Waarom de elektronische handtekening gebruiken?
De elektronische handtekening stelt uw klanten in staat om een offerte direct online te ondertekenen, waardoor het proces vereenvoudigd wordt en uw conversiekansen toenemen. Naast het vergemakkelijken van de ervaring van uw klanten, ontvangt u een melding telkens wanneer de offerte wordt geopend of ondertekend.
Hoe de elektronische handtekening gebruiken?
1. De elektronische handtekening activeren
Volg deze stappen om de elektronische handtekening in te schakelen wanneer u uw offerte via e-mail verstuurt:
Vink het vakje "elektronische handtekening" bovenaan de pagina aan.
Voeg de metadata [LINK_DEVIS] toe in de tekst van de e-mail. Deze metadata wordt automatisch vervangen door een link waarmee uw klant de offerte kan bekijken en ondertekenen.
Het gebruikte documentmodel is het standaardmodel dat is gedefinieerd in de instellingen > Documenten > Voorkeuren. Het is niet meer mogelijk om een model in te stellen bij het versturen via e-mail, omdat de link naar dit document altijd dezelfde zal zijn; deze is niet verschillend van de ene verzending naar de andere.
2. De ondertekenervaring voor uw klant
Zo ondertekent uw klant de offerte:
Offerte bekijken: De klant opent de link in de e-mail om de offerte in te zien.
Invoeren van gegevens: De klant vult zijn gegevens in (naam, voornaam) en vinkt het vakje "Ik heb de offerte gelezen en goedgekeurd" aan.
Ondertekening: Door op de knop "Ondertekenen" te klikken, wordt de handtekening geregistreerd en verschijnt er een bevestigingsbericht. De klant kan daarna een kopie van de ondertekende offerte downloaden.
3. Ondertekeningsmeldingen
U ontvangt meldingen telkens wanneer een klant de offerte opent of ondertekent. Deze meldingen verschijnen in uw meldingencentrum, en u kunt ze ook terugvinden in de documenthistorie.
Wanneer de offerte is ondertekend, verandert de status automatisch van "VERZONDEN" naar "ONDERTEKEND" en kunt u de offerte accepteren om deze om te zetten in een project of interventie.
Personaliseer de e-mail- en documentmodellen voor een betere ervaring met de elektronische handtekening
Personaliseer de e-mail- en documentmodellen voor een betere ervaring met de elektronische handtekening
1. E-mailmodel
Het standaard e-mailmodel bevat al de metadata [LINK_DEVIS]. Als u een eigen model heeft gemaakt, zorg er dan voor dat u deze metadata toevoegt om uw klanten in staat te stellen de offerte online te raadplegen en te ondertekenen.
Voorbeeld e-mail:
Onderwerp: Uw offerte [NUMBER_QUOTE] is beschikbaar
Beste [CIVILITE_CLIENT] [NOM_CLIENT],
Bijgevoegd vindt u de offerte met referentie [REFERENCE].
U kunt de offerte bekijken en ondertekenen door op deze link te klikken: [LINK_DEVIS]
Dank u wel en een fijne dag verder.
Met vriendelijke groet,
2. PDF-documentmodel
Het standaard PDF-model is geconfigureerd om de elektronische handtekening te accepteren. Als u een gepersonaliseerd model gebruikt, controleer dan of het een handtekeningszone bevat (en slechts één). Dit zorgt ervoor dat het ondertekeningsproces goed werkt.