Su Sibill puoi emettere una fattura scegliendo tra due modalità principali:
Creazione di una fattura attraverso la compilazione dei campi
Compili i dati direttamente nella schermata di fatturazione. È la modalità più usata e quella che ti consigliamo se Sibill è il tuo unico gestionale di fatturazione.Importare file XML generati da un altro software gestionale
Importi una fattura prodotta da un altro software gestionale. Utile in fase di migrazione o se mantieni un secondo strumento per alcune tipologie di fatture.
Di seguito troverai una guida dettagliata con tutti i passaggi necessari per completare l'operazione, assicurandoti di non perdere nessun dettaglio importante e di seguire correttamente le normative vigenti.
Creare una fattura attraverso la compilazione dei campi
1. Apri la schermata di fatturazione
Accedi alla sezione Fatture e clicca sul pulsante + in alto a destra, quindi seleziona Emetti fattura. In alternativa, puoi usare il menu laterale e scegliere direttamente l'opzione Crea fattura.
2. Scegli il tipo di documento che vuoi emettere e la data
In alto a sinistra trovi il menu di selezione del documento. Da qui puoi scegliere tra Fattura, Nota di credito, Nota di debito, Autofattura, Parcella, Documento di trasporto (DDT) o Preventivo.
Sempre in alto, il flag Elettronica ti permette di decidere se il documento verrà inviato allo SDI oppure no.
📝 Documenti con data precedente. Sibill non blocca l’emissione di una fattura o di un’autofattura con data precedente all’ultimo documento emesso, o riferita a un periodo già passato. Ti mostra un avviso con l’ultima data utilizzata, ma puoi comunque procedere. Il numero invece deve essere univoco, quindi se è già stato usato il pulsante Emetti resta disabilitato. Se emetti un documento retrodatato, ad esempio un’autofattura riferita al trimestre precedente, verifica con il tuo commercialista l’impatto sulla liquidazione IVA già effettuata.
3. Indica il destinatario
Nel campo Invia a seleziona il cliente. Se hai collegato il cassetto fiscale a Sibill, avrai già a disposizione un'anagrafica compilata con clienti e fornitori per cui in passato hai emesso o ricevuto fatture.
Se il destinatario non è presente, crea una nuova controparte inserendo la partita IVA.
4. Inserisci uno o più prodotti
Aggiungi le righe di prodotto o servizio compilando descrizione, codice, unità di misura, quantità, prezzo unitario, eventuali sconti e aliquota IVA. Se hai già importato lo storico delle fatture, puoi utilizzare la libreria dei prodotti che hai emesso in precedenza.
Su ogni riga puoi aggiungere una descrizione estesa (visibile solo nella bozza e nella copia cortesia) oppure altri dati gestionali come targa, numero ordine, riferimenti documentali.
📝 Codice Articolo per fatture PA
Se devi trasmettere codici specifici richiesti dal tracciato SDI (tipico delle fatture verso la PA), sotto la riga prodotto clicca su Codice articolo e compila i campi Tipo (es. DM1 per i dispositivi medici) e Valore.
Attenzione: Altri Dati Gestionali non è un'alternativa, è un nodo XML diverso e la fattura verrebbe scartata.
5. Specifica l'IVA per ogni prodotto
In linea con ogni prodotto, puoi specificare l'IVA da applicare.
Se un prodotto è soggetto a esenzione IVA, nella relativa riga puoi indicare il codice di riferimento normativo (ad esempio N1, N2.2, ecc.), che verrà riportato automaticamente in fattura.
Se vuoi aggiungere ulteriori precisazioni sul riferimento normativo dell'esenzione, dopo aver selezionato il codice IVA in esenzione, in basso, sotto il campo IVA, troverai la voce Aggiungi riferimento normativo, dove potrai inserire maggiori dettagli.
💡 Se vuoi approfondire la sezione dati gestionali, leggi Dati gestionali nelle fatture elettroniche su Sibill
Quale natura IVA scegliere in fattura
Quando una riga prodotto non prevede l'applicazione dell'IVA ordinaria, in fattura va indicato anche un codice Natura, che spiega allo SDI il motivo per cui l'aliquota è a zero. Su Sibill questo codice si seleziona nella riga prodotto, insieme all'aliquota IVA.
⚠️ Gli esempi che seguono sono i casi più comuni, non un elenco esaustivo.
Se non sei sicuro di quale natura applicare, confrontati sempre con il tuo commercialista o consulente, oppure controlla come sono state impostate le fatture precedenti per lo stesso tipo di operazione.
Sibill | Codice | Quando si usa |
Escluse ex art. 15 | N1 | Operazioni escluse dal campo IVA (es. anticipazioni in nome e per conto, art. 15 e art. 2 DPR 633/72) |
Non soggette – altri casi | N2.2 | Operazioni in regime forfettario |
Non imponibili – esportazioni | N3.1 | Esportazioni verso paesi extra-UE (art. 8 DPR 633/72) |
Non imponibili – a seguito di dichiarazioni d'intento | N3.5 | Operazioni verso esportatori abituali con lettera d'intenti |
Esenti | N4 | Operazioni esenti, es. prestazioni di formazione/istruzione (art. 10 DPR 633/72) |
Regime del margine / IVA non esposta in fattura | N5 | Beni usati in regime del margine (art. 36 DL 41/1995) |
Inversione contabile – altri casi | N6.9 | Reverse charge non rientrante nelle altre sottocategorie N6.x |
⚠️ Se imposti l'aliquota al 0% senza selezionare un codice Natura, la fattura viene scartata dallo SDI: il codice Natura è sempre obbligatorio quando l'aliquota è zero.
💡 Se usi il codice N3.5 per una dichiarazione d'intento, ricordati di aggiungere anche il dato gestionale INTENTO sulla riga prodotto (protocollo e data della lettera d'intenti ricevuta): senza questo passaggio la fattura risulta incompleta. Vedi anche Dati gestionali nelle fatture elettroniche su Sibill.
6.Inserisci il metodo di pagamento
Nella sezione Dati di pagamento seleziona il metodo (bonifico, contanti, carta, ecc.) e il conto bancario su cui ti aspetti l'accredito. Se utilizzi Sibill Tesoreria e hai già collegato i tuoi conti, li trovi tutti disponibili come opzioni selezionabili nel menu a tendina.
7. Imposta l'esigibilità IVA
Il valore predefinito dell'esigibilità IVA corrisponde a quello impostato nel tuo Profilo fatturazione. Se per una fattura vuoi impostare un'esigibilità diversa, clicca su Aggiungi esigibilità IVA e seleziona una delle tre opzioni disponibili.
📝 Esigibilità immediata: è la modalità ordinaria. L'IVA diventa esigibile nel momento in cui viene effettuata l'operazione, ovvero alla data di emissione della fattura, alla consegna o spedizione dei beni, o al pagamento del corrispettivo per i servizi.
Scissione pagamenti (Split Payment): obbligatoria per operazioni con la Pubblica Amministrazione o soggetti simili. Il fornitore emette la fattura con l'IVA, la PA paga il netto e versa l'IVA direttamente all'Erario.
Esigibilità differita: l'IVA diventa esigibile solo al momento del pagamento della fattura da parte del cliente, anziché all'emissione. Si applica per specifiche operazioni disciplinate da contratti o accordi.
8. Imposta le scadenze di pagamento
Nella sezione Scadenze inserisci una o più date entro cui prevedi l'incasso, associando a ciascuna il relativo importo. Se la somma delle scadenze non torna con il totale fattura, Sibill te lo segnala.
📝 Se tutte le fatture che emetti prevedono la stessa scadenza (ad esempio a 30 giorni), puoi configurare questa impostazione direttamente dal tuo Profilo fatturazione. Se hai accordi specifici con alcuni clienti, puoi configurarli come predefiniti dalla sezione Clienti e fornitori.
9. Aggiungi ulteriori informazioni
Nella parte inferiore della pagina trovi i campi aggiuntivi.
Marca da bollo con specifica se a carico tuo o del cliente
Causale per indicare il motivo dell'emissione
Ritenuta d'acconto per i professionisti soggetti a sostituto d'imposta
Cassa previdenziale per i professionisti
Documento collegato per legare la fattura ad altri documenti già emessi
Allega un file per inserire un PDF di accompagnamento
Note visibili solo nella bozza e nella copia cortesia
Riferimento Amministrazione per indicare un riferimento interno richiesto da alcune PA per la propria contabilità (es. codice ufficio o pratica)
Indirizzo di spedizione da compilare se la merce va consegnata in un indirizzo diverso da quello del cliente destinatario della fattura
Centro di costo campo gestionale a uso interno, per etichettare la fattura con un centro di costo — non viene trasmesso allo SDI
💡 Cliccando su Documento collegato, puoi collegare altri documenti precedentemente emessi tramite Sibill, come altre fatture o i DDT. Puoi anche inserire documenti non emessi tramite la piattaforma. Tutti i documenti collegati sono visualizzabili nella colonna laterale.
Oltre a Tipo, Numero documento e Data, in questo pannello trovi anche i campi Codice CIG, Codice CUP e Commessa/Convenzione — utili soprattutto per le fatture verso la PA.
Il menu Tipo include, oltre a Fattura collegata e DDT, anche Ordine d'acquisto, Contratto, Convenzione e Ricezione: scegli quella corrispondente al documento a cui vuoi fare riferimento (ad esempio Ordine d'acquisto, se la PA ti ha fornito un numero d'ordine da citare in fattura).
10. Invia in bozza o vai all'anteprima
In alto a destra hai due pulsanti:
Invia bozza salva la fattura in stato bozza e invia una copia via mail al cliente, utile per ottenere conferma prima dell'invio allo SDI.
Anteprima ti mostra la fattura così come verrà visualizzata dal cliente. Da questa schermata puoi emetterla, stamparla oppure scaricarla in formato PDF.
11. Emetti la fattura
Quando clicchi su Emetti si apre la schermata di conferma con il numero fattura e il pulsante Abilita sezionali, da cui scegli come gestire la numerazione:
senza sezionali inserisci il numero manualmente, con lo storico degli ultimi numeri a supporto.
con i sezionali attivi Sibill numera in automatico e ti permette di gestire serie diverse (es. PA o rami d'attività).
💡 Scopri come configurare e utilizzare i sezionali su Sibill: Come impostare i sezionali per l'emissione delle fatture
12. Invia la copia cortesia al cliente
Se lo desideri puoi inviare la copia cortesia dopo aver emesso la fattura.
Cerca la fattura tra Fatture > Emesse.
Premi su Invia copia nel menù a destra.
Nella schermata successiva puoi personalizzare il messaggio di accompagnamento e verificare l'indirizzo mail a cui verrà inviata.
Il cliente riceverà una mail con la copia cortesia della fattura in PDF allegata, pronta da scaricare e conservare.
Come emettere una fattura da un XML generato da un altro gestionale
Su Sibill è possibile importare file XML emessi da un altro software gestionale.
Vai su Fatture > Carica fatture.
Trascina i file XML delle fatture che vuoi emettere.
In basso a sinistra scegli come procedere:
Carica ed invia allo SDI per inviare direttamente.
Carica come bozze per caricarle in piattaforma e inviarle in un secondo momento.
Clicca su Carica (il pulsante diventa verde quando sei pronto).
