⚠️ Avant de commencer : Le processus peut sembler complexe car ce n'est pas votre métier, mais rassurez-vous : il suffit de bien le faire une seule fois et votre Customer Success ou le support Vertuoza (support@vertuoza.com) sont là pour vous accompagner. Votre comptable sera également d'une grande aide.
Informations à préparer avec votre comptable
Informations à préparer avec votre comptable
Avant de démarrer la configuration, contactez votre comptable pour obtenir :
Les codes TVA à utiliser pour chaque taux (0%, 6%, 21%, etc.)
Les numéros de comptes généraux pour vos différents types d'achats et de ventes
Les codes des journaux comptables (ventes, achats, notes de crédit)
💡 Astuce : Votre Customer Success ou le support Vertuoza peuvent vous fournir la liste complète de tous les codes TVA, comptes généraux et journaux disponibles dans votre logiciel comptable. Attention, ces listes sont souvent très longues : vous devrez demander à votre comptable lesquels utiliser spécifiquement.
Étape 1 : Connexion entre les deux logiciels
Étape 1 : Connexion entre les deux logiciels
Accéder à la configuration
Dans Vertuoza, allez dans Paramètres
Cliquez sur Intégrations
Sélectionnez Synchro comptable
Choisissez votre logiciel comptable dans la liste
Cliquez sur Connecter
Deux types de connexion
Pour les logiciels accessible depuis un navigateur (Exact, Odoo, Pennylane,...)
La connexion est directe et immédiate :
Une fenêtre s'ouvre pour saisir vos identifiants
Remplissez les champs demandés
Validez la connexion
✨ Astuce : Cliquez sur "Comment se connecter" pour obtenir de l'aide spécifique à votre logiciel.
Pour les logiciels installés localement (Bob 50, Sage 100, Winbooks Classic)
Un agent local doit être installé sur le serveur ou l'ordinateur où se trouve votre logiciel comptable :
⚠️ Important :
L'installation nécessite un accès administrateur
Rapprochez-vous de votre comptable et/ou de votre informaticien
L'opération prend environ 15 minutes
L'agent local sera téléchargé automatiquement lors de la configuration
📞 Besoin d'assistance ? N'hésitez surtout pas à contacter votre Customer Success ou le support Vertuoza. Ils vous guideront étape par étape pour une configuration sécurisée.
Étape 2 : Paramétrage comptable
Étape 2 : Paramétrage comptable
Une fois que la connexion est marquée comme Active, retournez dans Vertuoza :
Allez dans Paramètres > Intégrations > Synchro comptable
Cliquez sur Modifier
Suivez les différentes étapes ci-dessous
2.1 Codes TVA (obligatoire)
2.1 Codes TVA (obligatoire)
Pour synchroniser les taux de TVA, vous devez obligatoirement mapper chaque taux de TVA utilisé dans Vertuoza avec le code correspondant dans votre logiciel comptable.
Comment procéder :
Cliquez sur Codes TVA
Pour chaque taux de TVA que vous utilisez dans vos factures, cliquez sur Éditer
Renseignez le code TVA de votre logiciel comptable
✨ Astuce : Les codes TVA sont disponibles dans votre logiciel comptable ou via la liste fournie par votre Customer Success / support.
⚠️ Attention : Si vous oubliez de mapper un code TVA ou si vous indiquez le mauvais code, vous aurez une erreur lors des synchronisations.
Exemples de codes TVA selon les logiciels :
Winbooks Classic : 0% : 221100 ou 221000, 6% : 211200, 21% : 211400
Sage BOB 50 : 0% : NSCS 0, 6% : NSS 6, 21% : NSS 21
Exact Online BE : 0% : A, 6% : 1, 21% : 5
Horus : 0% : H0050, 6% : H0020, 21% : H0040
Pennylane : 5,5% : FR_55, 10% : FR_100, 20% : FR_200
2.2 Comptes généraux (obligatoire)
2.2 Comptes généraux (obligatoire)
Votre comptable doit vous indiquer les comptes généraux à utiliser. La liste des comptes généraux est souvent très importante, donc il faut savoir lesquels utiliser.
Comment procéder :
Cliquez sur Comptes généraux
Ajoutez les comptes généraux que vous utilisez régulièrement dans vos factures
Liez ensuite ces comptes aux types de composants
Deux niveaux de liaison possibles :
Par type de composant (à renseigner obligatoirement) : Vous devez compléter les comptes pour : Fournitures, Main d'œuvre, Équipements, Sous-traitants, Ouvrages/postes libres (sans composants). Si vous ne voulez pas de distinction entre les types, mettez le même compte général pour tous. Si vous travaillez uniquement avec des postes libres, mettez le compte le plus utilisé dans votre comptabilité.
Par facture (optionnel, plus flexible) : Vous pouvez définir le compte général globalement pour toute la facture ou spécifiquement ligne par ligne. Pour modifier le compte général d'une facture spécifique, ouvrez la facture à éditer, indiquez le compte général souhaité pour cette facture. C'est cette information qui sera remontée en comptabilité.
✨ Astuce : Les comptes généraux sont disponibles dans votre logiciel comptable ou via la liste fournie par votre Customer Success / support.
⚠️ Attention : Si vous mappez un compte qui n'existe pas dans votre logiciel comptable, vous aurez une erreur lors des synchronisations.
2.3 Journaux comptables (obligatoire)
2.3 Journaux comptables (obligatoire)
Indiquez le nom ou le code (dans le cas du logiciel Horus) du journal comptable tel qu'il apparaît dans votre logiciel comptable. Vous devez configurer les journaux pour les factures de vente, les factures d'achat et les notes de crédit.
✨ Astuce : Les codes des journaux comptables sont disponibles dans votre logiciel comptable ou via la liste fournie par votre Customer Success / support.
⚠️ Attention : Un mauvais journal générera une erreur lors de vos synchronisations.
2.4 Plan analytique (optionnel mais recommandé)
2.4 Plan analytique (optionnel mais recommandé)
Le plan analytique permet de répartir vos achats et vos ventes par chantier. Cochez simplement la case si vous utilisez un plan analytique dans votre comptabilité.
ℹ️ Disponibilité : Le plan analytique n'est pas disponible sur tous les logiciels comptables. Il n'est notamment pas supporté sur : ACD, Eboekhouden, FreeAgent, Fulll, Netsuite, Pennylane, Sage Génération Experts, Tiime, Visma eAccounting, AFAS Software, Moneybird.
Si vous activez l'analytique : Vertuoza créera automatiquement les chantiers comme codes analytiques dans votre logiciel comptable et vous pourrez analyser vos factures et votre rentabilité par chantier.
⚠️ Attention : Si vous avez déjà des codes analytiques créés dans votre logiciel comptable pour des chantiers existants dans Vertuoza, vous devez obligatoirement indiquer l'identifiant de ce code analytique dans le champ "Identifiant comptable" de votre chantier (accessible depuis la gestion de chantier, dans l'édition du chantier sur l'onglet "Tableau de bord").
2.5 Identifiants comptables des clients et fournisseurs (optionnel mais recommandé)
2.5 Identifiants comptables des clients et fournisseurs (optionnel mais recommandé)
Si vos clients ou fournisseurs existent déjà dans votre logiciel comptable, il est préférable de les lier. Ainsi, vous êtes sûr de ne pas créer de doublon et la synchronisation sera plus rapide.
Comment lier un contact existant : Rendez-vous sur la liste des contacts/entreprises et modifier un contact/entreprise. Sur la fiche, vous trouverez le champ "Identifiant comptable" à compléter avec l'identifiant utilisé dans votre logiciel comptable. Vous pouvez également le faire via un import de contacts/entreprises.
Si vous ne renseignez pas l'identifiant comptable : Lors de la synchronisation, Vertuoza recherchera le client/fournisseur avec son nom. Si rien n'est trouvé, il sera créé automatiquement. Par la suite, ce même client/fournisseur sera réutilisé pour les prochaines factures.
✨ Astuce : Les identifiants sont disponibles dans votre logiciel comptable ou via la liste fournie par votre Customer Success / support.
Prochaines étapes :