Worum es geht
Eturnity bietet die Standardseiten des Angebots-PDF in zwei Designs an: im neuen PDF-Design und im bisherigen. Das neue Design hat ein anderes Layout mit Titelseite und Titelbild, und seine Dokumentvorlagen gelten für alle Sprachen Ihres Unternehmens. Arbeitet Ihr Unternehmen noch im bisherigen Design, schaltet Eturnity das neue auf Anfrage frei. Ob Ihr Unternehmen das neue Design schon hat, sieht ein Administrator in den Einstellungen auf der Seite Branding: Nur dann gibt es dort den Abschnitt Titelbild. Die Umstellung kostet nichts.
Nach der Freischaltung hat Ihr Unternehmen beide Designs. Ihre bisherigen Seiten, Dokumentvorlagen und Projekte bleiben, wie sie sind; ein bestehendes Projekt stellen Sie selbst um, Variante für Variante. In welchem Design neue Projekte beginnen, legt ein Administrator mit der Standardvorlage fest. Neue Konten richtet Eturnity in der Regel gleich im neuen Design ein; dann müssen Sie nichts umstellen.
Was sich im PDF ändert
Titelseite: Neu ist die Seite „00 Titelseite“ mit einem Titelbild über die volle Breite, das Sie je Branding hochladen.
Kopf- und Fußzeile: Oben auf jeder Standardseite stehen der Name der Variante, der Seitentitel und Ihr Logo, unten Datum, Projektreferenz und Seitenzahl. Die farbige Fußleiste des bisherigen Designs gibt es nicht mehr.
Farben: Ihre Brandings gelten weiter; Logo und Farben legen Sie nicht neu an. Die Farben wirken aber an anderen Stellen, etwa in Diagrammen, Symbolen und Summenzeilen.
Seiten und Sprachen: Die Seiten des neuen Designs haben eigene Namen, etwa „01 Angebotsübersicht“ oder „11 Allgemeine Geschäftsbedingungen“. Jede Seite gilt für alle Sprachen, und ihre Texte im PDF folgen der Korrespondenzsprache des Projekts. Im bisherigen Design hat jede Sprache eigene Seiten.
Eigene Seiten: Ihre individuellen Seiten setzt Eturnity im neuen Design als Bild auf eine A4-Seite im Hochformat; im bisherigen Design hängt es die Datei unverändert an.
Was das Design für die Einrichtung von Branding, Individuellen Seiten und Dokumentvorlagen bedeutet, fasst der Artikel „Angebots-PDF einrichten“ im Abschnitt „Neues und bisheriges PDF-Design“ zusammen.
Das neue Design anfragen
Freischalten kann das neue Design nur Eturnity; in Expert können Sie es nicht selbst einschalten, auch nicht als Administrator. Den Schalter Neues Design verwenden, mit dem Sie danach Projekte umstellen und neue Vorlagen im neuen Design anlegen, gibt es erst, wenn Ihr Unternehmen beide Designs hat. Schreiben Sie dem Eturnity-Support per E-Mail an support@eturnity.com oder im Chat, dass Sie auf das neue PDF-Design umstellen möchten. Die Umstellung kostet nichts.
Eturnity richtet Ihnen dabei die Standardseiten des neuen Designs für die Technologien ein, die in Ihrem Unternehmen aktiv sind, etwa Photovoltaik oder Heizung, und in der Regel auch Dokumentvorlagen im neuen Design. An Ihren bisherigen Seiten, Dokumentvorlagen und Projekten ändert die Umstellung nichts.
Hat Eturnity für Sie eine eigene Fassung einer Seite des bisherigen Designs angelegt, etwa mit geändertem Layout oder geändertem festem Text, gilt sie nur im bisherigen Design; ins neue Design überträgt die Umstellung sie nicht. Das betrifft auch Geschäftsbedingungen, die der Support in die Standardseite eingesetzt hat. Sprechen Sie solche Anpassungen bei Ihrer Anfrage an; ob eine neue Anpassung etwas kostet, sagt Ihnen der Support vorher.
Nach der Freischaltung: die Einstellungen anpassen
Diese Schritte erledigt ein Benutzer mit Administratorrechten. Sie finden die Seiten so: In der Kopfzeile ganz links den App-Starter öffnen › Einstellungen › im linken Seitenmenü der Abschnitt Angebot.
Öffnen Sie die Seite Branding. Dort erscheint jetzt der Abschnitt Titelbild. Laden Sie für jedes Branding das Bild für die Titelseite hoch.
Öffnen Sie die Seite Dokumentvorlagen. Vorlagen im neuen Design erkennen Sie in der Übersicht in der Spalte Sprache an „Mehrsprachig“; Ihre bisherigen Vorlagen zeigen dort weiter ihre Sprache. Prüfen Sie die neuen Vorlagen und passen Sie Seiten und Reihenfolge unter Dokumentenkonfiguration an. Finden Sie keine Vorlage im neuen Design oder brauchen Sie eine weitere, legen Sie sie mit Neue Vorlage hinzufügen an; schalten Sie dabei unter Dokumenten DesignNeues Design verwenden ein, bevor Sie speichern, denn danach lässt sich das Design der Vorlage nicht mehr ändern.
Enthält eine Vorlage im neuen Design die Standardseite „11 Allgemeine Geschäftsbedingungen“, entfernen Sie sie über den Papierkorb, sofern der Support nicht Ihre eigenen Geschäftsbedingungen dort eingesetzt hat: Im Standard ist sie nur ein Muster mit Beispielfirma und Fülltext. Ihre eigenen Geschäftsbedingungen fügt Ihr Team deshalb in jedem Projekt in jeder Variante, die es anbietet, unter Seitenreihenfolge mit Seite hinzufügen ein, denn individuelle Seiten stehen in Vorlagen im neuen Design nicht zur Auswahl.
Öffnen Sie die Vorlage im neuen Design, mit der neue Projekte beginnen sollen, setzen Sie unter Standardvorlage das Häkchen Als Standardvorlage für alle Projekte verwenden. und klicken Sie auf Speichern. Alternativ wählen Sie sie in der Übersicht in der Spalte Standard.
Die Standardvorlage entscheidet, in welchem Design neue Projekte beginnen. Ist eine Vorlage im neuen Design als Standard festgelegt und passt eine ihrer Seiten zu den Technologien der Variante, setzt Expert sie beim ersten Öffnen der Seite Angebote ein, und das Projekt arbeitet im neuen Design. Ohne Standardvorlage beginnt ein neues Projekt, dessen Seitenauswahl beide Designs anbietet, im bisherigen Design mit der ersten passenden bisherigen Vorlage; Ihr Team stellt es dann wie ein laufendes Projekt um.
Ihre individuellen Seiten bleiben erhalten; im Projekt stehen sie in beiden Designs zur Auswahl. Weil das neue Design jede Seite einer solchen Datei auf A4 im Hochformat setzt, legen Sie Dateien in einem anderen Format in A4 hoch neu an und laden sie unter Individuelle Seiten als neue Seite hoch; eine hochgeladene Datei lässt sich nicht austauschen.
Ein Projekt umstellen
Bestehende Projekte öffnen nach der Freischaltung weiter im bisherigen Design, und bereits erstellte PDFs ändern sich nicht. Das neue Design schalten Sie im Projekt selbst ein, und zwar in jeder Variante, die Sie anbieten, denn jede Variante hat ihre eigene Seitenreihenfolge. Das kann jeder Benutzer, der das Projekt bearbeitet. Eine neue Variante beginnt wie ein neues Projekt: mit der Standardvorlage, sonst im bisherigen Design. Eine duplizierte Variante übernimmt die Seiten des Originals und damit sein Design.
Öffnen Sie das Projekt und darin die Variante und klicken Sie im linken Seitenmenü in der Gruppe Angebot auf Angebote. Im Schritt Angeboteinstellungen steht über der Seitenreihenfolge unter Dokumenten Design der Schalter Neues Design verwenden. Fehlt er, bietet die Seitenauswahl in diesem Projekt nur ein Design an; liegen Ihre bisherigen Seiten etwa nicht in der Korrespondenzsprache des Projekts vor, arbeitet das Projekt schon ohne Schalter mit dem neuen Design.
Schalten Sie Neues Design verwenden ein. Stehen Standardseiten des bisherigen Designs in der Seitenreihenfolge, fragt Expert „Sind Sie sicher?“. Mit OK fallen diese Seiten weg; individuelle Seiten und Datenblätter bleiben stehen.
Wählen Sie unter Vorlage auswählen eine Vorlage im neuen Design. Dabei baut Expert die Seitenreihenfolge in der Regel aus der Vorlage neu auf: Datenblätter bleiben und rücken ans Ende, individuelle Seiten fallen weg.
Fügen Sie Ihre individuellen Seiten, etwa Ihre Geschäftsbedingungen, unter Seitenreihenfolge mit Seite hinzufügen wieder ein und ziehen Sie sie und die Datenblätter an die gewünschte Stelle.
Klicken Sie in der Leiste unten auf Speichern. Erst damit gilt der Wechsel.
Prüfen Sie das Angebot mit Vorschau PDF (bisherige Fassung: Vorschau).
Expert merkt sich die Stellung des Schalters nicht eigens, sondern liest sie aus den gespeicherten Seiten: Steht nach dem Speichern keine Standardseite des neuen Designs in der Seitenreihenfolge, ist der Schalter beim nächsten Öffnen wieder aus. Solange Ihr Unternehmen beide Designs hat, schalten Sie eine Variante auf demselben Weg auch zurück; dann fallen nach der Rückfrage die Standardseiten des neuen Designs weg.
Wenn nach der Umstellung Seiten fehlen
Mit eingeschaltetem Neues Design verwenden zeigt die Seitenauswahl nur noch Standardseiten des neuen Designs; Ihre individuellen Seiten erscheinen weiter. Vermissen Sie eine Seite, die Sie aus dem bisherigen Design kennen, hat das meist einen dieser Gründe:
Die Seite heißt anders. Suchen Sie unter Seite hinzufügen nach dem Thema der Seite; die Seiten des neuen Designs haben eigene Namen, etwa „01 Angebotsübersicht“ oder „06 System: Komponenten“.
Ihr Unternehmen hat die Seite im neuen Design nicht. Bei der Umstellung bekommt Ihr Unternehmen nur die Standardseiten, die Eturnity im neuen Design für Ihr Land oder Ihr Partnernetzwerk bereithält. Eine fehlende Standardseite können Sie nicht selbst hinzufügen; fragen Sie den Support. Bis dahin können Sie die Variante im bisherigen Design lassen.
Die Technologie ist in der Variante nicht aktiv. Eine Seite steht nur zur Auswahl, wenn eine ihrer Technologien in der Variante aktiv ist. Prüfen Sie auf der Seite Varianten die Spalte Aktive Technologien.
Eine Lizenz kam nach der Umstellung dazu, etwa Heizung, E-Mobilität oder Energiemanagement. Dann bekommt Ihr Unternehmen dafür nur Seiten des neuen Designs, und in Ihre bestehenden Dokumentvorlagen kommen sie nicht. Ein Administrator nimmt sie unter Dokumentvorlagen in eine Vorlage im neuen Design auf.
Vor dem ersten Versand prüfen
Gehen Sie das erste Angebot im neuen Design mit Vorschau PDF (bisherige Fassung: Vorschau) einmal ganz durch:
Die Titelseite zeigt das Titelbild des gewählten Brandings, und Ihre Farben wirken an den Stellen, die Sie erwarten.
Im Angebot stehen Ihre eigenen Geschäftsbedingungen, nicht das Muster mit Beispielfirma und Fülltext: als individuelle Seite oder, wenn der Support sie eingesetzt hat, auf der Seite „11 Allgemeine Geschäftsbedingungen“.
Ihre individuellen Seiten und Datenblätter sind vollständig und gut lesbar. Im neuen Design kann eine Datei, die sich nicht laden lässt, ohne Meldung fehlen oder leer bleiben.
Die Seitenreihenfolge enthält alle Seiten, die Ihre Angebote bisher hatten, in der gewünschten Reihenfolge.
Fehlt etwas, das Sie selbst nicht ergänzen können, oder haben Sie Fragen zur Umstellung, schreiben Sie dem Support per E-Mail an support@eturnity.com oder im Chat.