Es kann vorkommen, dass nicht alle Einnahmen oder Ausgaben über dein verknüpftes Bankkonto laufen. Solche Fälle kannst du in der smarta Web-App manuell als externe Transaktion anlegen.
In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du eine externe Transaktion erstellst, speicherst oder löschst – und was passiert, wenn du sie zunächst nur als Entwurf speicherst.
Was ist eine externe Transaktion?
Eine externe Transaktion ist eine betriebliche Einnahme oder Ausgabe, die nicht über dein Bankkonto abgewickelt wurde – zum Beispiel Barzahlungen, private Auslagen oder PayPal-Zahlungen, sofern das Konto nicht mit smarta verknüpft ist.
Du kannst solche Transaktionen manuell in der smarta Web-App erfassen.
Den Button „Externe Transaktion“ findest du in der Buchhaltungsansicht oben rechts.
Wie erstelle ich eine externe Transaktion?
Um eine externe Transaktion anzulegen, gehe bitte wie folgt vor:
1. Klicke in der Buchhaltungsansicht oben rechts auf den Button „Externe Transaktion“.
2. Lade den zugehörigen Beleg hoch – entweder per Drag & Drop oder über den Datei-Auswahldialog (File Picker).
Externe Transaktionen werden immer auf Basis eines Belegs erstellt.
Das System geht davon aus, dass pro Beleg eine eigene externe Transaktion angelegt wird.
3. Fülle die Pflichtfelder in der Eingabemaske aus:
Name
Datum
Betrag
Auswahl: Einnahme oder Ausgabe
4. Klicke auf „Speichern“, um die Transaktion vollständig zu übernehmen.
Hinweis:
Wenn du mehrere Belege gleichzeitig hochlädst, öffnet sich die Eingabemaske nur für den ersten Beleg. Die weiteren Belege werden automatisch als Entwurf unter „Zu erledigen“ angelegt. Mit einem Klick auf das jeweilige To-do öffnet sich die Eingabemaske, sodass du die externe Transaktion vervollständigen kannst.
Wo finde ich meine externen Transaktionen?
Sobald du eine externe Transaktion gespeichert hast, erscheint sie in deiner Buchhaltung.
Du kannst dir alle externen Transaktionen gezielt über den Filter „Externe Transaktion“ anzeigen lassen – sowohl die von dir selbst angelegten als auch die von unserer smarta Steuerberatung erstellten.
Was bedeutet „Zu erledigen – Externe Transaktion“?
Entwürfe & To-dos:
Wenn du eine neue externe Transaktion anlegst, aber nicht auf „Speichern“ klickst, wird sie nicht als Buchung übernommen.
Stattdessen wird sie als Entwurf unter „Zu erledigen“ angezeigt – mit dem Tag „Externe Transaktion“. Das gilt auch, wenn du mehrere Belege gleichzeitig hochlädst: Für den ersten Beleg öffnet sich die Eingabemaske direkt, die weiteren Belege werden automatisch als Entwürfe unter „Zu erledigen“ abgelegt.
Um diese To-dos aus deiner Aufgabenliste zu entfernen, musst du die Transaktionen entweder speichern oder löschen.
Transaktion speichern
So speicherst du eine externe Transaktion vollständig:
Klicke auf die offene Transaktion unter „Zu erledigen“.
Die Detailansicht öffnet sich.
Ergänze alle Pflichtangaben:
Name
Datum
Betrag
Auswahl: Einnahme oder Ausgabe
Klicke auf „Speichern“.
Hinweis:
Die Buchhaltungskategorie ist optional. Wir prüfen und kategorisieren deine Angaben im Rahmen der laufenden Buchhaltung.
Transaktion löschen
Falls du die Transaktion nicht benötigst, kannst du sie löschen:
Öffne die Transaktion.
Klicke unten rechts auf den Button „Transaktion löschen“.
Es öffnet sich ein Bestätigungsfenster.
Klicke auf „Bestätigen“, um den Entwurf endgültig zu entfernen.
Löschen nach Verifizierung
Wenn du externe Transaktionen angelegt hast, dann kannst du sie aus deiner Buchhaltung so lange selbst löschen, bis sie von unserem Team geprüft und verifiziert wurden. Eine verifizierte Transaktion erkennst du am grünen Häkchen-Symbol in der Transaktionsübersicht.
Sobald eine Transaktion verifiziert ist, ist das Löschen nicht mehr möglich.
Hinweis:
Wenn du dennoch eine verifizierte Transaktion entfernen möchtest, kontaktiere uns bitte. Wir übernehme das gerne für dich.
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