Wofür sind die drei Einstellungsseiten da?
Ein Angebots-PDF setzt sich aus Seiten zusammen: aus Standardseiten, die Eturnity für alle Kunden pflegt, etwa Angebotsübersicht, Komponenten oder Wirtschaftlichkeit, und aus eigenen Seiten Ihres Unternehmens. Mit Ihrem Logo, Ihren Farben und eigenen Seiten hebt sich Ihr Angebot von denen anderer Installateure ab, die ebenfalls mit Eturnity arbeiten.
Wie die Seiten aussehen und welche davon in einem Angebot stehen, legen Sie als Administrator einmal für das ganze Unternehmen fest, auf drei Seiten in den Einstellungen:
Branding bestimmt, wie die Seiten aussehen: Farben, Logo und im neuen PDF-Design das Titelbild. In älteren Unterlagen heißt dieser Bereich Co-Branding.
Individuelle Seiten machen aus eigenen PDF-Dateien Seiten für Ihre Angebote, zum Beispiel aus Ihren Geschäftsbedingungen.
Dokumentvorlagen legen fest, welche Seiten ein Angebot enthält und in welcher Reihenfolge.
Im Projekt wählt Ihr Team dann auf der Seite Angebote die passende Vorlage und das Branding und passt die Seiten bei Bedarf an.
Voraussetzungen
Die drei Einstellungsseiten sehen nur Benutzer mit Administratorrechten.
Sie finden sie so: In der Kopfzeile ganz links den App-Starter öffnen › Einstellungen › im linken Seitenmenü der Abschnitt Angebot.
Richten Sie die Seiten in dieser Reihenfolge ein: zuerst das Branding, dann Ihre individuellen Seiten, zuletzt die Dokumentvorlagen. Eine Vorlage kann nur Seiten aufnehmen, die es schon gibt.
Neues und bisheriges PDF-Design
Eturnity bietet die Standardseiten in zwei Designs an: im neuen PDF-Design und im bisherigen. Welche Designs Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen, richtet Eturnity für Ihr Konto ein; die Umstellung auf das neue Design klären Sie mit dem Support, im Chat oder unter support@eturnity.com. Für die Einrichtung macht das Design drei Unterschiede:
Das Titelbild gibt es nur im neuen Design. Den Abschnitt Titelbild zeigt die Seite Branding nur, wenn Ihr Unternehmen Seiten des neuen Designs hat.
Eine Dokumentvorlage nutzt genau ein Design. Vorlagen im bisherigen Design gelten für eine Sprache, Vorlagen im neuen Design für alle Sprachen.
Individuelle Seiten nehmen Sie nur in Vorlagen im bisherigen Design auf. Im neuen Design fügt Ihr Team sie im Projekt ein.
1. Das Branding festlegen
Mehrere Brandings lohnen sich, wenn Sie mit mehr als einem Auftritt anbieten, etwa für eine zweite Marke, einen Geschäftsbereich oder eine Kampagne. Welches Branding ein Angebot trägt, wählt Ihr Team im Projekt.
Öffnen Sie in den Einstellungen im Abschnitt Angebot die Seite Branding. Links stehen Ihre Brandings als Kacheln. Klicken Sie auf eine Kachel, um sie zu bearbeiten, oder darunter auf Branding hinzufügen.
Geben Sie unter Branding Name einen Namen ein, an dem Ihr Team das Branding im Projekt erkennt.
Soll dieses Branding gelten, wenn im Projekt keines gewählt ist, schalten Sie direkt darunter Als Standard-Branding festlegen ein.
Tragen Sie unter Dokumentfarben vier Farben als Hex-Code ein, etwa #1A73E8: die Hauptakzentfarbe für Hervorhebungen, Untertitel und Fußzeile, die Sekundärfarbe für Diagramme und Infografiken, die Backup-Farbe für Fälle, in denen zwei Farben nicht reichen, und die Textfarbe der Schaltfläche.
Klicken Sie unten auf Speichern.
Laden Sie unter Logo auf PDF Ihr Logo hoch: zugeschnitten, im PNG-Format, mindestens 70 Pixel hoch und höchstens 1 MB groß.
Im neuen Design laden Sie unter Titelbild das Bild für die Titelseite hoch: JPG, PNG oder WebP, mindestens 720 × 480 Pixel und höchstens 2 MB.
Logo und Titelbild speichert Eturnity sofort beim Hochladen; Abbrechen nimmt sie nicht zurück, und ein falsches Bild ersetzen Sie durch ein neues. Speichern Sie Name, Standard-Kennzeichen und Farben deshalb vorher. Jede Farbe gilt für alle Elemente ihrer Rolle; einzelne Elemente färben Sie nicht getrennt ein. Die Beispielseite rechts übernimmt Ihre Farben sofort, ist aber nur ein Muster: Das Ergebnis prüfen Sie in der Vorschau eines Angebots. Wie viele Brandings Sie anlegen können, hängt von Ihrer Lizenz ab. Eine andere Schriftart ist keine Einstellung im Branding; sie gehört zu den Anpassungen, die Eturnity vornimmt.
2. Eigene Seiten hochladen
Mit individuellen Seiten bringen Sie Inhalte ins Angebot, die nur Ihr Unternehmen hat, etwa Ihre Geschäftsbedingungen, eine Vorstellung Ihres Teams, Referenzen oder Ihre Garantie- und Serviceleistungen. Die Standardseite mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist nur ein Platzhalter; ersetzen Sie sie durch Ihre eigene Seite, bevor Sie Angebote verschicken.
Eine individuelle Seite steht genau so im Angebot, wie Sie sie hochladen: Eturnity setzt weder Logo noch Seitenzahl darauf und füllt keine Projektdaten ein. Gestalten Sie die Datei deshalb vollständig selbst, auch mit Ihrem Logo. Hat die Datei mehrere Seiten, kommen alle ins Angebot.
Speichern Sie den Inhalt als PDF-Datei mit höchstens 70 MB.
Öffnen Sie in den Einstellungen im Abschnitt Angebot die Seite Individuelle Seiten und klicken Sie auf Seite hinzufügen.
Geben Sie im Fenster Neue individuelle Seite erstellen einen Seitenname ein. Unter diesem Namen findet Ihr Team die Seite später in der Seitenauswahl.
Wählen Sie die Sprache der Seite. Sie steht nur in Projekten zur Auswahl, deren Korrespondenzsprache dieser Sprache entspricht.
Kreuzen Sie unter Technologien alle Technologien an, für die Sie die Seite verwenden. Sie steht nur in Projekten zur Auswahl, deren aktive Variante eine dieser Technologien enthält.
Laden Sie die PDF-Datei hoch und klicken Sie auf Seite hinzufügen.
Die hochgeladene Datei lässt sich später nicht austauschen; beim Bearbeiten ändern Sie nur Name, Sprache und Technologien. Für eine neue Fassung, etwa geänderte Geschäftsbedingungen, legen Sie eine neue Seite an, setzen sie in Ihren Vorlagen und Angeboten an die Stelle der alten und löschen danach die alte. Verschicken Sie Angebote in mehreren Sprachen, legen Sie für jede Sprache eine eigene Seite an.
3. Dokumentvorlagen zusammenstellen
Eine Dokumentvorlage ist eine fertige Seitenfolge für eine Art von Angebot. Ihr Team wählt sie im Projekt aus, statt die Seiten jedes Mal einzeln zusammenzustellen. Viele Installateure legen Vorlagen entlang ihres Verkaufsablaufs an: ein Richtangebot, das schnell anhand des Satellitenbilds entsteht und oft bewusst weniger Detail zeigt, etwa die Kosten ohne Einzelpreise; nach dem Termin vor Ort das ausführliche Angebot; nach der Unterschrift die Auftragsbestätigung. Soll Ihr Kunde ein Angebot elektronisch unterschreiben, gehört das Bestellformular in die Vorlage: Es ist die einzige Seite mit Unterschriftsfeldern.
Öffnen Sie in den Einstellungen im Abschnitt Angebot die Seite Dokumentvorlagen und klicken Sie auf Neue Vorlage hinzufügen.
Sehen Sie unter Dokumenten Design den Schalter Neues Design verwenden, wählen Sie zuerst das Design. Nach dem Speichern lässt es sich nicht mehr ändern.
Im bisherigen Design geben Sie einen Name ein und wählen die Sprache der Vorlage. Im neuen Design tragen Sie unter Übersetzungen verwalten für jede Sprache Ihres Unternehmens einen Namen ein; arbeitet Ihr Unternehmen nur in einer Sprache, steht dort stattdessen das Feld Name.
Fügen Sie unter Dokumentenkonfiguration mit Seite hinzufügen die Seiten hinzu. Ziehen Sie sie am Griff in die gewünschte Reihenfolge; über den Papierkorb entfernen Sie eine Seite wieder.
Klicken Sie auf Speichern.
Öffnet Ihr Team in einem neuen Projekt zum ersten Mal die Seite Angebote, übernimmt Expert die erste passende Vorlage; die Vorlagen stehen in der Reihenfolge, in der Sie sie angelegt haben. Hat Ihr Unternehmen Seiten beider Designs, ist das die erste Vorlage im bisherigen Design.
Über das Symbol zum Kopieren in der Übersicht legen Sie eine Abwandlung einer bestehenden Vorlage an. Löschen Sie eine Vorlage, steht sie in Projekten nicht mehr zur Auswahl; Seiten, die schon in Angebote übernommen wurden, bleiben dort erhalten. Fehlen Seiten in der Auswahl, prüfen Sie Design und Sprache: Im bisherigen Design zeigt die Auswahl nur Seiten in der Sprache der Vorlage. Kündigt Eturnity neue Standardseiten an, prüfen Sie Ihre Vorlagen und nehmen Sie die passenden Seiten auf.
4. Im Projekt: Seiten und Branding für ein Angebot wählen
Die Einstellungen gelten für das ganze Unternehmen; was in den Angeboten eines Projekts steht, legt Ihr Team im Projekt fest. Öffnen Sie dazu im Projekt im linken Seitenmenü in der Gruppe Angebot die Seite Angebote. Im ersten Schritt, Angeboteinstellungen:
Wählen Sie unter Vorlage auswählen eine Dokumentvorlage. Ihre Seiten erscheinen unter Seitenreihenfolge. Mit Dokumentvorlage hinzufügen nehmen Sie die Seiten einer weiteren Vorlage dazu.
Passen Sie die Seiten unter Seitenreihenfolge an: Mit Seite hinzufügen ergänzen Sie Standardseiten oder Ihre individuellen Seiten, mit Datenblatt hinzufügen Datenblätter. Durch Ziehen ändern Sie die Reihenfolge, über den Papierkorb entfernen Sie eine Seite.
Wählen Sie unter Details die Adresse Ihrer Firma oder Filiale und das Branding. Ohne Auswahl gilt das Standard-Branding. Ihre Firmen- und Filialadressen richtet Eturnity ein; hier wählen Sie nur, welche erscheint.
Klicken Sie in der Leiste unten auf Speichern.
Klicken Sie auf Vorschau PDF. Im Schritt Vorschau PDF und Text bearbeiten prüfen Sie das Angebot und laden es mit PDF herunterladen herunter.
Vorlagen, Seitenreihenfolge, Adresse und Branding gelten für das ganze Projekt, also für die Angebote aller seiner Varianten; Ihre Dokumentvorlage ändert sich dadurch nicht. Vorlagenseiten wiederherstellen setzt die Seiten auf die der gewählten Vorlagen zurück; hinzugefügte Datenblätter bleiben erhalten und rücken ans Ende. Hat Ihr Unternehmen Seiten beider Designs, zeigt die Seite zusätzlich den Schalter Neues Design verwenden; Vorlagen und Seiten stehen dann nur im eingestellten Design zur Auswahl. Die Texte im PDF folgen der Korrespondenzsprache des Projekts, nicht der Sprache Ihrer Oberfläche.
PDF herunterladen und Vorschau PDF sind gesperrt, solange keine Seite gewählt ist, Änderungen nicht gespeichert sind, die Finanzierung nicht aktuell ist oder bei Varianten mit Photovoltaik die Simulation. Ist ein Online-Angebot aktiv, lassen sich Adresse und Branding nicht ändern.