Qu'est-ce qu'Eturnity E-Sign ?
Eturnity E-Sign est une solution de signature électronique intégrée qui vous permet d'envoyer des documents directement à vos clients pour une signature numérique sans avoir besoin d'un compte de service de signature électronique externe.
Principaux avantages
Aucun compte externe requis : Commencez à envoyer des documents pour signature immédiatement sans créer de comptes auprès de fournisseurs tiers
Système de crédits simple : Modèle de paiement à l'usage avec tarification transparente par signature
Conclusion plus rapide des affaires : Réduisez le temps de traitement des documents en éliminant l'impression, la numérisation et la manipulation physique des documents
Expérience client professionnelle : Les clients peuvent signer depuis n'importe quel appareil, n'importe où, avec un processus de signature simplifié
Gestion automatique des documents : Les documents signés sont automatiquement renvoyés et stockés dans le gestionnaire de fichiers de votre projet
Plusieurs signataires pris en charge : Envoyez des documents à deux signataires simultanément si nécessaire (par exemple, les deux conjoints)
Surveillance des crédits en temps réel : Sachez toujours combien de crédits il vous reste avec des avertissements automatiques en cas de solde faible
Accès à l'échelle de l'entreprise : Une fois activé, tous les utilisateurs de votre entreprise peuvent envoyer des documents pour signature
Fonctionnement
Eturnity E-Sign fonctionne sur un système basé sur des crédits. Chaque fois que vous envoyez un document pour signature, un crédit est consommé par signataire. Par exemple :
Envoi d'un document à un signataire : 1 crédit
Envoi d'un document à deux signataires : 2 crédits
Chaque nouvelle entreprise utilisant l'Expert d'Eturnity reçoit 10 crédits gratuits pour essayer le service. Lorsque vous n'avez plus de crédits, vous pouvez acheter des crédits supplémentaires directement auprès d'Eturnity en fonction des besoins de votre entreprise.
Prérequis et exigences
Autorisations utilisateur
Pour activer et gérer le solde des crédits, vous devez disposer des autorisations d'administrateur de l'entreprise dans l'Expert d'Eturnity. Les utilisateurs standard peuvent envoyer des documents via Eturnity E-Sign une fois celui-ci activé, mais ne peuvent pas consulter ou gérer les paramètres de crédits.
Compatibilité PDF
Tous les PDF standard d'Eturnity sont déjà prêts pour la signature électronique et incluent les champs de signature nécessaires.
Exception pour les PDF fortement personnalisés : Si votre entreprise utilise des PDF fortement personnalisés qui ont été créés en dehors du processus de personnalisation standard d'Eturnity, contactez support@eturnity.com pour vérifier la compatibilité avec la signature électronique.
Activation d'Eturnity E-Sign
Eturnity E-Sign est préactivé pour toutes les entreprises utilisant l'Expert d'Eturnity avec 10 crédits gratuits. Aucune configuration n'est requise - vous pouvez l'utiliser immédiatement.
Vérification de votre solde de crédits
Pour consulter votre solde de crédits actuel et vos paramètres :
Connectez-vous à l'Expert d'Eturnity en tant qu'utilisateur administrateur de l'entreprise
Accédez à Paramètres > Signature électronique
Sélectionnez Eturnity E-Sign dans le menu déroulant du service de signature électronique
Votre nombre de crédits disponibles s'affiche dans le champ Crédits disponibles
Note : Le système affiche automatiquement un avertissement lorsque votre solde de crédits tombe à 10 crédits ou moins, vous donnant le temps d'en commander davantage avant d'en manquer.
Envoi de documents pour signature électronique
Une fois Eturnity E-Sign actif, tout utilisateur de projet peut envoyer des documents pour signature directement depuis le gestionnaire de fichiers.
Comment envoyer un document
Ouvrez votre projet dans l'Expert d'Eturnity
Accédez à Projet > Documents > Gestionnaire de fichiers
Localisez le document PDF que vous souhaitez envoyer pour signature
Cliquez sur l'option Envoyer via signature électronique pour le document
Saisissez le prénom, le nom et l'adresse électronique du client
Facultatif : Ajoutez un deuxième signataire si nécessaire (Note : cela consomme un crédit supplémentaire)
Cliquez sur Envoyer
Le client recevra un courriel avec un lien pour consulter et signer le document en ligne.
Comprendre les états des documents
Les documents envoyés via signature électronique affichent un statut dans le gestionnaire de fichiers qui se met à jour en temps réel à mesure que le client interagit avec le document.
Définitions des statuts de document
Envoyé : Le document a été envoyé via le service de signature électronique. Le client ne l'a pas encore ouvert ou n'a pris aucune mesure
Remis : Le client a ouvert et examiné le document mais n'a pas terminé la signature
Terminé : Le client a signé le document avec succès. Le PDF signé est automatiquement enregistré dans votre projet
Annulé : L'envoi du document a été annulé par le chef de projet ou l'administrateur de l'entreprise
Refusé : Le client a activement refusé l'offre et refusé de signer le document
Gestion des crédits
Surveillance de vos crédits
Vous pouvez vérifier votre solde de crédits à tout moment en accédant à Paramètres > Signature électronique et en sélectionnant Eturnity E-Sign. Le nombre de crédits disponibles est affiché bien en évidence.
Lorsque votre solde tombe à 10 crédits ou moins, une bannière d'avertissement apparaît dans les paramètres de signature électronique et lors de l'envoi de documents. Le système empêche l'envoi lorsque vous avez 0 crédit restant.
Acheter des crédits supplémentaires
Lorsque vous avez besoin de plus de crédits, contactez support@eturnity.com avec une demande de crédits E-Sign supplémentaires. Le service clientèle d'Eturnity vous contactera avec des options de tarification basées sur la taille de votre licence Expert. Après confirmation de l'achat, les crédits sont ajoutés à votre compte.
Note : La tarification des crédits est généralement basée sur des remises sur volume - les forfaits de crédits plus importants offrent de meilleurs tarifs par crédit.
Options de configuration
Après l'activation d'Eturnity E-Sign, vous pouvez personnaliser certains aspects de l'envoi des courriels de signature électronique.
Langue du courriel
La langue du courriel envoyé à votre client est automatiquement déterminée par le paramètre Langue de correspondance dans votre projet Eturnity. Vous ne pouvez pas définir une langue de courriel différente de la langue du projet.
Pour changer la langue du courriel :
Ouvrez votre projet dans l'Expert d'Eturnity
Accédez aux Paramètres du projet
Modifiez la Langue de correspondance selon la langue souhaitée
Note : La langue de correspondance est indépendante de votre langue d'interface utilisateur. La modification de votre langue utilisateur personnelle n'affecte pas la langue du courriel envoyé aux clients.
Dépannage des problèmes courants
Option d'envoi de signature électronique non visible dans le gestionnaire de fichiers
Problème : L'option d'envoi d'un document via signature électronique n'apparaît pas dans le gestionnaire de fichiers pour un PDF spécifique.
Cause : Le PDF ne contient pas de page de signature ou de champ de signature. La signature électronique ne peut être utilisée qu'avec des documents qui ont été configurés avec des champs signables.
Solution :
Vérifiez votre modèle PDF pour confirmer qu'il inclut une page de signature
Si la page de signature est manquante, régénérez le document en utilisant un modèle PDF qui inclut des champs de signature
Si vous n'êtes pas sûr que vos modèles PDF sont prêts pour la signature électronique, contactez support@eturnity.com pour vérification
Crédits épuisés
Problème : Vous ne pouvez pas envoyer de documents car votre solde de crédits est nul.
Solution : Contactez support@eturnity.com pour demander des crédits supplémentaires.
Facturation et coûts
Eturnity E-Sign fonctionne sur un système basé sur des crédits. Vous achetez des crédits auprès d'Eturnity en fonction de la taille de votre licence Expert. Chaque document envoyé consomme un crédit par signataire. La tarification est disponible auprès du service clientèle en contactant support@eturnity.com.
Besoin d'aide ? Si vous rencontrez des problèmes non couverts dans ce guide ou avez des questions sur la tarification des crédits, contactez support@eturnity.com.