Wie dein PKW als Betriebsausgaben geltend gemacht werden kann, hängt davon ab, ob man es dem Privatvermögen oder dem Betriebsvermögen zuordnet.

Um den Umfang der betrieblichen Nutzung grundsätzlich einmal festzustellen, empfehlen wir dir für einen Zeitraum von drei Monaten Buch über all deine Fahrten zu führen. Diese Aufzeichnungen können formlos erfolgen und sind dann auch über den Zeitraum von drei Monaten hinaus für dich gültig. Nur wenn sich etwas Wesentliches ändert, etwa im Fall eines Fahrzeugwechsels, solltest du diese Aufzeichnungen erneut vornehmen.

Nutzt du deinen Pkw zu weniger als 10 % betrieblich, kannst du die tatsächlich anfallenden Kosten für deinen Pkw leider nicht als Betriebsausgabe geltend machen. In diesem Fall hast du aber immerhin die Möglichkeit, deine tatsächlichen gefahrenen Strecken mit einer Pauschale von 30 Cent pro Kilometer als Betriebsausgabe anzusetzen. Weitere Informationen dazu findest du hier.

Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb mit deinem privaten Pkw können in Höhe von 0,30 € pro gefahrenen Kilometer der einfachen Entfernung bzw. mit 0,35 € ab dem 21. Kilometer als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Mit der Kilometerpauschalen sind alle Kosten des PKW, wie Benzin, Kfz-Steuer, Versicherung und Wartung abgegolten. Weitere Informationen findest du hier.

Bei einer betrieblichen Pkw-Nutzung zwischen 10% und 50% kannst du entscheiden, ob du den Pkw im Privatvermögen oder im Betriebsvermögen halten möchtest. Im Betriebsvermögen kannst du alle Betriebsausgaben absetzen. Für die Abgrenzung zur privaten Nutzung, muss ein Fahrtenbuch geführt werden Die 1-Prozent-Methode kann nicht angewendet werden.

Wird dein Pkw zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, wird er automatisch dem Betriebsvermögen zugeschrieben. Alle Betriebsausgaben sind grundsätzlich vollständig absetzbar. Für die private Nutzung muss die 1-Prozent-Methode oder alternativ die Fahrtenbuchmethode genutzt werden. Bei einer hohen betrieblichen Nutzung kann sich die Fahrtenbuchmethode als steuerlich vorteilhafter als die 1-Prozent--Methode erweisen. Da sie aber durch das genaue Dokumentieren mehr bürokratischen Aufwand bedeutet, kann auch jederzeit die einfachere 1-Prozent-Methode angewandt werden.

100 % betriebliche Nutzung
Nutzt du deinen Pkw ausschließlich betrieblich, wird er automatisch dem Betriebsvermögen zugeschrieben. Sämtliche Betriebsausgaben für den Pkw kannst du vollständig geltend machen und auch die enthalte Umsatzsteuer in diesen Ausgaben ist als Vorsteuer komplett abziehbar. Eine private Nutzung muss in diesem Fall nicht durchgeführt werden, da eine ausschließlich betriebliche Nutzung vorliegt. 1-Prozent-Methode und Fahrtenbuch sind somit nicht notwendig. Beachte jedoch, dass von einer 100 % betrieblichen Nutzung nur in bestimmten Fällen ausgegangen werden kann. Wie z. B. einem Transporter mit geschlossenem, fensterlosem Laderaum.

Befindet sich dein Pkw im Betriebsvermögen, musst du die (anteilige) private Nutzung deines Pkws versteuern. Dafür kannst du entweder ein Fahrtenbuch führen oder die 1-Prozent-Methode nutzen.

Die 1-Prozent-Methode wird ab einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50 % benutzt. Bei Anwendung dieser Methode werden alle Ausgaben für deinen Pkw als Betriebsausgabe angesetzt.

Im Gegenzug wird die private Nutzung deines Pkws pauschal in Höhe von einem Prozent des Bruttolistenpreises (im Baujahr des Pkw) pro Monat versteuert. Zusätzlich werden die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb mit 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Monat versteuert. Davon können aber pro Arbeitstag 0,30 € pro Kilometer der einfachen Fahrt als Betriebsausgaben angesetzt werden. Ab dem 21. Kilometer beträgt die Entfernungspauschale seit 2021 0,35 € pro Kilometer und wurde durch das Gesetz zur Umsetzung des Klimaschutzprogramms 2030 im Steuerrecht vom 21. Dezember 2019 (BGBl. I Seite 2886) ab 2024 auf 0,38 € erhöht. Diese Anhebung ist bis zum Jahr 2026 befristet.

Diese Methode bietet hauptsächlich den Vorteil der unbürokratischen, pauschalen Berechnung. Insbesondere bei vielen Privatfahrten ist die 1-ProzentMethode unkomplizierter als ein Fahrtenbuch führen zu müssen.
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Mit der Führung eines Fahrtenbuches ermittelst du den genauen Anteil deiner privaten Nutzung des Pkws. Diese Methode kannst du sowohl für deinen Pkw im Privatvermögen als auch im Betriebsvermögen benutzen.

Zunächst muss aus deinem Fahrtenbuch der Anteil all deiner privaten Fahrten errechnet werden. Dieser Privatanteil wird dann mit den entstandenen Gesamtkosten multipliziert und stellt als Ergebnis eine gewinnerhöhende Betriebseinnahme dar.

Der Aufwand, ein Fahrtenbuch zu führen, lohnt sich für gewöhnlich dann wenn du fast ausschließlich betrieblich fährst, dein Pkw bereits abgeschrieben ist oder dein Pkw einen hohen Bruttolistenpreis hat. An die Führung des Fahrtenbuchs werden strenge Anforderungen gestellt. Jeder Eintrag muss folgendes beinhalten:

Hierfür gibt es mittlerweile viele Anbieter elektronischer Fahrtenbücher, die die Daten über eine Smartphone-App mithilfe von GPS erfassen, dokumentieren und verwalten.

Für die private Nutzung von Elektrofahrzeugen im Betriebsvermögen gibt es zusätzliche steuerliche Vorteile. Bei der Berechnung des privaten Nutzungsanteils im Rahmen der 1-Prozent-Methode – die gewinnerhöhend wirkt – braucht nur ein Anteil, nicht der volle Bruttolistenpreis, als Berechnungsgrundlage herangezogen werden.

Einfach gesagt wird aus der 1-Prozent-Methode die 0,1-Prozent Methode (oder 0,5 bei Hybriden), wodurch die Steuerlast geringer ausfällt.

Wird ein Fahrtenbuch geführt, wird dementsprechend also nur die halbe bzw. ein Viertel der Kosten zur Berechnung der privaten Nutzung herangezogen.

Die Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb wird allerdings nicht von der Art des Pkws beeinflusst.

Bei Hybridelektrofahrzeugen kommt es auf das Jahr der Anschaffung und die Größe der verbauten Batterie an, ob Vorteile bei der Berechnung der Privatnutzung entstehen. Mit Einschränkungen ist auch in diesen Fällen eine Ermäßigung ähnlich der bei reinen Elektrofahrzeugen möglich.

Wann Leasingraten direkt als Betriebsausgaben abgezogen werden können, hängt davon ab, ob ein Leasing-PKW beim Leasingnehmer oder beim Leasinggeber als Betriebsvermögen zu aktivieren ist. Dies entscheidet sich regelmäßig nach den Bestimmungen des sogenannten Leasing-Erlasses des Bundesministeriums für Finanzen.

In den meisten Fällen gehört ein geleaster Wagen aber nicht ins Betriebsvermögen des Leasingnehmer, wodurch er auch nicht im Anlagevermögen aufgenommen wird.

Wird der Pkw aber für betriebliche Fahrten genutzt können die Leasingraten als Betriebsausgaben erfasst werden.

Auch bei einem Leasing-PKW muss die 1-Prozent-Methode oder die Fahrtenbuchmethode zur Versteuerung der privaten Nutzung angewandt werden. Dabei gelten auch die Vorteile für Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge.