De quoi s'agit-il ?
Eturnity propose les pages standard de l'offre PDF dans deux designs : le nouveau design PDF et le design précédent. Le nouveau design a une autre mise en page, avec une page de couverture et une image de couverture, et ses modèles de document valent pour toutes les langues de votre entreprise. Si votre entreprise travaille encore dans le design précédent, Eturnity active le nouveau sur demande. Un administrateur voit dans les paramètres, sur la page Thème du PDF, si votre entreprise dispose déjà du nouveau design : la section Image de couverture n'y figure que dans ce cas. Le passage au nouveau design est gratuit.
Après l'activation, votre entreprise dispose des deux designs. Vos pages, modèles de document et projets existants restent tels quels ; vous faites vous-même passer un projet existant au nouveau design, variante par variante. Un administrateur détermine avec le Modèle par défaut dans quel design démarrent les nouveaux projets. Eturnity configure en règle générale les nouveaux comptes directement dans le nouveau design ; vous n'avez alors rien à changer.
Ce qui change dans le PDF
Page de couverture : la page « 00 Page de couverture » est nouvelle, avec une image de couverture sur toute la largeur, que vous chargez pour chaque thème du PDF.
En-tête et pied de page : en haut de chaque page standard figurent le nom de la variante, le titre de la page et votre logo, en bas la date, la référence du projet et le numéro de page. La bande de couleur en pied de page du design précédent n'existe plus.
Couleurs : vos thèmes du PDF restent valables ; vous ne recréez ni le logo ni les couleurs. Les couleurs agissent toutefois à d'autres endroits, par exemple dans les graphiques, les symboles et les lignes de total.
Pages et langues : les pages du nouveau design ont leurs propres noms, par exemple « 01 Vue d'ensemble de l'offre » ou « 11 conditions générales d'utilisation ». Chaque page vaut pour toutes les langues, et ses textes dans le PDF suivent la langue de correspondance du projet. Dans le design précédent, chaque langue a ses propres pages.
Pages propres : dans le nouveau design, Eturnity place vos pages personnalisées sous forme d'image sur une page A4 au format portrait ; dans le design précédent, Eturnity joint le fichier tel quel.
Ce que le design implique pour la configuration du thème du PDF, des pages personnalisées et des modèles de document, l'article « Configurer l'offre PDF » le résume dans la section « Nouveau design et design précédent du PDF ».
Demander le nouveau design
Seule Eturnity peut activer le nouveau design ; dans l'Expert, vous ne pouvez pas l'activer vous-même, pas même en tant qu'administrateur. L'interrupteur Utiliser un nouveau design, avec lequel vous faites ensuite passer des projets au nouveau design et créez de nouveaux modèles dans le nouveau design, n'apparaît que lorsque votre entreprise dispose des deux designs. Écrivez au support d'Eturnity par e-mail à support@eturnity.com ou par chat que vous souhaitez passer au nouveau design PDF. Le passage au nouveau design est gratuit.
Eturnity vous configure à cette occasion les pages standard du nouveau design pour les technologies actives dans votre entreprise, par exemple le photovoltaïque ou le chauffage, et en règle générale aussi des modèles de document dans le nouveau design. Le passage ne change rien à vos pages, modèles de document et projets existants.
Si Eturnity a créé pour vous une version propre d'une page du design précédent, par exemple avec une mise en page ou un texte fixe modifiés, elle ne vaut que dans le design précédent ; le passage ne la reprend pas dans le nouveau design. Cela concerne aussi les conditions générales que le support a insérées dans la page standard. Mentionnez ces adaptations dans votre demande ; le support vous indique à l'avance si une nouvelle adaptation est payante.
Après l'activation : adapter les paramètres
Ces étapes sont effectuées par un utilisateur disposant des droits d'administrateur. Pour trouver les pages : dans l'en-tête, tout à gauche, ouvrir le lanceur d'applications › Paramètres › dans le menu latéral gauche, la section Offre.
Ouvrez la page Thème du PDF. La section Image de couverture y apparaît désormais. Chargez pour chaque thème du PDF l'image de la page de couverture.
Ouvrez la page Modèles de document. Dans la vue d'ensemble, vous reconnaissez les modèles du nouveau design à la mention « Multilingue » dans la colonne Langue ; vos modèles existants y affichent toujours leur langue. Vérifiez les nouveaux modèles et adaptez les pages et leur ordre sous Configuration du document. Si vous ne trouvez aucun modèle dans le nouveau design ou s'il vous en faut un autre, créez-le avec Ajouter un nouveau modèle ; activez alors, sous Document de conception, Utiliser un nouveau design avant de sauvegarder, car le design du modèle ne peut plus être modifié ensuite.
Si un modèle du nouveau design contient la page standard « 11 conditions générales d'utilisation », retirez-la avec la corbeille, sauf si le support y a inséré vos propres conditions générales : par défaut, ce n'est qu'un exemple avec une entreprise fictive et un texte de remplissage. Votre équipe ajoute donc vos propres conditions générales dans chaque projet, dans chaque variante qu'elle propose, sous Ordre des pages avec Ajouter une page, car les pages personnalisées ne sont pas proposées dans les modèles du nouveau design.
Ouvrez le modèle du nouveau design avec lequel les nouveaux projets doivent commencer, cochez sous Modèle par défaut la case Utiliser comme modèle par défaut pour tous les projets. et cliquez sur Sauvegarder. Vous pouvez aussi le choisir dans la vue d'ensemble, dans la colonne Par défaut.
Le Modèle par défaut détermine dans quel design démarrent les nouveaux projets. Si un modèle du nouveau design est défini par défaut et que l'une de ses pages correspond aux technologies de la variante, l'Expert l'applique à la première ouverture de la page Offres, et le projet travaille dans le nouveau design. Sans modèle par défaut, un nouveau projet dont la sélection des pages propose les deux designs démarre dans le design précédent, avec le premier modèle du design précédent qui convient ; votre équipe le fait alors passer au nouveau design comme un projet en cours.
Vos pages personnalisées sont conservées ; dans le projet, elles sont proposées dans les deux designs. Comme le nouveau design place chaque page d'un tel fichier sur une page A4 au format portrait, recréez en A4 portrait les fichiers d'un autre format et chargez-les sous Pages personnalisées comme nouvelle page ; un fichier chargé ne peut pas être remplacé.
Faire passer un projet au nouveau design
Après l'activation, les projets existants s'ouvrent toujours dans le design précédent, et les PDF déjà créés ne changent pas. Vous activez le nouveau design dans le projet lui-même, et ce dans chaque variante que vous proposez, car chaque variante a son propre ordre des pages. Tout utilisateur qui modifie le projet peut le faire. Une nouvelle variante démarre comme un nouveau projet : avec le modèle par défaut, sinon dans le design précédent. Une variante dupliquée reprend les pages de l'original et donc son design.
Ouvrez le projet, puis la variante, et cliquez dans le menu latéral gauche, dans le groupe Offre, sur Offres. À l'étape Paramètres de l'offre, l'interrupteur Utiliser un nouveau design se trouve au-dessus de l'Ordre des pages, sous Document de conception. S'il manque, la sélection des pages ne propose qu'un seul design dans ce projet ; si, par exemple, vos pages du design précédent n'existent pas dans la langue de correspondance du projet, le projet travaille déjà sans interrupteur avec le nouveau design.
Activez Utiliser un nouveau design. Si des pages standard du design précédent figurent dans l'ordre des pages, l'Expert demande « Vous êtes sûr ? ». Avec OK, ces pages disparaissent ; les pages personnalisées et les fiches techniques restent.
Sous Sélectionner modèle, choisissez un modèle du nouveau design. L'Expert reconstruit alors en règle générale l'Ordre des pages à partir du modèle : les fiches techniques restent et passent à la fin, les pages personnalisées disparaissent.
Ajoutez de nouveau vos pages personnalisées, par exemple vos conditions générales, sous Ordre des pages avec Ajouter une page, et faites-les glisser, ainsi que les fiches techniques, à l'endroit voulu.
Cliquez sur Sauvegarder dans la barre en bas. Le changement ne s'applique qu'à ce moment-là.
Vérifiez l'offre avec Aperçu du PDF (ancienne version : Aperçu).
L'Expert ne mémorise pas la position de l'interrupteur à part, mais la déduit des pages sauvegardées : si, après la sauvegarde, aucune page standard du nouveau design ne figure dans l'ordre des pages, l'interrupteur est de nouveau désactivé à la prochaine ouverture. Tant que votre entreprise dispose des deux designs, vous faites aussi revenir une variante au design précédent par le même chemin ; les pages standard du nouveau design disparaissent alors après la confirmation.
S'il manque des pages après le passage
Avec Utiliser un nouveau design activé, la sélection des pages n'affiche plus que les pages standard du nouveau design ; vos pages personnalisées continuent d'apparaître. S'il vous manque une page que vous connaissez du design précédent, c'est généralement pour l'une de ces raisons :
La page porte un autre nom. Cherchez sous Ajouter une page d'après le thème de la page ; les pages du nouveau design ont leurs propres noms, par exemple « 01 Vue d'ensemble de l'offre » ou « 06 Système: Composants ».
Votre entreprise n'a pas la page dans le nouveau design. Lors du passage, votre entreprise ne reçoit que les pages standard qu'Eturnity tient prêtes dans le nouveau design pour votre pays ou votre réseau de partenaires. Vous ne pouvez pas ajouter vous-même une page standard manquante ; demandez au support. En attendant, vous pouvez laisser la variante dans le design précédent.
La technologie n'est pas active dans la variante. Une page n'est proposée que si l'une de ses technologies est active dans la variante. Vérifiez sur la page Variantes la colonne Technologies actives.
Une licence s'est ajoutée après le passage, par exemple le chauffage, l'e-mobilité ou la gestion de l'énergie. Votre entreprise ne reçoit alors pour cela que des pages du nouveau design, et elles n'entrent pas dans vos modèles de document existants. Un administrateur les intègre sous Modèles de document dans un modèle du nouveau design.
À vérifier avant le premier envoi
Parcourez une fois entièrement la première offre dans le nouveau design avec Aperçu du PDF (ancienne version : Aperçu) :
La page de couverture affiche l'image de couverture du thème du PDF choisi, et vos couleurs agissent aux endroits que vous attendez.
L'offre contient vos propres conditions générales, et non l'exemple avec une entreprise fictive et un texte de remplissage : sous forme de page personnalisée ou, si le support les y a insérées, sur la page « 11 conditions générales d'utilisation ».
Vos pages personnalisées et vos fiches techniques sont complètes et bien lisibles. Dans le nouveau design, un fichier qui ne peut pas être chargé peut manquer sans message ou rester vide.
L'ordre des pages contient toutes les pages que vos offres avaient jusqu'ici, dans l'ordre souhaité.
S'il manque quelque chose que vous ne pouvez pas compléter vous-même, ou si vous avez des questions sur le passage au nouveau design, écrivez au support par e-mail à support@eturnity.com ou par chat.