Configurer la synchronisation automatique des paiements avec la communication VCS
La communication structurée (VCS) permet à Vertuoza de reconnaître automatiquement vos paiements entrants. En la maîtrisant, vous évitez les réconciliations manuelles et gagnez un temps précieux sur le suivi de vos factures.
⚠️ La communication VCS est principalement utilisée en Belgique.
Comment Vertuoza reconnaît un paiement
Vertuoza applique deux niveaux de vérification pour associer un paiement à une facture :
Priorité 1 — Communication VCS : Vertuoza compare la VCS figurant sur votre facture avec celle reçue via Codabox/Ponto. Si elles correspondent exactement, le paiement est reconnu automatiquement.
Priorité 2 — Vérification des données financières : Si la VCS est absente ou incorrecte, Vertuoza vérifie simultanément :
le montant total TVAC (identique)
le nom du compte facturé (similaire)
le numéro IBAN (identique)
⚠️ Si aucune de ces deux conditions n'est remplie, le paiement ne peut pas être synchronisé automatiquement et passe en réconciliation manuelle.
Bonne pratique
Invitez systématiquement vos clients à indiquer la communication VCS exacte figurant sur la facture lors de leur virement bancaire. C'est la méthode la plus fiable : même si le montant ou le nom comporte une légère variation, la VCS suffit à déclencher la reconnaissance automatique.
Résultat attendu
✅ Lorsque la VCS est correctement renseignée par votre client, le paiement est automatiquement associé à la facture correspondante dans Vertuoza, sans aucune intervention manuelle de votre part.
Problèmes fréquents
Q : Mon client a payé mais le paiement n'apparaît pas sur la facture.
R : Vérifiez que votre client a bien utilisé la communication VCS indiquée sur la facture. Si elle est absente ou erronée, Vertuoza tente la vérification des données financières, mais une réconciliation manuelle peut être nécessaire.