einreichen
Informationen zu Fristen: Zahlungsfristen beim Finanzamt
Verarbeitungsstatus erkennen
Du erkennst eine von uns verarbeitete Transaktion am kleinen Haken („✔“) in der Buchhaltungsansicht.
Hinweis: Du kannst Belege nur hochladen, solange die Transaktion noch nicht von uns verifiziert ist. Sobald du das grüne Häkchen siehst, sind keine Änderungen mehr möglich.
Steuererklärungen
Deine Aufgaben: Fragebögen beantworten
Melde dich in der smarta Web-App an
Gehe zu "Steuerberatung" > "Jahresabschluss"
Beantworte die Fragen zu:
deiner Buchhaltung
deiner betrieblichen Steuererklärung
deiner privaten Steuererklärung
Bestätige die Vollständigkeit deiner Daten: Zur Anleitung
Sobald du alles erledigt hast, übernehmen wir.
Hinweis: Wir bearbeiten die Erklärungen in der Reihenfolge, in der die Daten bei uns eingehen. Je früher du alles einreichst, desto schneller sind wir dran.
Steuererklärung erledigt – das ist jetzt zu tun
Du bekommst ein Anschreiben per E-Mail mit allen Informationen zur Steuererklärung. Dort findest du auch den Link zur Freigabe.
Wichtige Anmerkungen:
Wir dürfen deine Erklärung erst nach deiner Freigabe ans Finanzamt übermitteln.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Steuererklärung freigeben
Bei Fragen: Buche dir einen Termin mit dem Tax Expert – Link findest du ebenfalls im Anschreiben.
Nach der Freigabe übermitteln wir die Erklärungen ans Finanzamt.
Sobald die Steuerbescheide eingehen, senden wir sie dir per E-Mail zu. Mit dem Eingang des Einkommensteuerbescheids ist der Prozess für das jeweilige Jahr abgeschlossen.
Du brauchst Unterstützung?
Für unsere Mandant*innen:
Schreib uns jederzeit an kontakt-team@smarta-steuern.de oder buche dir hier ein Beratungsgespräch – wir sind für dich da!
Kein Mandant*in bei smarta? Kein Problem!
Buche dir hier einen Termin für unser umfassendes Gründungspaket oder ein Beratungsgespräch, wenn du nur Fragen zu einzelnen Themen hast.
Weitere Fragen:
Kontaktiere uns per E-Mail, wenn du mehr zu unseren Beratungsleistungen oder anderen Anliegen erfahren möchtest.