D'où vient le contenu de l'offre PDF
Une offre PDF se compose de pages standard qu'Eturnity tient à jour pour tous ses clients et de vos propres pages. Vous modifiez ce qui y figure à trois endroits :
Dans le projet, pour une seule offre : les textes dans l'aperçu, les pages de l'offre, le thème du PDF et l'adresse ainsi que toutes les données du projet, comme les prix, les composants et les données du client. Toute personne qui modifie le projet peut le faire.
Dans les paramètres, pour toutes les offres de votre entreprise : le logo et les couleurs, dans le nouveau design PDF aussi l'image de couverture, vos propres pages si votre licence le comprend, et les suites de pages fixes. Seuls les utilisateurs disposant des droits d'administrateur y sont autorisés.
Chez Eturnity : les textes fixes, la mise en page et la police des pages standard, les textes par défaut de la formule d'appel, du texte de l'offre et des remarques, les taux de TVA, la devise et le format des nombres, ainsi que le nom de votre entreprise et vos adresses.
L'offre PDF existe en deux designs, le design précédent et le nouveau ; là où ils diffèrent, cet article le précise. Vous voyez dans les paramètres, sous Modèles de document, quel design un modèle de document utilise : les modèles du nouveau design affichent « Multilingue » au lieu d'une langue. Eturnity active le nouveau design pour votre entreprise.
Une modification n'atteint l'offre PDF que lorsque celle-ci est recréée : au prochain aperçu et au prochain clic sur Télécharger le PDF (ancienne version de la page : Générer PDF). Même alors, trois choses n'y arrivent pas d'elles-mêmes : un modèle de document modifié dans les variantes où il figure déjà, des données du client modifiées dans la formule d'appel et le texte de l'offre, et un nouveau texte par défaut d'Eturnity pour les textes de l'aperçu. Les sections ci-dessous expliquent comment les reprendre. Un PDF déjà généré ne change plus, pas même dans le Gestionnaire de fichiers. Le PDF d'une offre en ligne active reste lui aussi tel qu'il était à l'activation ; pour en obtenir un nouveau, retirez l'offre en ligne et activez-la à nouveau.
Dans le projet : modifier une seule offre
Les textes, les pages, le thème du PDF et l'adresse valent pour chaque variante : chaque variante a sa propre offre. Ce que vous y modifiez dans une variante ne change ni les autres variantes ni les paramètres de votre entreprise. Les indications de la page Client et des Paramètres du projet valent en revanche pour toutes les variantes du projet. Pour ouvrir l'offre : ouvrir le projet et la variante souhaitée > dans le menu latéral gauche, le groupe Offre > Offres.
Modifier les textes dans l'aperçu
Vous réécrivez trois textes de l'offre PDF directement dans l'aperçu : la formule d'appel et le texte de l'offre sur la vue d'ensemble de l'offre (dans le design PDF précédent, dans les modèles standard en allemand, sur la page « Ihr Persönliches Angebot », et avec le même texte aussi sur la confirmation de commande) et les remarques sous le tableau des coûts (dans le nouveau design PDF, sous le tableau des composants optionnels, si l'offre en contient).
Si vous avez modifié quelque chose sur la page Offres, cliquez d'abord sur Sauvegarder.
Cliquez sur Aperçu du PDF (ancienne version : Aperçu). La page passe à l'étape Aperçu du PDF et modifier le texte ; pour les variantes avec PV sans Calepinage 3D (en Suisse : Disposition des panneaux en 3D), l'aperçu s'ouvre plutôt dans un nouvel onglet du navigateur. Si le bouton reste bloqué après la sauvegarde, aucune page ne figure dans l'Ordre des pages, ou le financement ou, pour le PV, la simulation n'est plus à jour. Vous recalculez une simulation obsolète avec Mettre à jour, dans le message affiché sur la page.
Dans l'aperçu, cliquez dans le texte que vous souhaitez modifier : dans la formule d'appel, dans le texte de l'offre ou dans le champ « Remarques: » sous le tableau des coûts, en cas de composants optionnels sous leur tableau. Une barre d'outils apparaît au niveau du champ. Saisissez votre texte ; « Remarques: » n'est qu'un texte par défaut, que vous pouvez compléter, remplacer ou supprimer.
Cliquez dans la barre d'outils sur la coche ou simplement à côté du champ ; les deux enregistrent le texte. Attendez la fin de l'enregistrement avant de télécharger le PDF.
Un texte modifié dans l'aperçu vaut pour l'offre de cette variante dans la langue de correspondance du projet (champ Langue de correspondance dans les Paramètres du projet) ; une variante dupliquée reprend les pages, le thème du PDF et l'adresse, mais recommence, pour ces textes, avec le texte par défaut de votre entreprise. La formule d'appel et le texte de l'offre sont créés une seule fois, lorsque vous ouvrez pour la première fois, dans la variante, la page Offres ou l'aperçu, et ne reprennent pas les modifications ultérieures des données du client. Si la formule d'appel n'est pas correcte, corrigez les indications sur la page Client, puis cliquez dans l'aperçu dans la formule d'appel et, dans la barre d'outils, sur « Reset » : le texte revient au texte par défaut, rempli avec les données actuelles. L'aperçu n'a pas d'autres champs de texte : les autres textes proviennent des données du projet ou sont fixes.
Composer les pages
Vous définissez les pages que contient l'offre et leur ordre sur la page Offres, à l'étape Paramètres de l'offre :
Sous Sélectionner modèle, choisissez un modèle de document ; avec Ajouter un modèle de document, vous ajoutez les pages d'un autre modèle. Faites-le avant toute autre modification : si, dans un projet sauvegardé, vous choisissez un autre modèle ou en retirez un, l'Expert reconstruit l'ordre des pages ; les pages ajoutées à la main disparaissent, seules les fiches techniques restent et passent à la fin. Tant que vous n'avez pas sauvegardé, Annuler rétablit l'ordre précédent.
Sous Ordre des pages, ajoutez avec Ajouter une page des pages standard ou vos propres pages, par exemple vos conditions générales, et avec Ajouter une fiche technique des fiches techniques. Un administrateur crée au préalable vos propres pages dans les paramètres, sous Pages personnalisées, si votre licence le comprend. Vous changez l'ordre en faisant glisser les pages, et vous retirez une page avec la corbeille.
Cliquez sur Sauvegarder.
Il n'existe pas d'interrupteur qui masque les prix unitaires dans l'offre PDF. Ouvrez plutôt la sélection dans la ligne de la page de coûts et choisissez la page sans prix unitaires : dans le nouveau design PDF « 07 Système: coûts détaillés (aucun prix) », dans le design précédent, dans les modèles standard en français, « 05b Coûts de détail - Aperçu » (dans les modèles standard en allemand « 05b Detailkosten Übersicht ») ; elle affiche toujours le coût total.
Réinitialiser selon le modèle remet les pages sur celles des modèles choisis, tels que les modèles sont enregistrés aujourd'hui ; là aussi, les pages ajoutées à la main disparaissent, seules les fiches techniques restent.
Choisir le thème du PDF et l'adresse
Sur la page Offres, à l'étape Paramètres de l'offre, dans la section Détails, vous choisissez le Thème du PDF de l'offre et l'Adresse de votre entreprise ou de votre succursale qui y figure. Cliquez ensuite sur Sauvegarder. Sans choix, et de même avec Thème par défaut du PDF, c'est le thème du PDF actuellement défini par défaut dans les paramètres qui s'applique.
Seule Eturnity gère les adresses elles-mêmes, le nom de votre entreprise et la succursale de chaque utilisateur ; ici, vous choisissez seulement l'adresse qui apparaît. Le téléphone et l'e-mail dans les coordonnées du PDF sont par défaut ceux du chef de projet : son Téléphone du travail et son Courriel dans les Paramètres du compte, que chaque utilisateur ouvre par l'icône de profil à droite dans l'en-tête et gère lui-même. Choisir une autre adresse ne les modifie donc généralement pas. Si vous changez le Chef de projet dans les Paramètres du projet, l'Expert remet l'adresse, dans toutes les variantes, sur la succursale du nouveau chef de projet ou sur l'adresse principale. Vérifiez ensuite l'adresse dans chaque variante.
Prix, composants et données du projet
Les chiffres et les indications du PDF proviennent du projet. Vous les modifiez là où ils sont créés :
Positions, quantités, prix et rabais : dans la Liste des composants, dans le groupe Offre. Vous y rendez aussi des positions optionnelles et, si votre licence le comprend, les regroupez en positions collectives ; vous définissez dans les détails de la position collective si ses sous-positions et leurs prix figurent dans le PDF.
Les taux de TVA qu'utilise l'offre : dans les Paramètres du projet, sous Traitement de la TVA. Eturnity configure les taux eux-mêmes.
Prestations régulières comme un contrat de maintenance : sur la page Coûts récurrents, également dans le groupe Offre. Un modèle de leasing : sur la page Financement, dans le groupe Finances.
Panneaux, onduleurs et autres composants principaux : dans le groupe Design, par exemple dans le Calepinage 3D (en Suisse : Disposition des panneaux en 3D) et sur la page Onduleur. Mettez ensuite la simulation à jour ; ce n'est qu'alors que les indicateurs du PDF sont corrects, et pour le PV, l'Expert bloque les boutons du PDF tant que la simulation n'a pas été recalculée.
Nom, adresse et coordonnées de votre client : sur la page Client.
La Référence du projet dans le pied de page et le Chef de projet : dans les Paramètres du projet. Le nom de la variante, qui figure dans le nouveau design PDF en haut de chaque page standard : sur la page Variantes.
Dans les paramètres : pour toutes les offres
Ce qui doit valoir pour toutes les offres de votre entreprise, les utilisateurs disposant des droits d'administrateur le définissent dans les paramètres : dans l'en-tête, tout à gauche, ouvrir le lanceur d'applications > Paramètres > dans le menu latéral gauche, la section Offre.
Thème du PDF : le logo, les couleurs et, dans le nouveau design PDF, l'image de couverture. Le logo et l'image de couverture s'appliquent dès le chargement, le nom et les couleurs seulement après Sauvegarder. Le prochain aperçu de chaque offre qui utilise ce thème du PDF montre la modification.
Pages personnalisées : à partir d'un fichier PDF à vous, vous créez une page pour vos offres, si votre licence le comprend, par exemple à partir de vos conditions générales ou de conditions de paiement avec vos coordonnées bancaires, qui ne figurent sur aucune page standard. L'Expert n'imprime sur ces pages ni logo, ni en-tête, ni pied de page ; concevez donc le fichier entièrement vous-même, pour le nouveau design PDF en A4 au format portrait. Un fichier chargé ne peut pas être remplacé : pour une nouvelle version, créez une nouvelle page et mettez-la à la place de l'ancienne.
Modèles de document : des suites de pages fixes que votre équipe reprend dans le projet avec Sélectionner modèle ; une nouvelle offre commence avec le Modèle par défaut si ses pages correspondent aux technologies de la variante. Si vous modifiez un modèle, cela ne change pas les variantes dans lesquelles il figure déjà. Dans ces variantes, vous reprenez le modèle modifié dans le projet, sur la page Offres, avec Réinitialiser selon le modèle ; les pages ajoutées à la main disparaissent alors. Vous n'intégrez vos propres pages que dans les modèles du design PDF précédent ; dans le nouveau, votre équipe les ajoute dans le projet.
L'article « Configurer l'offre PDF » décrit pas à pas comment configurer ces trois réglages.
Ce que seule Eturnity modifie
Certains éléments de l'offre PDF ne se règlent pas dans l'Expert d'Eturnity, pas même avec les droits d'administrateur :
les textes fixes des pages standard, par exemple les titres de page, les intertitres, les en-têtes de colonnes et les notes de bas de page, ainsi que le texte par défaut de la formule d'appel, du texte de l'offre et des remarques ; un nouveau texte par défaut vaut pour les textes créés ensuite, et vous remettez un texte existant sur ce texte par défaut avec « Reset » dans l'aperçu ;
la mise en page : la structure des pages, l'en-tête et le pied de page et le format de page ;
la taille de la zone réservée à votre logo : Eturnity configure une zone plus grande par thème du PDF, sans modifier les pages elles-mêmes ; le support vous indique à l'avance si cela est payant ;
la police, les tailles de police et les couleurs fixes du texte et des lignes ;
le nom de votre entreprise, les adresses de votre entreprise et de vos succursales et la succursale de chaque utilisateur ;
les taux de TVA eux-mêmes, la devise, le format des nombres et l'arrondi ; vous choisissez les taux de TVA qu'utilise un projet dans les Paramètres du projet, sous Traitement de la TVA ;
les pages standard qui manquent à votre entreprise et l'activation du nouveau design PDF, qui est gratuite.
Pendant les 30 premiers jours suivant l'activation de votre compte, comptés à partir du moment où vous commencez à utiliser Eturnity, les modifications de texte sur des pages existantes qui ne changent ni la mise en page ni la structure, ainsi que les petits ajustements comme une autre police, sont gratuits ; ensuite, ils sont payants. Eturnity réalise les nouvelles pages qui n'existent pas en standard et les modifications de la mise en page ou du design sous forme d'adaptation sur mesure, facturée en fonction du travail nécessaire. Si Eturnity modifie la mise en page ou un texte fixe d'une page, celle-ci devient en règle générale une version propre à votre entreprise et ne reçoit plus les améliorations ultérieures de la page standard ; seuls les textes par défaut de l'aperçu, Eturnity les modifie sans copier la page. Le support vous indique le prix avant toute mise en œuvre ; pour en savoir plus, consultez l'article « Adapter vos PDF ». Écrivez au support d'Eturnity ce que vous souhaitez modifier : par e-mail à support@eturnity.com ou par chat.