Opret og modtag en indkøbsordre

Fra bestilling til varemodtagelse

En indkøbsordre samler de vigtigste oplysninger om dit indkøb: hvilke varer du bestiller, i hvilke mængder og til hvilke priser. Den viser, hvor varerne kommer fra, hvor de skal leveres, og hvornår — og samler de dokumenter, der hører til indkøbet.
Når varerne ankommer, kontrollerer du leveringen og registrerer oplysninger fra varernes mærkning, fx batch-nummer og udløbsdato.

Forskellige virksomheder har forskellige flows for deres indkøb. Disse seks trin er basis for mange virksomheder.

For at oprette en indkøbsordre skal du have oprettet:

leverandøren som partner i tracezilla og den lagerlokation, som varen skal modtages på.
de varer, du køber, som varearter.

Din indkøbsordre kan se anderledes ud end i denne vejledning.
Jeres virksomhed kan have slået udvidelser til eller ændret ordreindstillingerne, fx hvilken status en ny ordre får, og hvor handlingerne står på ordren.
I virksomhedsindstillingerne er der muligheder for at tilpasse en indkøbsordre til arbejdsgangen i jeres virksomhed.

Opret indkøbsordren

Når du opretter en indkøbsordre, angiver du, hvem du køber af, hvem der skal have varerne, hvor de hentes, og hvornår de leveres.

Ordredetaljer

Klik på Indkøb i topmenuen.
Klik på Ordrer i menuen til venstre.
Klik på Opret indkøbsordre. Dialogen Opret indkøbsordre åbner på fanebladet Ordredetaljer.
Vælg leverandøren i feltet Leverandør.
Vælg leverandørens lokation i feltet under leverandøren.
Kladde er valgt i feltet Status.

Her kan du læse mere om felterne i vinduet Ordredetaljer

Navn på felt	Forklaring
Leverandør	Vælg den partner, som du køber varerne af. Du kan oprette en ny partner ved at klikke på +.
Ordredato	Ordredatoen forudfyldes automatisk med dags dato. Ordredatoen er datoen for oprettelse af ordre. Du kan ændre datoen til en tidligere dato, for at afspejle hvornår varerne er bestilt, hvis du allerede har modtaget varerne.
Valuta	Feltet forudfyldes på baggrund af den valgte valuta i partnerens indstillinger. Du kan også vælge en anden valuta fra listen. Du søger i listen ved eksempelvis at taste DKK på dit tastatur.
Valutakurs	Tjek at den rette kurs er hentet. Valutakursen hentes på baggrund af den valgte valuta. Data hentes fra European Central Bank.
Leverandørens ref.	Her kan du indtaste leverandøres ordrenummer/fakturanummer eller en anden vigtig reference, som skal fremgå af dokumenter. Du kan søge efter referencenummeret i ordreoversigten. Det er valgfrit at udfylde.
Mærkning	Feltet er et supplement til Leverandørens referencenummer. Oplysningen fra mærkningsfeltet videreføres til produktionsordrer/salgsordrer. Det er valgfrit at udfylde.
Betalingsbetingelser	Feltet forudfyldes på baggrund af den valgte betingelse i partnerens indstillinger. Du kan overskrive betalingsbetingelserne på den enkelte ordre.
Hvem ejer denne ordre?	Feltet forudfyldes automatisk på baggrund af dine ordreindstillinger og evt. partnerindstillinger. Dette er den bruger, som er kontaktperson fra jeres virksomhed f.eks. hvis kunden skal rette henvendelse angående ordren.
Kontakt	Feltet forudfyldes på baggrund af den valgte kontaktperson i partnerens indstillinger. Du kan oprette en ny kontaktperson ved at klikke på +. Hvis der er angivet en mailadresse på kontakten, kan kontaktpersonen modtage dokumenter.
Status	Vælg om ordren er et tilbud, en kladde eller en ordre. Typisk bruges kladdestatus til at indikere, at ordren endnu ikke er færdiggjort/fuldendt eller bekræftet af leverandøren.

Vælger du Ordre i feltet Status, er indkøbsordren bekræftet fra start, og du skal ikke bekræfte den senere.

Leveringsoplysninger og Bemærkninger

Klik på fanebladet Leveringsoplysninger.
Vælg den partner, der skal have varerne, i feltet Leveres til partner. Det er typisk jeres egen virksomhed.
Vælg lokationen i feltet under partneren.
Vælg den partner, varerne hentes fra, i feltet Afhentes fra partner. Det er typisk leverandøren.
Vælg lokationen i feltet under partneren.
Vælg datoen, hvor varerne skal leveres, i feltet Leveringsdato samt en afhentningsdato i feltet Afhentningsdato. Afhentningsdatoen er den dato, varepartierne afhentes ved leverandøren.
Klik på Gem.

Her kan du læse mere om felterne i vinduet Leveringsoplysninger og Bemærkninger

Navn på felt	Forklaring
Leveres til partner	Vælg den partner og lokation (adresse) varerne leveres til - hvor varerne modtages.
Afhentes fra partner	Vælg den partner og lokation (adresse/lager) varerne afhentes/afsendes fra.
Speditør	Vælg eventuelt den transportør-virksomhed som står for fragten af varerne, hvis ikke I selv afhenter varerne.
Leveringsdato	Vælg eller indtast den dato, hvor varerne leveres/modtages på leveringsadressen.
Leveringsbetingelser	Vælg evt. en leveringsbetingelse i henhold til Inco terms. Leveringsbetingelsen vil fremgå af dokumenter.
Afhentningsdato	Vælg den dato, hvor afsendes/afhentes fra afhentningsadressen (adressen i feltet Afhentes fra).
Tilgængelighedsdato	Tilgængelighedsdatoen er den dag, hvor varerne er tilgængelige på lageret - dvs. hvornår varerne kan disponeres (plukkes) til produktion og salg. Udfyld evt. feltet, hvis leveringsdatoen er forskellig fra tilgængelighedsdatoen. Feltet udfyldes automatisk med leveringsdatoen, hvis ikke feltet udfyldes ved oprettelse.

Det er valgfrit at benytte fanen Bemærkninger. Du kan se beskrivelsen af felterne nedenfor.

Navn på felt	Forklaring
Bemærkninger	I feltet har du mulighed for at tilføje en bemærkning til ordren. Denne vil fremgå af ordredokumenter.
Intern kommentar	Hvis du tilføjer en kommentar her, vil den kun kunne ses i applikationen med en brugeradgang til jeres konto. Leverandøren vil altså ikke kunne se kommentaren.
Tags	Du kan tilføje et internt tag, som kan benyttes til at sortere efter ordrer i samme gruppe. Du kan også benytte tags til at lave dine egne ordrestatusser f.eks. “Transport booket”.

Indkøbsordren er nu oprettet med status Kladde. En kladde er din bestilling, før leverandøren har sagt ja til den. tracezilla udfylder felter som Valuta og Betalingsbetingelser ud fra leverandørens indstillinger. Du kan rette dem på ordren ved at trykke på feltet Ret Ordrehoved.

Tilføj varer og priser

Varerne på en indkøbsordre hedder varepartier. Et vareparti er en mængde af en vare, som du modtager samlet, fx med samme batch-nummer. Det er varepartierne, der gør dine varer sporbare.

Klik på fanebladet Indkøbte varepartier på indkøbsordren.
Klik på Opret varepartier.
Vælg varen i feltet Vareart (SKU).
Skriv mængden i feltet Antal.
Skriv prisen pr. enhed i feltet Enhedspris. Har leverandøren en prisliste, viser tracezilla den foreslåede pris under feltet.
Klik på Gem.

Varepartiet står nu som en linje på fanebladet Indkøbte varepartier.

tracezilla giver alle varepartier et nummer, der kan bruges til at spore det fra indkøb til salg.

Gentag trin 2-6 for hver vare på ordren. Batch-nummer og udløbsdato kender du typisk først, når varerne kommer hjem. Hvis du ikke har oplysningerne, når du laver ordren, da kan du tilføje du dem, når du modtager varerne.

Send købsbekræftelsen til leverandøren

Købsbekræftelsen er din bestilling på skrift. Den viser leverandøren, hvilke varer du vil købe, til hvilke priser, og hvornår de skal leveres. Knappen hedder Opret ordrebekræftelse, men dokumentet hedder Købsbekræftelse.

Sådan laver du en købsbekræftelse trin for trin.

Klik på fanebladet Dokumenter på indkøbsordren.
Klik på Opret ordrebekræftelse.
Kontrollér sproget i feltet Sprog. tracezilla foreslår det sprog, der er angivet på leverandøren. Ret det, hvis dokumentet skal være på et andet sprog.
Klik på Opret.
Klik på PDF på linjen med Købsbekræftelse.
Kontrollér, at varer, mængder, priser og leveringsoplysninger er rigtige.
Klik på E-mail på linjen med Købsbekræftelse. Dialogen Send dokument åbner.
Kontrollér leverandørens e-mailadresse i feltet Modtager.
Klik på Send.

Bekræft indkøbsordren

Når leverandøren har givet tilsagn om, at de kan levere varerne og mængderne på ordren, bekræfter du indkøbsordren. Så skifter ordren status fra Kladde til Ordre.

Kan leverandøren ikke levere det hele, så ret varepartierne på fanebladet Indkøbte varepartier, før du bekræfter ordren.

1) Åbn indkøbsordren.

2) Klik på Bekræft.

Handlingen Bekræft står enten som en knap øverst på ordren eller i menuen øverst til højre.

Det afhænger af, hvordan jeres virksomhed har sat indkøbsordren op i virksomhedsindstillingerne.

Tilføj batch-nummer og udløbsdato, når varerne kommer

Batch-nummeret gør varen sporbar. Kalder leverandøren en vare tilbage, er det batch-nummeret, der viser, præcis hvilke varer, der er ramt. Derfor tilføjer mange leverandørens batchnummer til varepartiet. Det er også muligt at skabe egne regler for, hvilke batchnumre der skal angives på varepartierne ved varemodtagelse.
Hvis du ikke angiver et batchnummer er varepartiet stadig sporbart i tracezilla, da tracezilla giver hvert vareparti et nummer, der kan spores.

Du finder batch-nummer og udløbsdato på leverandørens pallelabel eller i de papirer, der følger med varerne.

Har etiketten en GS1-stregkode, står oplysningerne også i tallene under stregkoden. Batch-nummeret står efter (10). Bedst før-datoen står efter (15) som år, måned og dag, så 270331 betyder 31. marts 2027.

Sådan tilføjer du batchnummer og udløbsdato trin for trin.

Klik på fanebladet Indkøbte varepartier på indkøbsordren.
Klik på menuknappen med de tre prikker ⋮ og derefter Redigér på varepartilinjen. Dialogen Opdatér vareparti åbner.
Skriv leverandørens batch-nummer i feltet Batch-nummer under Sporbarhed.
Vælg udløbsdatoen i feltet Bedst før.
Klik på Gem.

Har samme vare flere batch-numre eller udløbsdatoer, skal varen deles op i flere varepartier, før du modtager ordren.

Opret servicelinje

Ønsker du at tilføje en linje, der ikke har indflydelse på lagerbeholdning, kan du oprette en servicelinje. Servicelinjen benyttes eksempelvis, hvis leverandøren har faktureret dig for fragt af varerne. Læs mere om servicelinjer her.

Modtag varerne

Når varerne er ankommet, registrerer du, at du har modtaget dem.

Åbn indkøbsordren.
Kontrollér, at antal passer med de varer, du har modtaget.
Kontrollér eventuelt, at batch-nummer og udløbsdato er udfyldt på alle varepartier.
Klik på Modtag alt.

Indkøbsordren har nu status Modtaget og varepartierne får status På lokationen.

Andre funktioner, der ofte anvendes på en indkøbsordre

Indkøbsordren kan mere, end denne vejledning viser. Du kan tage funktionerne i brug, når du får behov for dem. I disse vejledninger kan du finde svar på, hvordan du kan arbejde videre med funktioner, der knyttes til indkøb.

Genåbn en indkøbsordre

Når du varemodtager alt på en indkøbsordre, da får den status Modtaget.
Hvis du derefter har behov for at redigere oplysninger på ordren, da kan du gå ind på ordren og trykke på Genåbn.

Efter du har redigeret ordren, er det vigtigt, at du lukker den igen. Det gør du ved at trykke på Modtag alt.

Hvordan annulerer jeg en indkøbsordre?
Hvordan udskriver jeg labels til varepartier?
Hvordan tilknytter jeg en indkøbsprisliste på en indkøbsordre?
Hvordan tilføjer jeg fragt som servicelinje på en indkøbsordre?
Hvordan tilføjer jeg spor til et vareparti?
Hvordan returnerer jeg indkøbte varer til leverandøren?
Hvordan opretter jeg et manuelt dropshippingflow fra indkøb til salg?
Hvordan vælger jeg, hvilke dokumenter, der vises i Genveje på ordren?
Hvad betyder forsyningsstatus på et vareparti på et indkøb?

Relaterede artikler