De quoi s'agit-il ?
Vos offres PDF se composent de pages standard qu'Eturnity maintient pour tous ses clients, et de ce que vous définissez vous-même : couleurs, logo, vos propres pages, et quelles pages figurent dans une offre et dans quel ordre. L'essentiel se règle vous-même en quelques minutes. Pour tout ce qui va au-delà, Eturnity fait les adaptations pour vous, en partie gratuitement, en partie contre paiement.
Notre recommandation : restez autant que possible sur le standard. Eturnity fait évoluer les pages standard en continu, sans frais supplémentaires pour vous. Une page adaptée, en revanche, doit être mise à jour dès que le standard change, ce qui coûte à nouveau.
Ce que vous réglez vous-même
Seuls les utilisateurs disposant de droits d'administrateur voient les paramètres de vos PDF.
Comment les trouver : dans l'en-tête, tout à gauche, ouvrir le lanceur d'applications > Paramètres > dans le menu latéral gauche, la section Offre. Elle contient trois pages :
Thème du PDF : sous Couleurs du document, vous définissez les couleurs de vos documents ; sous Logo sur PDF, vous importez votre logo. Le nouveau design de document ajoute une Image de couverture.
Pages personnalisées : ici, vous transformez un fichier PDF de votre choix en une page que vous insérez dans vos offres, par exemple vos conditions générales.
Modèles de document : ici, vous définissez quelles pages standard une offre contient, et dans quel ordre ; vos propres pages ne s'y ajoutent que dans les modèles au design précédent. Laissez de côté les pages dont vous n'avez pas besoin.
Pour une offre donnée, vous ajustez la sélection dans le projet : ouvrir le projet > dans le menu latéral gauche, le groupe Offre > Offres. Vous y choisissez le modèle, modifiez l'ordre des pages, ajoutez des fiches techniques et choisissez le thème du PDF.
Ajouter vos propres conditions générales
La page standard des conditions générales n'est qu'un modèle. Elle indique elle-même que votre entreprise est responsable de la formulation des mentions légales destinées aux clients finaux, et dans le nouveau design de document, elle contient une entreprise fictive et un texte de remplissage. Remplacez-la par vos propres conditions générales avant d'envoyer des offres.
Le plus rapide est d'ajouter vous-même vos conditions générales sous forme de page personnalisée. Vous pourrez ensuite les modifier vous-même à tout moment.
Enregistrez vos conditions générales dans un fichier PDF. Il ne doit pas dépasser 70 Mo.
Dans les paramètres, section Offre, ouvrez la page Pages personnalisées et cliquez sur Ajouter une page.
Dans la fenêtre Créer une nouvelle page personnalisée, saisissez un Nom de la page, choisissez la Langue de vos conditions générales et, sous Technologies, cochez toutes les technologies pour lesquelles vous envoyez des offres. La page ne sera ensuite proposée que dans les projets où l'une de ces technologies est active.
Importez votre fichier PDF et cliquez sur Ajouter une page.
Dans les paramètres, section Offre, ouvrez la page Modèles de document et ouvrez votre modèle via l'icône de modification.
Sous Configuration du document, supprimez la page standard des conditions générales à l'aide de la corbeille. Si le modèle comporte un champ Langue, il utilise le design précédent : ajoutez votre nouvelle page via Ajouter une page, faites-la glisser à l'endroit souhaité et cliquez sur Sauvegarder. Si ce champ manque, le modèle utilise le nouveau design, et vos propres pages n'y sont pas proposées. Cliquez alors sur Sauvegarder et ajoutez votre page dans le projet : sur la page Offres, sous Ordre des pages, avec Ajouter une page.
Répétez les étapes 5 et 6 pour chaque autre modèle. Si vous envoyez des offres en plusieurs langues, créez une page distincte pour chaque langue.
Si vos conditions générales changent : un fichier PDF importé ne peut pas être remplacé. Créez la nouvelle version comme nouvelle page, insérez-la dans vos modèles de document (avec le nouveau design : dans vos offres, à la place de l'ancienne page), puis supprimez l'ancienne page. Lors de la suppression, Eturnity la retire automatiquement de tous les modèles de document, mais pas des offres qui la contiennent déjà ; les offres déjà générées restent inchangées.
Le support peut aussi remplacer le texte de la page standard, dans le design d'Eturnity, par vos conditions générales. Il s'agit d'une modification de texte, comme décrit dans la section suivante, et vous devrez repasser par le support pour chaque modification ultérieure.
Ce qu'Eturnity adapte pour vous
Gratuit pendant les 30 premiers jours
Pendant les 30 premiers jours suivant l'activation de votre compte, à compter du moment où vous commencez à utiliser Eturnity, ces adaptations sont incluses dans les frais de mise en place :
Les modifications de texte sur des pages existantes, tant qu'elles ne changent ni la mise en page ni la structure de la page. Cela vaut aussi pour vos conditions générales sur la page standard, même si elles occupent alors deux pages.
Les petites adaptations, comme une autre police ou une autre image de fond dans le Calculateur solaire.
Au-delà des 30 jours, ces adaptations sont également payantes.
Payant
Adaptation sur mesure : Eturnity réalise les nouvelles pages et les modifications de mise en page ou de design sous forme d'adaptation sur mesure. Elle est facturée selon l'effort et comprend la coordination du projet, la mise en œuvre technique par un développeur, un test et une retouche unique. Les modifications ultérieures ne sont pas incluses.
Langue supplémentaire : Eturnity active une langue supplémentaire pour l'interface et les PDF. Seules les pages standard sont incluses.
Le support vous indique le prix avant toute mise en œuvre.
Pourquoi le standard est avantageux
Si Eturnity modifie pour vous la mise en page ou un texte fixe d'une page, même gratuitement, cette page devient en règle générale une version propre à votre entreprise. Vos offres utilisent alors toujours cette version, et les corrections ou nouveautés de la page standard ne l'atteignent plus. Font exception les champs de texte que vous modifiez vous-même dans l'aperçu du PDF, comme les remarques sous les coûts : Eturnity en modifie la valeur par défaut sans copier la page.
Si votre page adaptée doit plus tard suivre une modification du standard, il s'agit à nouveau d'une adaptation payante.
Si vous activez plus tard une langue supplémentaire, seules les pages standard sont incluses. Les pages adaptées ne suivent pas automatiquement.
Les pages que vous importez vous-même sous Pages personnalisées n'entraînent pas de tels coûts : vous les remplacez vous-même à tout moment.
Demander une adaptation
Décrivez au support d'Eturnity ce que vous souhaitez modifier : par e-mail à support@eturnity.com ou directement via le chat du Help Center dans l'Expert d'Eturnity. Pour une adaptation payante, le support vous indique le prix avant toute mise en œuvre.