⚠️ Avant de commencer : Le processus peut sembler complexe car ce n'est pas votre métier, mais rassurez-vous : il suffit de bien le faire une seule fois et votre Customer Success ou le support Vertuoza (support@vertuoza.com) sont là pour vous accompagner. Votre comptable sera également d'une grande aide.
Informations à préparer avec votre comptable
Informations à préparer avec votre comptable
Avant de démarrer la configuration, contactez votre comptable pour obtenir :
Les codes TVA à utiliser pour chaque taux (0%, 6%, 21%, etc.)
Les numéros de comptes généraux pour vos différents types d'achats et de ventes
Les codes des journaux comptables (ventes, achats, notes de crédit)
💡 Astuce : Votre Customer Success ou le support Vertuoza peuvent vous fournir la liste complète de tous les codes TVA, comptes généraux et journaux disponibles dans votre logiciel comptable. Attention, ces listes sont souvent très longues : vous devrez demander à votre comptable lesquels utiliser spécifiquement.
Étape 1 : Connexion entre les deux logiciels
Étape 1 : Connexion entre les deux logiciels
Accéder à la configuration
Dans Vertuoza, allez dans Paramètres
Cliquez sur Intégrations
Sélectionnez Synchro comptable
Choisissez votre logiciel comptable dans la liste
Cliquez sur Connecter
Deux types de connexion
Pour les logiciels accessible depuis un navigateur (Exact, Odoo, Pennylane,...)
La connexion est directe et immédiate :
Une fenêtre s'ouvre pour saisir vos identifiants
Remplissez les champs demandés
Validez la connexion
✨ Astuce : Cliquez sur "Comment se connecter" pour obtenir de l'aide spécifique à votre logiciel.
Pour les logiciels installés localement (Bob 50, Sage 100, Winbooks Classic)
Un agent local doit être installé sur le serveur ou l'ordinateur où se trouve votre logiciel comptable :
⚠️ Important :
L'installation nécessite un accès administrateur
Rapprochez-vous de votre comptable et/ou de votre informaticien
L'opération prend environ 15 minutes
L'agent local sera téléchargé automatiquement lors de la configuration
📞 Besoin d'assistance ? N'hésitez surtout pas à contacter votre Customer Success ou le support Vertuoza. Ils vous guideront étape par étape pour une configuration sécurisée.
Étape 2 : Paramétrage comptable
Étape 2 : Paramétrage comptable
Une fois que la connexion est marquée comme Active, retournez dans Vertuoza :
Allez dans Paramètres > Intégrations > Synchro comptable
Cliquez sur Modifier
Suivez les différentes étapes ci-dessous
2.1 Codes TVA (obligatoire)
2.1 Codes TVA (obligatoire)
Pour synchroniser les taux de TVA, vous devez obligatoirement mapper chaque taux de TVA utilisé dans Vertuoza avec le code correspondant dans votre logiciel comptable.
Comment procéder :
Cliquez sur Codes TVA
Pour chaque taux de TVA que vous utilisez dans vos factures, cliquez sur Éditer
Renseignez le code TVA de votre logiciel comptable
✨ Astuce : Les codes TVA sont disponibles dans votre logiciel comptable ou via la liste fournie par votre Customer Success / support.
⚠️ Attention : Si vous oubliez de mapper un code TVA ou si vous indiquez le mauvais code, vous aurez une erreur lors des synchronisations.
Exemples de codes TVA selon les logiciels :
Winbooks Classic : 0% : 221100 ou 221000, 6% : 211200, 21% : 211400
Sage BOB 50 : 0% : NSCS 0, 6% : NSS 6, 21% : NSS 21
Exact Online BE : 0% : A, 6% : 1, 21% : 5
Horus : 0% : H0050, 6% : H0020, 21% : H0040
Pennylane : 5,5% : FR_55, 10% : FR_100, 20% : FR_200
2.2 Comptes généraux de vente (obligatoire)
2.2 Comptes généraux de vente (obligatoire)
Votre comptable doit vous indiquer les comptes généraux à utiliser. La liste des comptes généraux est souvent très importante, donc il faut savoir lesquels utiliser.
Comment procéder :
Cliquez sur Comptes généraux
Ajoutez les comptes généraux que vous utilisez régulièrement dans vos factures
Liez ensuite ces comptes aux types de composants
Deux niveaux de liaison possibles :
Par type de composant (à renseigner obligatoirement) : Vous devez compléter les comptes pour : Fournitures, Main d'œuvre, Équipements, Sous-traitants, Ouvrages/postes libres (sans composants). Si vous ne voulez pas de distinction entre les types, mettez le même compte général pour tous. Si vous travaillez uniquement avec des postes libres, mettez le compte le plus utilisé dans votre comptabilité.
Par facture (optionnel, plus flexible) : Vous pouvez définir le compte général globalement pour toute la facture ou spécifiquement ligne par ligne. Pour modifier le compte général d'une facture spécifique, ouvrez la facture à éditer, indiquez le compte général souhaité pour cette facture. C'est cette information qui sera remontée en comptabilité.
✨ Astuce : Les comptes généraux sont disponibles dans votre logiciel comptable ou via la liste fournie par votre Customer Success / support.
⚠️ Attention : Si vous mappez un compte qui n'existe pas dans votre logiciel comptable, vous aurez une erreur lors des synchronisations.
2.3 Comptes généraux d'achat (optionnel)
2.3 Comptes généraux d'achat (optionnel)
Pour faciliter la gestion de vos factures fournisseurs, Vertuoza vous permet de définir un compte général d'achats par défaut. Ce compte sera automatiquement appliqué lors de la création de chaque facture, que celle-ci soit saisie manuellement dans Vertuoza ou reçue électroniquement via la synchronisation comptable.
Flexibilité de modification
Vous conservez la possibilité de modifier le compte général facture par facture si nécessaire, directement depuis Vertuoza avant la synchronisation vers votre logiciel comptable.
✨ Astuce : le compte "fourre-tout"
Si vous n'êtes pas certain du compte à utiliser pour chaque facture, nous vous recommandons de demander à votre comptable de créer un compte d'attente (ou "fourre-tout") dans votre plan comptable. Configurez ce compte par défaut dans Vertuoza : toutes vos factures fournisseurs y seront centralisées automatiquement. Votre comptable pourra ensuite les réaffecter aux comptes appropriés directement dans le logiciel comptable, selon la nature de chaque dépense.
Cette méthode simplifie votre travail au quotidien tout en garantissant une comptabilité rigoureuse grâce à la validation finale de votre expert-comptable.
2.4 Journaux comptables (obligatoire)
2.4 Journaux comptables (obligatoire)
Indiquez le nom ou le code (dans le cas du logiciel Horus) du journal comptable tel qu'il apparaît dans votre logiciel comptable. Vous devez configurer les journaux pour les factures de vente, les factures d'achat et les notes de crédit.
✨ Astuce : Les codes des journaux comptables sont disponibles dans votre logiciel comptable ou via la liste fournie par votre Customer Success / support.
⚠️ Attention : Un mauvais journal générera une erreur lors de vos synchronisations.
2.5 Plan analytique (optionnel mais recommandé)
2.5 Plan analytique (optionnel mais recommandé)
Le plan analytique permet de répartir vos achats et vos ventes par chantier. Cochez simplement la case si vous utilisez un plan analytique dans votre comptabilité.
ℹ️ Disponibilité : Le plan analytique n'est pas disponible sur tous les logiciels comptables. Il n'est notamment pas supporté sur : ACD, Eboekhouden, FreeAgent, Fulll, Netsuite, Pennylane, Sage Génération Experts, Tiime, Visma eAccounting, AFAS Software, Moneybird.
Si vous activez l'analytique : Vertuoza créera automatiquement les chantiers comme codes analytiques dans votre logiciel comptable et vous pourrez analyser vos factures et votre rentabilité par chantier.
⚠️ Attention : Si vous avez déjà des codes analytiques créés dans votre logiciel comptable pour des chantiers existants dans Vertuoza, vous devez obligatoirement indiquer l'identifiant de ce code analytique dans le champ "Identifiant comptable" de votre chantier (accessible depuis la gestion de chantier, dans l'édition du chantier sur l'onglet "Tableau de bord").
2.6 Identifiants comptables des clients et fournisseurs (optionnel mais recommandé)
2.6 Identifiants comptables des clients et fournisseurs (optionnel mais recommandé)
Si vos clients ou fournisseurs existent déjà dans votre logiciel comptable, il est préférable de les lier. Ainsi, vous êtes sûr de ne pas créer de doublon et la synchronisation sera plus rapide.
Comment lier un contact existant : Rendez-vous sur la liste des contacts/entreprises et modifier un contact/entreprise. Sur la fiche, vous trouverez le champ "Identifiant comptable" à compléter avec l'identifiant utilisé dans votre logiciel comptable. Vous pouvez également le faire via un import de contacts/entreprises.
Si vous ne renseignez pas l'identifiant comptable : Lors de la synchronisation, Vertuoza recherchera le client/fournisseur avec son nom. Si rien n'est trouvé, il sera créé automatiquement. Par la suite, ce même client/fournisseur sera réutilisé pour les prochaines factures.
✨ Astuce : Les identifiants sont disponibles dans votre logiciel comptable ou via la liste fournie par votre Customer Success / support.
2.7 Options de synchronisation (optionnel mais recommandé)
2.7 Options de synchronisation (optionnel mais recommandé)
Mode de regroupement des lignes de facture
Lors de la synchronisation de vos factures vers votre logiciel comptable, vous pouvez choisir le niveau de détail souhaité pour les lignes de facture :
BIENTOT DISPONIBLE
Option "Regroupées" (recommandée)
Les lignes de facture ayant le même compte général et le même taux de TVA sont fusionnées en une seule ligne dans le logiciel comptable.Exemple : Une facture de 5 lignes avec un seul compte général et une seule TVA sera transmise en 1 ligne unique. Si cette même facture comporte 2 taux de TVA différents, elle sera transmise en 2 lignes (une par taux de TVA).
Option "Par ligne"
Toutes les lignes de la facture sont transmises individuellement, conservant ainsi le détail complet de chaque article ou prestation.Exemple : Une facture de 5 lignes sera toujours transmise avec ses 5 lignes, quel que soit le compte général ou la TVA.
✨ Astuce : Si vous hésitez, optez pour le mode "Regroupées". Cette option simplifie la lecture des écritures comptables tout en conservant les informations essentielles (montant HT, TVA, compte général). Le détail complet reste consultable dans le PDF de la facture joint.
Statut des factures dans le logiciel comptable
Vous pouvez définir le statut par défaut des factures une fois synchronisées dans votre logiciel comptable :
Statut "Brouillon"
Les factures arrivent en mode brouillon, vous permettant de les vérifier et de les modifier si nécessaire avant comptabilisation. Cette option nécessite cependant une action manuelle pour valider et comptabiliser chaque facture.Statut "Comptabilisée"
Les factures sont directement enregistrées et comptabilisées, sans intervention supplémentaire. Ce mode est plus rapide mais ne permet pas de modification une fois la synchronisation effectuée.
Prochaines étapes :