Inledning
AnvÀnd den hÀr guiden för att komma igÄng med Hyrma och förstÄ det grundlÀggande arbetsflödet frÄn kund och bokning till retur och fakturering.
Guiden hjÀlper dig att hitta rÀtt delar i Hyrma och leder dig vidare till mer detaljerade instruktioner för varje arbetsmoment.
đĄ Ny i Hyrma?
Du behöver inte lÀra dig alla funktioner pÄ en gÄng. Börja med att förstÄ arbetsflödet nedan och anvÀnd sedan lÀnkarna i artikeln nÀr du behöver fördjupa dig.
SÄ hÀnger Hyrma ihop
Hyrma anvÀnds för att hantera uthyrning av maskiner och utrustning. Ett vanligt arbetsflöde gÄr frÄn kund och bokning till avtal, uthyrning, retur och fakturering.
Kund â Bokning â Avtal â Uthyrning â Retur â Fakturering
Du behöver inte alltid anvÀnda varje steg. Hur ni arbetar i Hyrma beror pÄ verksamhetens arbetssÀtt och vilka delar av systemet ni anvÀnder.
Ett förenklat exempel
En kund vill hyra en maskin nÀsta vecka:
Du hittar eller skapar kunden.
Du skapar en bokning om uthyrningen ska planeras i förvÀg.
Bokningen blir ett avtal nÀr uthyrningen aktiveras.
Under uthyrningen hanterar du exempelvis datum och avtalsrader pÄ avtalet.
NĂ€r utrustningen kommer tillbaka registrerar du returen.
Avtalet anvÀnds dÀrefter som underlag för faktureringen.
För vissa uthyrningar kan du skapa ett avtal direkt utan att först skapa en bokning.
Innan du börjar
För att arbeta i Hyrma behöver du ett anvÀndarkonto med rÀtt behörigheter.
Vad du kan se och göra i Hyrma kan bero pÄ vilken roll och vilka rÀttigheter din anvÀndare har.
LĂ€s mer:
âčïž Ser du inte samma funktion som i en guide?
Kontrollera först om din anvÀndare har rÀtt behörigheter för funktionen.
1. Börja med kunden
Kunden Àr utgÄngspunkten för mÄnga arbetsflöden i Hyrma. Kunden anvÀnds bland annat nÀr du skapar bokningar och avtal och samlar den information som behövs för uthyrning och fakturering.
NĂ€r du arbetar med en kund kan det exempelvis finnas uppgifter om:
kontaktinformation
projekt
faktureringsuppgifter
betalningsvillkor
kundvarningar.
LĂ€s mer:
2. Hitta och hantera utrustningen
Utrustning som hyrs ut hanteras i Hyrma genom artiklar och individer. Utrustningen kan vara kopplad till bland annat lager och depÄer och anvÀnds sedan pÄ bokningar och avtal.
NĂ€r du arbetar med utrustning kan du bland annat:
hitta artiklar och individer
hantera lager och depÄ
flytta utrustning mellan depÄer
inventera utrustning
hantera utrustning som har sÄlts eller tagits ur bruk.
LĂ€s mer:
3. Planera uthyrningen med en bokning
AnvÀnd en bokning nÀr du vill planera en kommande uthyrning innan utrustningen lÀmnas ut.
En bokning hjÀlper dig att planera vilken utrustning kunden behöver och under vilken period. NÀr det Àr dags att pÄbörja uthyrningen kan bokningen aktiveras och bli ett avtal.
LĂ€s mer:
[Bokningar i Hyrma]
Om uthyrningen ska börja direkt kan arbetssÀttet i stÀllet utgÄ frÄn att ett avtal skapas direkt.
4. Arbeta med avtalet
Avtalet Àr centralt i den pÄgÄende uthyrningen. Avtalet innehÄller kunden och de artiklar eller individer som ingÄr i uthyrningen.
PĂ„ ett avtal arbetar du bland annat med:
artiklar och individer som kunden hyr
uthyrningens start- och slutdatum
priser och uthyrningstyper
hyresfria dagar
retur av hela eller delar av uthyrningen
underlaget som senare ska faktureras.
Skapa ett avtal
NÀr du behöver starta en uthyrning kan du skapa ett nytt avtal och lÀgga till kunden och den utrustning eller försÀljning som ska ingÄ.
LĂ€s mer: [Skapa ett avtal]
Ăndra en pĂ„gĂ„ende uthyrning
En pÄgÄende uthyrning kan behöva justeras nÀr exempelvis uthyrningsperioden förÀndras.
LĂ€s mer:
5. Returnera utrustningen
NÀr kunden lÀmnar tillbaka utrustningen registrerar du returen pÄ avtalet.
Du kan returnera hela avtalet eller enskilda avtalsrader, beroende pÄ om kunden lÀmnar tillbaka all utrustning samtidigt eller bara delar av uthyrningen.
đĄ Bra att veta
Ett faktiskt returdatum och ett förvÀntat returdatum fyller olika funktioner. Registrera inte en faktisk retur innan utrustningen verkligen ska betraktas som returnerad.
6. Fakturera uthyrningen
NÀr ett avtal Àr redo för fakturering anvÀnder du avtalet som underlag för att skapa fakturan.
Beroende pÄ hur er Hyrma-miljö Àr konfigurerad kan fakturan dÀrefter hanteras tillsammans med ett externt ekonomisystem.
LĂ€s mer:
Om fakturan inte gÄr över till ekonomisystemet
Om en faktura inte överförs som förvÀntat ska du först kontrollera integrationen och fakturans status.
För mer information om externa system, se samlingen [Integrationer].
7. Hitta rapporter och data
Hyrma innehÄller rapporter och listor för att följa upp uthyrningen och verksamheten.
Vilken rapport du ska anvÀnda beror pÄ vilken information du vill fÄ fram.
Du kan till exempel behöva:
följa upp uthyrning för ett projekt
fÄ fram en lista över hyresartiklar
analysera information utanför Hyrma.
LĂ€s mer:
Vart vill du gÄ hÀrnÀst?
NÀr du kÀnner till Hyrmas grundlÀggande arbetsflöde kan du gÄ vidare till det omrÄde som bÀst motsvarar det du vill göra.
Jag vill... | GĂ„ till |
komma igÄng med Hyrma | |
arbeta med kunder eller projekt | |
hantera artiklar, individer eller lager | |
boka eller hyra ut utrustning | |
förstÄ priser, rabatter eller försÀkring | |
skapa eller hantera fakturor | |
arbeta med service | |
ta fram rapporter eller data | |
arbeta med dokument, utskrifter eller etiketter | |
administrera anvÀndare eller instÀllningar | |
ansluta Hyrma till ett annat system |
Behöver du hjÀlp?
Om du inte hittar svaret du söker i hjÀlpcentret kan du kontakta Hyrma Support direkt via chatten eller support@hyrma.se.
NÀr du beskriver ett problem blir det enklare att felsöka om du anger vad du försökte göra, vad du förvÀntade dig skulle hÀnda och vad som hÀnde i stÀllet.