Worum es geht
Mit Dokumenten zu einem Projekt arbeiten Sie in Eturnity Expert vor allem an vier Stellen: das Angebots-PDF für Ihren Kunden auf der Seite Angebote, vorgefertigte Formulare auf der Seite Verwaltungsdokumente, die Ablage aller Dateien im Dateimanager und die Weitergabe von Daten an andere Programme auf der Seite Datenexport. Was in Ihren Angebots-PDFs zur Wahl steht, also Branding, eigene Seiten und Dokumentvorlagen, legen Administratoren einmal für das ganze Unternehmen in den Einstellungen fest.
Die vier Projektseiten öffnen Sie im Projekt: Projekt öffnen, die gewünschte Variante wählen und im linken Seitenmenü in der passenden Gruppe auf die Seite klicken.
Was | Wo | Wer |
Angebots-PDF und andere Dokumente aus Seiten, etwa eine Auftragsbestätigung | Im Projekt: Gruppe Angebot > Angebote | Jeder, der das Projekt bearbeitet; das Online-Angebot nur, wenn Ihre Lizenz es umfasst, und nicht bei Varianten mit Photovoltaik ohne 3D-Modullayout |
Vorgefertigte Formulare je Land | Im Projekt: Gruppe Planung > Verwaltungsdokumente | Jeder, der das Projekt bearbeitet; einzelne Formulare nur, wenn Ihre Lizenz sie umfasst |
Alle Dateien des Projekts | Im Projekt: Gruppe Projekt > Dateimanager | Jeder, der das Projekt bearbeitet; eigene Dateien hochladen nur, wenn Ihre Lizenz es umfasst |
Daten einer Variante als CSV-Datei oder an ein ERP-System | Im Projekt: Gruppe Integrationen > Datenexport | CSV-Datei: jeder, der das Projekt bearbeitet; Übertragung an ein ERP-System nur mit passender Lizenz und nur für Unternehmen mit Finanzdaten in der Schweiz |
Branding, eigene Seiten und Dokumentvorlagen für alle Angebote | In der Kopfzeile ganz links den App-Starter öffnen > Einstellungen > Abschnitt Angebot | Nur Benutzer mit Administratorrechten |
Das Angebots-PDF: Seite Angebote
Auf der Seite Angebote stellen Sie das Dokument für Ihren Kunden aus Seiten zusammen: aus den Standardseiten, die Eturnity pflegt, aus eigenen Seiten Ihres Unternehmens und aus Datenblättern. Das ist nicht nur das Angebot selbst. Jedes Dokument, das aus solchen Seiten besteht, entsteht hier, zum Beispiel eine Auftragsbestätigung. Welche Seiten darin stehen, bestimmt die Dokumentvorlage, die Sie wählen, und was Sie danach unter Seitenreihenfolge ändern.
Bei Varianten mit 3D-Modullayout und bei Varianten ohne Photovoltaik führt die Seite Sie in drei Schritten durch das Angebot: Angeboteinstellungen, Vorschau PDF und Text bearbeiten und Online-Angebot. Im Schritt Angeboteinstellungen wählen Sie die Vorlage, die Seiten, die Adresse und das Branding und klicken unten auf Speichern. Vorschau PDF öffnet den Schritt Vorschau PDF und Text bearbeiten; dort prüfen Sie das Angebot, ändern bei Bedarf Texte und laden es mit PDF herunterladen herunter (in der bisherigen Fassung der Seite: PDF generieren, danach Dokument herunterladen). Mit Online-Angebot teilen (ist im Projekt schon ein Online-Angebot aktiv: Zum Online-Angebot hinzufügen) geben Sie das Angebot stattdessen im Schritt Online-Angebot als Link an Ihren Kunden weiter, sofern Ihre Lizenz das Online-Angebot umfasst.
Bei Varianten mit Photovoltaik ohne 3D-Modullayout ist die Seite einfacher: Sie wählen die Vorlage, passen die Seitenreihenfolge an, wählen im Abschnitt Details die Adresse und das Branding und laden das PDF mit PDF herunterladen herunter; Vorschau PDF öffnet die Vorschau in einem neuen Browser-Tab, und ein Online-Angebot gibt es dort nicht.
Gut zu wissen:
Jede Variante hat ihr eigenes Angebot, mit eigener Vorlage, eigener Seitenreihenfolge, eigener Adresse, eigenem Branding und den Texten, die Sie in der Vorschau ändern.
Jedes erzeugte Angebots-PDF legt Eturnity im Dateimanager des Projekts ab, als Datei der Variante. Ein erzeugtes PDF ändert sich danach nicht mehr, auch wenn Sie später Seiten oder Preise ändern. Frühere Angebots-PDFs finden Sie nur dort.
Die Texte im PDF folgen der Korrespondenzsprache des Projekts, nicht der Sprache Ihrer Oberfläche. Sie ändern sie in den Projekteinstellungen.
Sind Vorschau PDF und PDF herunterladen grau, sind Änderungen noch nicht gespeichert, es ist keine Seite gewählt, oder die Finanzierung oder bei Photovoltaik die Simulation ist nicht mehr aktuell.
Was in den Angeboten Ihres Unternehmens zur Wahl steht, legen Administratoren in den Einstellungen im Abschnitt Angebot fest: unter Branding Farben, Logo und im neuen PDF-Design ein Titelbild, unter Individuelle Seiten eigene Seiten aus PDF-Dateien, etwa Ihre Geschäftsbedingungen, und unter Dokumentvorlagen feste Seitenfolgen. Wie Sie das einrichten, beschreibt der Artikel „Angebots-PDF einrichten“. Was das neue PDF-Design ändert und wie Sie darauf umstellen, beschreibt der Artikel „Auf das neue PDF-Design umstellen“. Was nur Eturnity ändern kann, etwa feste Texte oder das Layout einer Standardseite, und was davon kostet, steht im Artikel „PDF-Anpassungen“.
Verwaltungsdokumente: Formulare für Ihr Land
Auf der Seite Verwaltungsdokumente erzeugen Sie vorgefertigte Formulare, die Eturnity je Land bereitstellt und aus den Daten des Projekts füllt. Anders als das Angebot stellen Sie diese Dokumente nicht selbst zusammen. Die Seite listet nur die Formulare, die für das Projekt in Frage kommen:
Formulare mit der Schaltfläche Dokument erstellen richten sich nach dem Land der Gebäudeadresse des Projekts.
In der Schweiz kommen für Varianten mit Heizung das Formular zur Impulsberatung (ab sieben Wohneinheiten in der Fassung für große Gebäude) und die WPSM Berechnung des Heizleistungsbedarfs dazu, beide mit der Schaltfläche Dokument generieren. Dafür müssen die Finanzdaten Ihres Unternehmens die Schweiz enthalten, und die Korrespondenzsprache des Projekts muss eine Schweizer Sprache sein, etwa „Deutsch (CH)“.
In Frankreich kommen für Varianten mit Photovoltaik die Consuel-Formulare mit der Schaltfläche Dokument generieren dazu, wenn die Finanzdaten Ihres Unternehmens Frankreich enthalten und die Korrespondenzsprache „Français (FR)“ ist.
Bei Dokument erstellen füllen Sie zuerst ein Formular aus; das ausgefüllte Dokument speichert Eturnity im Dateimanager. Bei Dokument generieren entsteht das Dokument im Hintergrund; danach heißt die Schaltfläche Download und lädt es in den Download-Ordner Ihres Browsers. Abgelegt wird es außerdem im Dateimanager.
Deckt Ihre Lizenz ein Formular nicht ab, bleibt es in der Liste sichtbar, lässt sich aber nicht erzeugen. Eine leere Liste ist kein Fehler: Für diese Zusammenstellung ist nichts hinterlegt. Dann steht auf der Seite der Link Support kontaktieren; er öffnet eine E-Mail an den Eturnity-Support, mit der Sie ein fehlendes Formular anfordern. Eturnity prüft es und ergänzt es, sofern möglich, für Ihr Land. Das kann einige Zeit dauern.
Dateimanager: alle Dateien des Projekts
Der Dateimanager ist die Ablage des Projekts. Hier landen die Dokumente, die Eturnity für das Projekt erzeugt: jedes Angebots-PDF, die Verwaltungsdokumente, die Pläne aus der Gruppe Planung wie Schaltplan (in der Schweiz: Prinzipschema), Dachplan und Stringplan und die Dateien aus Datei erstellen auf der Seite Wechselrichter. Dazu kommen Bilder, die Sie im 3D-Modullayout hochladen, und alles, was Sie selbst ablegen. Die Spalte Projektvariante zeigt, zu welcher Variante eine Datei gehört.
Eigene Dateien laden Sie mit Datei hochladen hoch, höchstens 70 MB je Datei. Fehlt die Schaltfläche, umfasst Ihre Lizenz das Hochladen von Projektdateien nicht.
Im Reiter Datenblätter finden Sie die Datenblätter der Hauptkomponenten des Projekts.
Umfasst Ihre Lizenz die elektronische Unterschrift und ist sie für Ihr Unternehmen eingerichtet, senden Sie geeignete Dokumente über das Menü der Datei zur Unterschrift an Ihren Kunden. Einrichten kann sie nur ein Administrator, in den Einstellungen im Abschnitt Angebot auf der Seite Elektronische Unterschrift.
Gelöscht wird erst, wenn Sie unten auf Speichern klicken. Nicht löschen lassen sich unter anderem Dateien mit offener Unterschriftsanfrage, im 3D-Modullayout verwendete Bilder und das PDF eines aktiven Online-Angebots.
Datenexport: Daten an andere Programme weitergeben
Auf der Seite Datenexport laden Sie unter Projektvarianten-Export mit CSV herunterladen die Daten der aktiven Variante als CSV-Datei herunter. Das steht jedem offen, der das Projekt bearbeitet, unabhängig von der Lizenz.
Umfasst Ihre Lizenz die ERP/CRM-Anbindung, steht darüber die Übertragung an Ihr ERP-System. Angeboten wird die Anbindung nur Unternehmen mit Finanzdaten in der Schweiz. Zuerst verbindet jeder Benutzer sein eigenes Konto, in den Einstellungen im Abschnitt Andere auf der Seite ERP/CRM; solange das fehlt, steht an dieser Stelle nur ein Hinweis mit einem Link auf diese Seite (der Hinweis nennt noch den Weg über Integrationen). Danach wählen Sie die Variante und klicken auf Lieferantenanfrage erstellen in Bexio; angelegt wird in Bexio trotzdem ein Kundenauftrag. Das Ergebnis lesen Sie im Übertragungsverlauf.
Mehrere Projekte auf einmal exportieren Sie nicht hier, sondern auf der Seite Projekte in einer Ansicht vom Typ Tabelle: Projekte markieren und Exportieren wählen. Fehlen dort die Kästchen zum Markieren, ist der Export der Projektliste für Ihr Konto nicht freigeschaltet. Webhooks richtet der Eturnity-Support für Sie ein; fragen Sie dort auch nach dem Zugang zur Programmierschnittstelle.
Was es je Land gibt
Angebots-PDF: in allen Ländern. Welche Standardseiten Ihnen zur Wahl stehen, hängt vom Land Ihres Unternehmens oder Ihrem Partnernetzwerk und von den Technologien Ihrer Lizenz ab, etwa Photovoltaik oder Heizung; die Texte im PDF folgen der Korrespondenzsprache des Projekts.
Verwaltungsdokumente: je Land verschieden. Formulare mit Dokument erstellen richten sich nach dem Land der Gebäudeadresse. Dazu kommen bei Heizung das Formular zur Impulsberatung und WPSM, wenn die Finanzdaten Ihres Unternehmens die Schweiz enthalten und die Korrespondenzsprache eine Schweizer Sprache ist, und bei Photovoltaik die Consuel-Formulare, wenn die Finanzdaten Frankreich enthalten und die Korrespondenzsprache „Français (FR)“ ist.
Übertragung an ein ERP-System: nur für Unternehmen mit Finanzdaten in der Schweiz.
Dateimanager und CSV-Export: in allen Ländern.
Hilfe vom Support
Schreiben Sie dem Eturnity-Support per E-Mail an support@eturnity.com oder im Chat, wenn ein Verwaltungsdokument für Ihr Land fehlt, eine Filialadresse in der Auswahl Adresse fehlt, Sie Webhooks einrichten möchten oder eine Standardseite des Angebots-PDF geändert werden soll. Möchten Sie eine Funktion nutzen, die Ihre Lizenz nicht umfasst, fragen Sie dort nach einem Upgrade.