Comprendre comment Paladin planifie automatiquement les visites de médecine du travail et dans quels cas un rendez-vous est attribué automatiquement.
📌 Réponse courte
Paladin peut planifier automatiquement certaines visites de médecine du travail afin de respecter les délais réglementaires.
La planification se base sur la date de dernière visite connue du collaborateur, indiquée sur sa dernière attestation de suivi en date.
Trois situations existent selon le délai réglementaire :
Visite prévue plus tard (échéance entre 2 et 3 mois) → le collaborateur reçoit un email pour réserver lui-même son créneau. Sans action sous 30 jours, un rendez-vous est attribué automatiquement
Visite à réaliser dans les 2 mois → Paladin attribue également un rendez-vous à partir de J+7
Visite en retard → Paladin attribue automatiquement un rendez-vous à partir de J+7 sur le premier créneau disponible
L'équipe RH conserve la main sur les modifications jusqu'à J-3.
❗ Toutes les visites ne sont pas éligibles à la planification automatique
🩺 Quelles visites peuvent être planifiées automatiquement ?
Seules les visites suivantes peuvent être planifiées automatiquement par Paladin :
Visite d'information et de prévention (initiale et périodique)
Examen médical d'aptitude (embauche et périodique)
Visite intermédiaire
Les autres types de visites doivent être planifiés manuellement.
⚙️ Comment activer la planification automatique ?
La planification automatique n'est pas activée par défaut.
Important : pour activer la planification automatique, contactez votre interlocuteur Paladin.
Une fois activée, la planification s'applique automatiquement aux collaborateurs éligibles.
📅 Comment Paladin décide d'attribuer un rendez-vous ?
Le système vérifie régulièrement les visites à planifier et applique les règles suivantes selon le délai réglementaire.
Cas 1 — Visite prévue plus tard (échéance entre 2 et 3 mois)
Si la visite doit intervenir prochainement mais pas dans les deux mois alors le collaborateur reçoit un email l'invitant à réserver lui-même son rendez-vous.
Le message précise :
« Sans action de votre part dans les 30 jours, nous vous attribuerons automatiquement un rendez-vous selon les disponibilités de votre centre de médecine du travail. »
Si aucune réservation n'est faite dans ce délai alors Paladin attribue automatiquement un rendez-vous.
Cas 2 — Visite à réaliser dans moins de 2 mois
Si une visite doit être réalisée dans les deux mois pour respecter les délais réglementaires, alors Paladin attribue automatiquement un rendez-vous à partir de J+7.
Cette planification automatique permet d'assurer le respect des délais sans action nécessaire du collaborateur ou de l'équipe RH.
Cas 3 — Visite en retard
Une visite est considérée en retard lorsque le délai réglementaire est dépassé, par exemple :
visite initiale à réaliser dans les 3 mois suivant l'embauche
visite périodique tous les 3, 4 ou 5 ans selon le type de suivi
Si une visite est en retard, alors Paladin attribue automatiquement un rendez-vous à partir de J+7 sur le premier créneau disponible dans le centre de médecine du travail, ou en téléconsultation.
Cette planification automatique permet d'assurer le respect des délais sans action nécessaire du collaborateur ou de l'équipe RH.
🗓️ Comment Paladin calcule la date de la prochaine visite ?
Lorsque les informations sont disponibles, Paladin applique une logique claire et traçable :
Il identifie la date de dernière visite du collaborateur
Cette date provient de l'attestation de suivi, importée ou renseignée dans Paladin
Il applique ensuite la périodicité réglementaire correspondant au type de visite
🧩 Que se passe-t-il si l'attestation de suivi est absente ?
Lorsqu’aucune attestation de suivi n'est disponible, Paladin peut tout de même planifier automatiquement certaines visites, en s'appuyant sur des règles de substitution claires.
Dans ce cas, Paladin utilise comme références :
La date de début de contrat
Le statut du collaborateur (nouveau collaborateur ou nouveau sur le marché de l'emploi)
Le type de suivi (simple, adapté ou renforcé)
Ces informations permettent de planifier des visites dans les délais réglementaires applicables.
Si aucune donnée fiable ne permet d'appliquer ces règles, la planification reste entièrement manuelle.
📂 Cas particulier : import des attestations d'un ancien Service de médecine du travail
Lors d'un changement de Service de médecine du travail, Paladin permet de récupérer les attestations existantes afin d'assurer la continuité du suivi.
Le processus est le suivant :
L'équipe RH accède à la page d'import depuis l'onboarding ou la fiche collaborateur
Les attestations sont déposées et analysées automatiquement
Si une date de dernière visite est détectée, elle est associée au collaborateur
En cas d'erreur, l'équipe RH peut corriger ou compléter manuellement
Les documents restent accessibles dans le dossier du collaborateur
Ce mécanisme fiabilise la planification automatique.
✏️ Peut-on modifier une visite planifiée automatiquement ?
Oui, une fois la visite planifiée :
L'équipe RH peut modifier la date ou le créneau jusqu'à J-3
Le collaborateur peut également modifier la visite jusqu’à J-3
À partir de J-3, aucune modification n'est possible en autonomie: il est alors nécessaire de contacter le service client bonjour@paladin.fr
❌ Peut-on annuler une visite planifiée automatiquement ?
Les visites planifiées automatiquement sont des visites obligatoires : il n’est donc pas possible pour les RH / collaborateur de les annuler, afin de préserver l'organisation du Service de médecine du travail.