Les tâches automatisées permettent à Vertuoza de distribuer des tâches en fonction d'événements spécifiques. Voici deux exemples clés :
À l'envoi des devis : Cela signifie que vous pouvez demander à Vertuoza de distribuer des tâches dès qu'un devis est envoyé. Par exemple, une tâche de relance pourrait être attribuée à un commercial, ou toute autre tâche à effectuer après l'envoi d'un devis.
À la transformation d'un devis en chantier : Lorsqu'un devis est accepté, vous pouvez le transformer en chantier, déclenchant la distribution automatique de nombreuses tâches pour préparer le chantier. Par exemple :
La secrétaire pourrait recevoir une tâche pour facturer l'acompte.
Le chef de projet pourrait se voir attribuer la tâche de "préparer les commandes".
Le mesureur pourrait recevoir la tâche de vérifier des mesures sur le chantier.
En résumé, ces tâches automatisées évitent la répétition des mêmes actions pour les mêmes personnes, simplifiant ainsi la gestion des processus.
Comment ça marche ?
1. Action de Déclenchement
Sélectionnez l'action qui déclenchera automatiquement la tâche. Pour des tâches liées aux devis, vous pouvez choisir parmi des éléments tels que "Envoi du devis" ou "Transformation d'un devis en chantier". La précision ici est essentielle pour une automatisation adaptée.
2. Description
Fournissez une description claire de la tâche automatique. Assurez-vous que la description reflète l'action de déclenchement choisie, que ce soit l'envoi du devis ou la transformation en chantier.
3. Type de Tâches
Sélectionnez le type de tâche parmi les options disponibles, telles que tâches administratives, liées à un chantier, commerciales, etc.
4. Délai en Jours
Définissez le délai en jours après lequel la tâche doit être automatiquement générée. Cela garantit un suivi temporel précis en fonction de l'action de déclenchement.
5. Attribution de Tâche
Identifiez la personne ou l'équipe à qui la tâche automatique sera attribuée. Cela garantit une clarté dans la responsabilité dès le début.
6. Remarque
Ajoutez des remarques ou des détails supplémentaires si nécessaire. Ces informations peuvent fournir des contextes essentiels pour comprendre la nature spécifique de la tâche automatique.
En personnalisant ces paramètres en fonction des actions de déclenchement telles que "Envoi du devis" ou "Transformation d'un devis en chantier", vous optimisez l'efficacité de l'automatisation dans Vertuoza, adaptée à vos processus spécifiques.