📌 Réponse courte
Sano, votre service de médecine du travail, s'appuie sur la plateforme Paladin pour planifier automatiquement certaines visites obligatoires. Le rythme des relances s'adapte au temps restant avant l'échéance et les collaborateurs qui ne donnent pas suite vous sont signalés. Dans la grande majorité des cas, vous n'avez rien à faire.
🔍 Scénarios fréquents
Cas 1 : en tant qu'équipe RH, je veux comprendre comment un rendez-vous est planifié automatiquement
La planification automatique concerne certaines visites obligatoires (visite d'information et de prévention, examen d'aptitude, visite intermédiaire). Le collaborateur est d'abord invité à réserver lui-même son créneau. Sans réservation, un rendez-vous lui est attribué, et le rythme se resserre à mesure que l'échéance (sa date limite réglementaire) approche. Une visite en retard est réservée en priorité et son échéance s'affiche en rouge.
Cas 2 : en tant qu'équipe RH, je veux réagir quand un collaborateur ne confirme pas
Le collaborateur doit confirmer son rendez-vous, sinon le créneau est libéré et un nouveau est recherché. Ces replanifications automatiques sont limitées : deux au maximum, une seule si l'échéance est proche ou dépassée (on parle de "crédits d'annulation"). Une fois la limite atteinte, la planification automatique s'arrête et vous reprenez la main : c'est un cas « Ghost » (voir Cas 3).
Cas 3 : en tant qu'équipe RH, je veux traiter un cas "Ghost"
Un cas « Ghost » est un collaborateur qui n'a jamais confirmé sa visite : la limite de replanifications est atteinte et la visite sort du circuit automatique. Il reçoit le badge «Ghost», vous êtes prévenu et le cas remonte dans le bloc « Visites à surveiller » de votre tableau de bord.
Pour le traiter :
Ouvrez le bloc « Visites à surveiller » et sélectionnez le filtre « Ghost ».
Réservez la visite à sa place, depuis le tableau de bord ou sa fiche, ou contactez le collaborateur pour qu'il le fasse lui-même.
Le même bloc propose trois autres filtres : « Non-confirmées », « En retard » et « Reprises ».
🧩 Cas particuliers / exceptions
Comment activer la planification automatique ?
Elle n'est pas activée par défaut. Pour l'activer sur votre compte, contactez votre interlocuteur Paladin ou bonjour@paladin.fr. Une fois activée, elle s'applique aux collaborateurs éligibles, sans paramétrage de votre côté.
Pourquoi une visite n'est-elle pas prise en charge automatiquement ?
Trois raisons : l'échéance est au-delà de 3 mois (statut « Planification à venir ») ; une information manque sur la fiche ; ou le type de contrat n'est pas pris en charge. La planification a besoin d'au moins un risque professionnel rattaché, d'un intitulé de poste, d'une date de naissance et d'un contrat actif (de type CDI, CDD, fonctionnaire, Temps partiel ou Apprentissage) et d’une information sur le passé médical (date de dernière visite, date de prochaine visite théorique ou information inconnue).
Les visites que je réserve moi-même sont-elles concernées ?
Non. Les visites que vous réservez vous-même, comme celles réservées par l'équipe médicale ou par le collaborateur, ne sont pas concernées et restent la voie la plus fiable pour éviter une absence.