Waarom elektronische handtekening gebruiken?
De elektronische handtekening stelt uw klanten in staat om een addendum online te ondertekenen, wat het proces vereenvoudigt en uw conversiekansen vergroot. Naast een vlottere ervaring voor uw klant, ontvangt u een melding telkens het addendum wordt geopend of ondertekend.
Hoe gebruikt u de elektronische handtekening?
1. Activeer de elektronische handtekening
Volg deze stappen bij het versturen van het addendum via e-mail:
Vink bovenaan de pagina de optie "elektronische handtekening" aan.
Voeg de metadata [LINK_DEVIS] toe in de e-mailtekst. Deze metadata wordt automatisch vervangen door een link waarmee de klant het addendum kan bekijken en ondertekenen.
Het gebruikte documentmodel is het standaardmodel dat is ingesteld in Instellingen > Documenten > Voorkeuren. Het is niet mogelijk om bij het verzenden via e-mail een ander model te kiezen, aangezien de link altijd dezelfde blijft voor dat addendum, ongeacht wie de ontvanger is.
2. De ondertekenervaring voor uw klant
Zo verloopt het ondertekenproces voor uw klant:
Addendum bekijken: De klant klikt op de link in de e-mail om het addendum te openen.
Gegevens invullen: De klant vult zijn gegevens in (voornaam, achternaam) en vinkt aan "Ik heb het addendum gelezen en ga akkoord".
Ondertekenen: Door op de knop "Ondertekenen" te klikken, wordt de handtekening geregistreerd en verschijnt een bevestigingsbericht. De klant kan daarna een kopie van het ondertekende addendum downloaden.
3. Meldingen van ondertekening
U ontvangt meldingen zodra een klant het addendum opent of ondertekent. Deze meldingen verschijnen in uw notificatiecentrum en zijn ook terug te vinden in de documentgeschiedenis.
Zodra het addendum is ondertekend, verandert de status automatisch van "VERZONDEN" naar "GEACCEPTEERD".
Pas uw e-mail- en documentmodellen aan voor optimaal gebruik van de elektronische handtekening
1. E-mailmodel
Het standaard e-mailmodel bevat al de metadata [LINK_DEVIS]. Als u een aangepast e-mailmodel gebruikt, zorg er dan voor dat deze metadata erin staat, zodat uw klanten het addendum online kunnen bekijken en ondertekenen.
Voorbeeld e-mail:
Onderwerp: Uw addendum is beschikbaar
Beste [CIVILITE_CLIENT] [NOM_CLIENT],
Via onderstaande link kunt u het addendum (ref. [REFERENCE]) openen voor het project: [NOM_CHANTIER].
[LINK_DEVIS]
We nodigen u uit om het online te ondertekenen of contact met ons op te nemen bij opmerkingen.
Alvast bedankt en een fijne dag gewenst.
Met vriendelijke groet,
2. PDF-documentmodel
Het standaard PDF-model is geconfigureerd om elektronische handtekening te ondersteunen. Als u een aangepast model gebruikt, zorg er dan voor dat het één (en slechts één) handtekeningveld bevat. Zo werkt het ondertekenproces correct.