Woher die Inhalte im Angebots-PDF kommen
Ein Angebots-PDF besteht aus Standardseiten, die Eturnity für alle Kunden pflegt, und aus Ihren eigenen Seiten. Was darauf steht, ändern Sie an drei Stellen:
Im Projekt, für ein einzelnes Angebot: Texte in der Vorschau, die Seiten des Angebots, Branding und Adresse sowie alle Projektdaten wie Preise, Komponenten und Kundendaten. Das kann jeder, der das Projekt bearbeitet.
In den Einstellungen, für alle Angebote Ihres Unternehmens: Logo und Farben, im neuen PDF-Design auch das Titelbild, eigene Seiten, wenn Ihre Lizenz das enthält, und feste Seitenfolgen. Das dürfen nur Benutzer mit Administratorrechten.
Bei Eturnity: feste Texte, Layout und Schrift der Standardseiten, die Vorgaben für Anrede, Angebotstext und Bemerkungen, die Mehrwertsteuersätze, Währung und Zahlenformat, dazu Ihr Firmenname und Ihre Adressen.
Für das Angebots-PDF gibt es zwei Designs, das bisherige und das neue; wo sie sich unterscheiden, weist dieser Artikel darauf hin. Welches Design eine Dokumentvorlage nutzt, sehen Sie in den Einstellungen unter Dokumentvorlagen: Vorlagen im neuen Design zeigen „Mehrsprachig“ statt einer Sprache. Das neue Design schaltet Eturnity für Ihr Unternehmen frei.
Eine Änderung erreicht das Angebots-PDF erst, wenn es neu entsteht: in der nächsten Vorschau und beim nächsten Klick auf PDF herunterladen (bisherige Fassung der Seite: PDF generieren). Drei Dinge kommen auch dann nicht von selbst an: eine geänderte Dokumentvorlage in Varianten, in denen sie schon steht, geänderte Kundendaten in Anrede und Angebotstext und eine neue Vorgabe von Eturnity für die Texte aus der Vorschau. Wie Sie sie übernehmen, steht in den Abschnitten unten. Ein schon erzeugtes PDF ändert sich nicht mehr, auch nicht im Dateimanager. Auch das PDF in einem aktiven Online-Angebot bleibt, wie es beim Aktivieren war; für ein neues ziehen Sie das Online-Angebot zurück und aktivieren es neu.
Im Projekt: ein einzelnes Angebot ändern
Texte, Seiten, Branding und Adresse gelten je Variante: Jede Variante hat ihr eigenes Angebot. Was Sie dort in einer Variante ändern, ändert weder die anderen Varianten noch die Einstellungen Ihres Unternehmens. Die Angaben auf der Seite Kunde und in den Projekteinstellungen gelten dagegen für alle Varianten des Projekts. Sie öffnen das Angebot so: Projekt und gewünschte Variante öffnen > im linken Seitenmenü die Gruppe Angebot > Angebote.
Texte in der Vorschau bearbeiten
Drei Texte des Angebots-PDF schreiben Sie direkt in der Vorschau um: die Anrede und den Angebotstext auf der Angebotsübersicht (im bisherigen PDF-Design in den deutschen Standardvorlagen auf der Seite „Ihr Persönliches Angebot“ und mit demselben Text auch auf der Auftragsbestätigung) und die Bemerkungen unter der Kostentabelle (im neuen PDF-Design unter der Tabelle der optionalen Komponenten, wenn das Angebot welche enthält).
Haben Sie auf der Seite Angebote etwas geändert, klicken Sie zuerst auf Speichern.
Klicken Sie auf Vorschau PDF (bisherige Fassung: Vorschau). Die Seite wechselt in den Schritt Vorschau PDF und Text bearbeiten; bei Varianten mit Photovoltaik ohne 3D-Modullayout öffnet sich die Vorschau stattdessen in einem neuen Browser-Tab. Ist der Knopf nach dem Speichern noch gesperrt, steht keine Seite in der Seitenreihenfolge, oder die Finanzierung oder bei Photovoltaik die Simulation ist nicht mehr aktuell. Eine veraltete Simulation rechnen Sie im Hinweis auf der Seite mit Aktualisieren neu.
Klicken Sie in der Vorschau in den Text, den Sie ändern möchten: in die Anrede, in den Angebotstext oder in das Feld „Bemerkungen:“ unter der Kostentabelle, bei optionalen Komponenten unter deren Tabelle. Am Feld erscheint eine Werkzeugleiste. Schreiben Sie Ihren Text; „Bemerkungen:“ ist nur ein Platzhalter, den Sie ergänzen, überschreiben oder löschen können.
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den Haken oder einfach neben das Feld; beides speichert den Text. Warten Sie, bis das Speichern abgeschlossen ist, bevor Sie das PDF herunterladen.
Ein in der Vorschau geänderter Text gilt für das Angebot dieser Variante in der Korrespondenzsprache des Projekts (Feld Korrespondenzsprache in den Projekteinstellungen); eine duplizierte Variante übernimmt Seiten, Branding und Adresse, beginnt bei diesen Texten aber wieder mit der Vorgabe Ihres Unternehmens. Anrede und Angebotstext entstehen einmal, wenn Sie in der Variante zum ersten Mal die Seite Angebote oder die Vorschau öffnen, und übernehmen spätere Änderungen an den Kundendaten nicht. Stimmt die Anrede nicht, korrigieren Sie die Angaben auf der Seite Kunde, klicken danach in der Vorschau in die Anrede und in der Werkzeugleiste auf „Reset“: Das setzt den Text auf die Vorgabe zurück, gefüllt mit den aktuellen Daten. Weitere Textfelder hat die Vorschau nicht: Die übrigen Texte kommen aus den Projektdaten oder sind fest.
Seiten zusammenstellen
Welche Seiten das Angebot enthält und in welcher Reihenfolge, legen Sie auf der Seite Angebote im Schritt Angeboteinstellungen fest:
Wählen Sie unter Vorlage auswählen eine Dokumentvorlage; mit Dokumentvorlage hinzufügen nehmen Sie die Seiten einer weiteren dazu. Tun Sie das vor allen anderen Änderungen: Wählen Sie in einem gespeicherten Projekt eine andere Vorlage oder entfernen Sie eine, baut Expert die Seitenreihenfolge neu auf; von Hand eingefügte Seiten fallen weg, nur Datenblätter bleiben und rücken ans Ende. Solange Sie nicht gespeichert haben, holt Abbrechen die bisherige Reihenfolge zurück.
Ergänzen Sie unter Seitenreihenfolge mit Seite hinzufügen Standardseiten oder Ihre eigenen Seiten, etwa Ihre Geschäftsbedingungen, und mit Datenblatt hinzufügen Datenblätter. Eigene Seiten legt vorher ein Administrator in den Einstellungen unter Individuelle Seiten an, wenn Ihre Lizenz das enthält. Durch Ziehen ändern Sie die Reihenfolge, über den Papierkorb entfernen Sie eine Seite.
Klicken Sie auf Speichern.
Einen Schalter, der im Angebots-PDF die Einzelpreise ausblendet, gibt es nicht. Öffnen Sie stattdessen in der Zeile der Kostenseite die Auswahl und wählen Sie die Seite ohne Einzelpreise, im neuen PDF-Design „07 System: detaillierte Kosten (kein Preis)“, im bisherigen in den deutschen Standardvorlagen „05b Detailkosten Übersicht“; sie zeigt weiterhin die Gesamtkosten.
Vorlagenseiten wiederherstellen setzt die Seiten auf die der gewählten Vorlagen zurück, so wie die Vorlagen heute gespeichert sind; auch dabei fallen von Hand eingefügte Seiten weg, nur Datenblätter bleiben.
Branding und Adresse wählen
Auf der Seite Angebote wählen Sie im Schritt Angeboteinstellungen im Abschnitt Details das Branding des Angebots und die Adresse Ihrer Firma oder Filiale, die darin steht. Klicken Sie danach auf Speichern. Ohne Auswahl, und ebenso mit Standard-Branding, gilt das Branding, das in den Einstellungen gerade als Standard festgelegt ist.
Die Adressen selbst, Ihren Firmennamen und die Filiale jedes Benutzers pflegt nur Eturnity; hier wählen Sie nur, welche Adresse erscheint. Telefon und E-Mail in den Kontaktangaben des PDF sind standardmäßig die des Projektleiters: seine Telefon Arbeit (in der Schweiz: Telefon Geschäft) und seine Email aus den Kontoeinstellungen, die jeder Benutzer über das Profil-Symbol rechts in der Kopfzeile öffnet und selbst pflegt. Eine andere Adresse zu wählen ändert sie deshalb meist nicht. Wechseln Sie in den Projekteinstellungen den Projektleiter, setzt Expert die Adresse in allen Varianten auf die Filiale des neuen Projektleiters oder die Hauptadresse zurück. Prüfen Sie die Adresse danach in jeder Variante.
Preise, Komponenten und Projektdaten
Zahlen und Angaben im PDF kommen aus dem Projekt. Sie ändern sie dort, wo sie entstehen:
Positionen, Mengen, Preise und Rabatte: in der Stückliste in der Gruppe Angebot. Dort machen Sie Positionen auch optional und fassen sie, wenn Ihre Lizenz das enthält, zu Sammelpositionen zusammen; ob deren Unterpositionen und Preise im PDF stehen, steuern Sie in den Details der Sammelposition.
Welche Mehrwertsteuersätze das Angebot verwendet: in den Projekteinstellungen unter MwSt-Behandlung (in der Schweiz: MWST Behandlung). Die Sätze selbst richtet Eturnity ein.
Regelmäßige Leistungen wie ein Wartungsvertrag: auf der Seite Wiederkehrende Kosten, ebenfalls in der Gruppe Angebot. Ein Pachtmodell: auf der Seite Finanzierung in der Gruppe Finanzen.
Module, Wechselrichter und andere Hauptkomponenten: in der Gruppe Design, etwa im 3D Modullayout und auf der Seite Wechselrichter. Aktualisieren Sie danach die Simulation; erst dann stimmen die Kennzahlen im PDF, und bei Photovoltaik sperrt Expert die Knöpfe für das PDF, bis die Simulation neu gerechnet ist.
Name, Adresse und Kontaktdaten Ihres Kunden: auf der Seite Kunde.
Die Projektreferenz in der Fußzeile und den Projektleiter: in den Projekteinstellungen. Den Variantennamen, der im neuen PDF-Design oben auf jeder Standardseite steht: auf der Seite Varianten.
In den Einstellungen: für alle Angebote
Was für alle Angebote Ihres Unternehmens gelten soll, legen Benutzer mit Administratorrechten in den Einstellungen fest: In der Kopfzeile ganz links den App-Starter öffnen > Einstellungen > im linken Seitenmenü der Abschnitt Angebot.
Branding: Logo, Farben und, im neuen PDF-Design, das Titelbild. Logo und Titelbild gelten sofort mit dem Hochladen, Name und Farben erst nach Speichern. Die nächste Vorschau jedes Angebots mit diesem Branding zeigt die Änderung.
Individuelle Seiten: Aus einer eigenen PDF-Datei machen Sie eine Seite für Ihre Angebote, wenn Ihre Lizenz das enthält, etwa aus Ihren Geschäftsbedingungen oder aus Zahlungsbedingungen mit Ihrer Bankverbindung, die auf keiner Standardseite steht. Expert druckt auf diese Seiten weder Logo noch Kopf- oder Fußzeile; gestalten Sie die Datei deshalb vollständig selbst, für das neue PDF-Design in A4 im Hochformat. Eine hochgeladene Datei lässt sich nicht austauschen: Für eine neue Fassung legen Sie eine neue Seite an und setzen sie an die Stelle der alten.
Dokumentvorlagen: feste Seitenfolgen, die Ihr Team im Projekt mit Vorlage auswählen übernimmt; mit der Standardvorlage beginnt ein neues Angebot, wenn ihre Seiten zu den Technologien der Variante passen. Ändern Sie eine Vorlage, ändert das die Varianten nicht, in denen sie schon steht. Dort übernehmen Sie die geänderte Vorlage im Projekt auf der Seite Angebote mit Vorlagenseiten wiederherstellen; von Hand eingefügte Seiten fallen dabei weg. Eigene Seiten nehmen Sie nur in Vorlagen im bisherigen PDF-Design auf; im neuen fügt Ihr Team sie im Projekt ein.
Wie Sie diese drei Einstellungen Schritt für Schritt einrichten, beschreibt der Artikel „Angebots-PDF einrichten“.
Was nur Eturnity ändert
Einiges am Angebots-PDF lässt sich in Eturnity Expert nicht einstellen, auch nicht mit Administratorrechten:
feste Texte der Standardseiten, etwa Seitentitel, Überschriften, Spaltentexte und Fußnoten, und die Vorgabe für Anrede, Angebotstext und Bemerkungen; eine neue Vorgabe gilt für Texte, die danach entstehen, einen bestehenden Text setzen Sie in der Vorschau mit „Reset“ darauf zurück;
das Layout: Aufbau der Seiten, Kopf- und Fußzeile und Seitenformat;
die Größe der Fläche für Ihr Logo: Eine größere Fläche richtet Eturnity je Branding ein, ohne die Seiten selbst zu ändern; ob das etwas kostet, sagt Ihnen der Support vorher;
Schriftart, Schriftgrößen und die festen Farben von Text und Linien;
Ihren Firmennamen, Ihre Firmen- und Filialadressen und die Filiale jedes Benutzers;
die Mehrwertsteuersätze selbst, die Währung, das Zahlenformat und die Rundung; welche Mehrwertsteuersätze ein Projekt verwendet, wählen Sie in den Projekteinstellungen unter MwSt-Behandlung (in der Schweiz: MWST Behandlung);
Standardseiten, die Ihrem Unternehmen fehlen, und die Freischaltung des neuen PDF-Designs, die nichts kostet.
In den ersten 30 Tagen nach der Aktivierung Ihres Kontos, gerechnet ab dem Zeitpunkt, an dem Sie Eturnity zu nutzen beginnen, sind Textänderungen auf bestehenden Seiten, die Layout und Aufbau nicht verändern, und kleine Anpassungen wie eine andere Schriftart kostenlos; danach sind sie kostenpflichtig. Neue Seiten, die es im Standard nicht gibt, und Änderungen an Layout oder Design setzt Eturnity als Premium-Anpassung nach Aufwand um. Ändert Eturnity das Layout oder einen festen Text einer Seite, wird sie in der Regel zu einer eigenen Fassung für Ihr Unternehmen und erhält spätere Verbesserungen der Standardseite nicht mehr; nur die Vorgaben der Texte aus der Vorschau ändert Eturnity, ohne die Seite zu kopieren. Den Preis nennt Ihnen der Support, bevor etwas umgesetzt wird; mehr dazu im Artikel „PDF-Anpassungen“. Schreiben Sie dem Eturnity-Support, was Sie ändern möchten: per E-Mail an support@eturnity.com oder im Chat.