📌 Réponse courte
Une visite réservée automatiquement doit être confirmée. Si elle ne l'est pas, elle est annulée automatiquement avant la date prévue, et un e-mail d'annulation est envoyé au·à la collaborateur·rice. Le délai d'annulation dépend du temps restant avant la date limite à laquelle la visite doit obligatoirement avoir lieu, avec un minimum de 3 jours avant lorsque cette échéance est proche ou déjà dépassée. Le créneau est alors libéré et une nouvelle visite est reproposée automatiquement par la suite. Au-delà de deux annulations automatiques (une lorsque la date limite est proche ou dépassée), la planification automatique s'arrête et la visite est reprise manuellement par les RH et/ou le·la collaborateur·rice. Pour éviter l'annulation, il suffit de confirmer le rendez-vous.
🔍 Scénarios fréquents
Cas 1 : en tant que collaborateur·rice, ma visite planifiée automatiquement a été annulée
Votre visite avait été réservée automatiquement mais n'a pas été confirmée à temps. Dans ce cas, elle est annulée automatiquement avant la date prévue : le délai dépend du temps restant avant l'échéance obligatoire de la visite, avec un minimum de 3 jours avant. Vous recevez alors un email d'annulation. Une nouvelle visite vous sera reproposée automatiquement. Si deux visites ont déjà été annulées automatiquement (ou une seule si la date limite de la visite ets proche ou dépassée), la reprogrammation n'est plus automatique et se fait manuellement. Pour la conserver, pensez à la confirmer dès réception de l'invitation, depuis votre espace Paladin.
Cas 2 : en tant qu'équipe RH, je veux comprendre l'annulation automatique des visites non confirmées
Les visites réservées par la planification automatique et non confirmées sont annulées automatiquement avant la date prévue. Le délai dépend du temps restant avant l'échéance obligatoire de la visite : au minimum 3 jours avant lorsque cette échéance est proche ou déjà dépassée. Un email d'annulation est envoyé au·à la collaborateur·rice concerné·e. Le créneau est libéré, puis la visite est reprogrammée automatiquement par la suite. Au-delà de deux annulations automatiques, la planification automatique s'arrête et la reprise se fait manuellement (RH et/ou collaborateur·rice).
Cas 3 : en tant qu'équipe RH, un·e collaborateur·rice a quitté l'entreprise
Lorsque vous mettez à jour la date de fin de contrat d'un·e collaborateur·rice, les visites planifiées après cette date sont annulées automatiquement, de même que les visites encore en attente de planification.
Cas particuliers / exceptions
Comment éviter qu'une visite soit annulée ?
Il suffit de confirmer le rendez-vous depuis l'espace Paladin, dès réception de l'invitation. Une visite confirmée n'est pas concernée par l'annulation automatique.
Une visite annulée est-elle reprogrammée ?
Oui, tant que la planification automatique est active. Le créneau libéré est réutilisé et une nouvelle visite est proposée automatiquement par la suite (la planification automatique vise un créneau à environ 7 jours ou plus, selon le temps restant avant l'échéance obligatoire de la visite). Au-delà de deux annulations automatiques, la reprogrammation n'est plus automatique : elle est reprise manuellement par les RH et/ou le·la collaborateur·rice.