Da dove vengono i contenuti del PDF dell'offerta
Un PDF dell'offerta è composto da pagine standard, che Eturnity cura per tutti i clienti, e dalle tue pagine proprie. Ciò che vi compare lo modifichi in tre punti:
Nel progetto, per una singola offerta: i testi nell'anteprima, le pagine dell'offerta, branding e indirizzo, e tutti i dati del progetto come prezzi, componenti e dati del cliente. Può farlo chiunque modifichi il progetto.
Nelle impostazioni, per tutte le offerte della tua azienda: logo e colori, nel nuovo design PDF anche l'immagine di copertina, pagine proprie, se la tua licenza lo include, e sequenze fisse di pagine. Possono farlo solo gli utenti con diritti di amministratore.
Presso Eturnity: testi fissi, layout e carattere delle pagine standard, i testi predefiniti per saluto, testo dell'offerta e note, le aliquote IVA, la valuta e il formato dei numeri, oltre al nome della tua azienda e ai tuoi indirizzi.
Per il PDF dell'offerta esistono due design, quello precedente e quello nuovo; dove si differenziano, questo articolo lo segnala. Quale design usa un modello di documento lo vedi nelle impostazioni, in Modelli di documento: i modelli nel nuovo design mostrano «Multilingue» invece di una lingua. Il nuovo design lo abilita Eturnity per la tua azienda.
Una modifica arriva nel PDF dell'offerta solo quando questo viene generato di nuovo: nell'anteprima successiva e al clic successivo su Scarica PDF (versione precedente della pagina: Genera PDF). Tre cose non arrivano da sole nemmeno allora: un modello di documento modificato nelle varianti in cui è già inserito, i dati del cliente modificati nel saluto e nel testo dell'offerta e un nuovo testo predefinito di Eturnity per i testi dell'anteprima. Come riprenderle lo trovi nelle sezioni qui sotto. Un PDF già generato non cambia più, nemmeno nel Gestore di file. Anche il PDF di un'offerta online attiva resta com'era al momento dell'attivazione; per averne uno nuovo ritira l'offerta online e attivala di nuovo.
Nel progetto: modificare una singola offerta
Testi, pagine, branding e indirizzo valgono per variante: ogni variante ha la propria offerta. Ciò che modifichi lì in una variante non cambia né le altre varianti né le impostazioni della tua azienda. I dati nella pagina Cliente e nelle Impostazioni del progetto valgono invece per tutte le varianti del progetto. Apri l'offerta così: apri il progetto e la variante desiderata > nel menu laterale sinistro il gruppo Offerta > Offerte.
Modificare i testi nell'anteprima
Tre testi del PDF dell'offerta li riscrivi direttamente nell'anteprima: il saluto e il testo dell'offerta nel riepilogo dell'offerta (nel design PDF precedente, nei modelli standard tedeschi, si trovano nella pagina «Ihr Persönliches Angebot» e compaiono con lo stesso testo anche nella conferma d'ordine) e le note sotto la tabella dei costi (nel nuovo design PDF sotto la tabella dei componenti opzionali, se l'offerta ne contiene).
Se hai modificato qualcosa nella pagina Offerte, clicca prima su Salva.
Clicca su Anteprima PDF (versione precedente: Anteprima). La pagina passa al passaggio Anteprima PDF e modifica del testo; per le varianti con fotovoltaico senza layout del pannello 3D l'anteprima si apre invece in una nuova scheda del browser. Se dopo il salvataggio il pulsante è ancora bloccato, nell'Ordine delle pagine non c'è nessuna pagina, oppure il finanziamento o, per il fotovoltaico, la simulazione non sono più aggiornati. Una simulazione non aggiornata la ricalcoli con Aggiorna nella nota sulla pagina.
Nell'anteprima clicca nel testo che vuoi modificare: nel saluto, nel testo dell'offerta oppure nel campo «Note:» sotto la tabella dei costi, con componenti opzionali sotto la loro tabella. Accanto al campo compare una barra degli strumenti. Scrivi il tuo testo; «Note:» è solo un segnaposto che puoi integrare, sovrascrivere o cancellare.
Clicca nella barra degli strumenti sul segno di spunta o semplicemente accanto al campo; entrambi salvano il testo. Attendi che il salvataggio sia concluso prima di scaricare il PDF.
Un testo modificato nell'anteprima vale per l'offerta di questa variante nella lingua di corrispondenza del progetto (campo Lingua nelle Impostazioni del progetto); una variante duplicata riprende pagine, branding e indirizzo, ma per questi testi riparte dal testo predefinito della tua azienda. Saluto e testo dell'offerta vengono creati una sola volta, quando apri per la prima volta nella variante la pagina Offerte o l'anteprima, e non riprendono le modifiche successive ai dati del cliente. Se il saluto non è corretto, correggi i dati nella pagina Cliente, poi nell'anteprima clicca nel saluto e nella barra degli strumenti su «Reset»: questo riporta il testo a quello predefinito, compilato con i dati attuali. L'anteprima non ha altri campi di testo: gli altri testi vengono dai dati del progetto o sono fissi.
Comporre le pagine
Quali pagine contiene l'offerta e in quale ordine lo stabilisci nella pagina Offerte, nel passaggio Impostazioni offerta:
In Seleziona modello scegli un modello di documento; con Aggiungi modello di documento aggiungi le pagine di un altro. Fallo prima di qualsiasi altra modifica: se in un progetto salvato scegli un altro modello o ne rimuovi uno, Expert ricostruisce l'ordine delle pagine; le pagine inserite a mano vengono eliminate, restano solo le schede tecniche, che passano in fondo. Finché non hai salvato, Annulla ripristina l'ordine precedente.
In Ordine delle pagine aggiungi con Aggiungi pagina pagine standard o le tue pagine proprie, ad esempio le tue condizioni generali, e con Aggiungi scheda tecnica schede tecniche. Le pagine proprie le crea prima un amministratore nelle impostazioni, in Pagine personalizzate, se la tua licenza lo include. Trascinando cambi l'ordine, con il cestino rimuovi una pagina.
Clicca su Salva.
Non esiste un interruttore che nasconda i prezzi unitari nel PDF dell'offerta. Nella riga della pagina dei costi apri invece la selezione e scegli la pagina senza prezzi unitari: nel nuovo design PDF «07 Sistema: costi dettagliati (nessun prezzo)», in quello precedente, nei modelli standard in italiano, «05b Sommario dei costi»; la pagina mostra comunque i costi totali.
Reimposta al modello riporta le pagine a quelle dei modelli scelti, così come i modelli sono salvati oggi; anche in questo caso le pagine inserite a mano vengono eliminate, restano solo le schede tecniche.
Scegliere branding e indirizzo
Nella pagina Offerte, nel passaggio Impostazioni offerta, nella sezione Dettagli, scegli il Branding dell'offerta e l'Indirizzo della tua azienda o filiale che vi compare. Poi clicca su Salva. Senza una scelta, e così pure con Branding predefinito, vale il branding attualmente impostato come predefinito nelle impostazioni.
Gli indirizzi stessi, il nome della tua azienda e la filiale di ogni utente li gestisce solo Eturnity; qui scegli solo quale indirizzo compare. Telefono ed e-mail nei dati di contatto del PDF sono per impostazione predefinita quelli del responsabile del progetto: il suo Telefono di lavoro e la sua E-mail dalle Impostazioni dell'account, che ogni utente apre tramite l'icona del profilo a destra nella barra superiore e cura personalmente. Scegliere un altro indirizzo di solito quindi non li cambia. Se nelle Impostazioni del progetto cambi il Responsabile del progetto, Expert riporta l'indirizzo in tutte le varianti alla filiale del nuovo responsabile del progetto o all'indirizzo principale. Controlla poi l'indirizzo in ogni variante.
Prezzi, componenti e dati del progetto
Cifre e dati nel PDF vengono dal progetto. Li modifichi là dove nascono:
Posizioni, quantità, prezzi e sconti: nella Distinta base nel gruppo Offerta. Lì rendi anche opzionali le posizioni e, se la tua licenza lo include, le raggruppi in posizioni collettive; se le loro posizioni secondarie e i loro prezzi compaiono nel PDF lo stabilisci nei dettagli della posizione collettiva.
Quali aliquote IVA usa l'offerta: nelle Impostazioni del progetto in Trattamento IVA. Le aliquote stesse le configura Eturnity.
Servizi periodici come un contratto di manutenzione: nella pagina Costi ricorrenti, anch'essa nel gruppo Offerta. Un modello di leasing: nella pagina Finanziamento nel gruppo Finanze.
Moduli, inverter e altri componenti principali: nel gruppo Design, ad esempio nel Layout del pannello 3D e nella pagina Inverter. Aggiorna poi la simulazione; solo allora le cifre chiave nel PDF sono corrette, e con il fotovoltaico Expert blocca i pulsanti per il PDF finché la simulazione non è stata ricalcolata.
Nome, indirizzo e dati di contatto del tuo cliente: nella pagina Cliente.
Il Riferimento del progetto nel piè di pagina e il Responsabile del progetto: nelle Impostazioni del progetto. Il nome della variante, che nel nuovo design PDF compare in alto su ogni pagina standard: nella pagina Varianti.
Nelle impostazioni: per tutte le offerte
Ciò che deve valere per tutte le offerte della tua azienda lo stabiliscono nelle impostazioni gli utenti con diritti di amministratore: nella barra superiore, tutto a sinistra, apri il menu delle app > Impostazioni > nel menu laterale sinistro, la sezione Offerta.
Branding: logo, colori e, nel nuovo design PDF, l'immagine di copertina. Logo e immagine di copertina valgono subito al caricamento, nome e colori solo dopo Salva. L'anteprima successiva di ogni offerta con questo branding mostra la modifica.
Pagine personalizzate: da un tuo file PDF crei una pagina per le tue offerte, se la tua licenza lo include, ad esempio dalle tue condizioni generali o da condizioni di pagamento con le tue coordinate bancarie, che non compaiono su nessuna pagina standard. Expert non stampa su queste pagine né il logo né intestazione o piè di pagina; prepara quindi il file completamente da te, per il nuovo design PDF in A4 verticale. Un file caricato non si può sostituire: per una nuova versione crea una nuova pagina e mettila al posto di quella vecchia.
Modelli di documento: sequenze fisse di pagine che il tuo team riprende nel progetto con Seleziona modello; con il Modello predefinito inizia una nuova offerta, se le sue pagine corrispondono alle tecnologie della variante. Se modifichi un modello, questo non cambia le varianti in cui è già inserito. In quelle varianti riprendi il modello modificato nel progetto, nella pagina Offerte, con Reimposta al modello; le pagine inserite a mano vengono eliminate. Le pagine proprie le aggiungi solo nei modelli nel design PDF precedente; nel nuovo le inserisce il tuo team nel progetto.
Come configurare passo per passo queste tre impostazioni lo descrive l'articolo «Configurare il PDF dell'offerta».
Cosa modifica solo Eturnity
Alcune cose del PDF dell'offerta non si possono impostare in Eturnity Expert, nemmeno con diritti di amministratore:
i testi fissi delle pagine standard, ad esempio titoli delle pagine, intestazioni, testi delle colonne e note a piè di pagina, e il testo predefinito per saluto, testo dell'offerta e note; un nuovo testo predefinito vale per i testi creati in seguito, mentre un testo esistente lo riporti al predefinito nell'anteprima con «Reset»;
il layout: struttura delle pagine, intestazione e piè di pagina e formato della pagina;
la dimensione dello spazio per il tuo logo: uno spazio più grande Eturnity lo configura per ogni branding, senza modificare le pagine stesse; se ha un costo, il supporto te lo dice prima;
il tipo di carattere, le dimensioni dei caratteri e i colori fissi di testo e linee;
il nome della tua azienda, gli indirizzi della tua azienda e delle filiali e la filiale di ogni utente;
le aliquote IVA stesse, la valuta, il formato dei numeri e l'arrotondamento; quali aliquote IVA usa un progetto lo scegli nelle Impostazioni del progetto in Trattamento IVA;
le pagine standard che mancano alla tua azienda e l'abilitazione del nuovo design PDF, che è gratuita.
Nei primi 30 giorni dall'attivazione del tuo account, contati dal momento in cui inizi a usare Eturnity, le modifiche al testo su pagine esistenti che non cambiano layout e struttura e i piccoli adattamenti come un altro tipo di carattere sono gratuiti; dopo sono a pagamento. Le nuove pagine che non esistono nello standard e le modifiche al layout o al design Eturnity le realizza come adattamento su misura in base al lavoro richiesto. Se Eturnity modifica il layout o un testo fisso di una pagina, questa diventa di regola una versione propria della tua azienda e non riceve più i miglioramenti successivi della pagina standard; solo i testi predefiniti dell'anteprima Eturnity li modifica senza copiare la pagina. Il prezzo te lo comunica il supporto prima che venga realizzato qualcosa; maggiori informazioni nell'articolo «Adattare i PDF». Scrivi al supporto Eturnity cosa vuoi modificare: via e-mail a support@eturnity.com o in chat.