Für jede betriebliche Einnahme oder Ausgabe gilt eine Nachweispflicht. Wir benötigen für die Buchhaltung den entsprechenden Beleg um die Transaktion richtig kategorisieren zu können.
Generell gilt: Ohne Beleg keine Buchung.
Eine Ausnahme besteht bei wiederkehrenden Betriebsausgaben wie zum Beispiel Telefonkosten.
Wenn du den Originalbeleg zu einer Betriebsausgabe nicht mehr hast, kannst du in diesem Fall einen Eigenbeleg verfassen. Darin sollten die folgenden Daten enthalten sein:
Verkäufer-Anschrift bzw. Anschrift des Dienstleisters und Deine Anschrift
Betrag
Datum des Kaufs bzw. der Leistung
Kaufgegenstand bzw. Beschreibung der Leistung (ggf. mit Mengenangabe)
Grund für den Eigenbeleg (also Verlust des Originalbelegs)
Deine Unterschrift
Der Eigenbeleg muss an die entsprechende Betriebsausgabe in deinem Geschäftskonto hochgeladen werden.
Bitte beachte, dass der Eigenbeleg zwar ausreichend zum Nachweis der Betriebsausgabe ist, jedoch keinen Vorsteuerabzug erlaubt.
Hinweis: Eigenbelege für Kleinbeträge bis zu EUR 250,- (brutto) sind in der Regel unproblematisch. Bei Eigenbelegen für Betriebsausgaben von über EUR 250,- kommt es erfahrungsgemäß zu Rückfragen von Seiten des Finanzamtes.
Hier findest du eine Vorlage für einen Eigenbeleg: